What are the benefits of a paperless workplace?
By moving away from paper-based processes, organizations can reduce the risk of errors and oversights that come with manual document management and data entry.
Comment passer à un bureau sans papier
Un système dématérialisé de gestion de documents numérise et stocke les informations sur une plateforme unique avec des options de recherche intégrées. Pour faciliter le passage du papier au numérique, vous pouvez commencer par :
- Identifier la solution adéquate. La plateforme que vous déployez doit répondre aux besoins et défis propres à votre entreprise avec la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux changements et à la croissance.
- Démarrer le processus de numérisation. Il s'agit probablement de la partie la plus délicate en raison du temps et du travail nécessaires. L'ampleur de la tâche dépend du nombre de dossiers papier à traiter. Toutefois, avec l'aide de votre fournisseur de solutions, vous pouvez élaborer une stratégie pour aborder le processus de numérisation, qui pourra ensuite servir de bonne pratique à suivre pour vos employés.
- Instaurer une gestion du changement. Un élément crucial de toute initiative de transformation réussie consiste à obtenir l'adhésion des parties prenantes. Aidez votre équipe à comprendre la nécessité du changement et la manière dont un nouveau système les aidera à devenir plus productifs, plus efficaces et plus performants dans leur travail. Élaborez un programme de formation pour préparer vos employés à gérer les nouveaux processus et recueillir leurs commentaires en vue d'une amélioration ultérieure.
Comme pour tout changement, il faudra un certain temps à votre entreprise pour s'adapter. Il est recommandé de commencer à petite échelle avec les processus critiques qui ont le plus d'impact sur la dématérialisation, avant d'étendre la solution à d'autres processus et services.
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