Quels sont les avantages d'un lieu de travail sans papier ?
En s'éloignant des processus sur papier, les organisations peuvent réduire le risque d'erreurs et d'omissions associés à la gestion manuelle des documents et à la saisie de données.
Résumé
Un bureau sans papier réduit la dépendance aux documents physiques en utilisant un système numérique central, ce qui réduit considérablement les coûts et les inefficacités. En numérisant les fichiers, les organisations peuvent résoudre les défis liés à la gestion manuelle des documents.
Les avantages clés de l'adoption d'un système sans papier incluent :
Économie de temps
Promotion de la collaboration
Amélioration de la sécurité
Économie de coûts
Pour réussir la transition, choisissez une solution flexible qui réponde aux besoins de votre entreprise, numérise les documents existants et gère le changement en formant les employés.
Qu'est-ce qu'un bureau sans papier ?
Un bureau sans papier est un lieu de travail qui a des processus basés sur le papier minimaux et repose plutôt sur des documents numérisés. Certaines organisations préfèrent le terme « papier léger » car de nombreux bureaux et départements ne peuvent pas complètement éliminer les fichiers papier en raison des exigences de processus ou de conformité.
Néanmoins, réduire l'utilisation du papier contribue à accélérer le parcours de transformation numérique d'une organisation. Cela implique généralement de passer à un système de gestion de documents électroniques sans papierqui numérise les fichiers et les stocke dans un référentiel central.
Les avantages de passer au numérique
Les entreprises aux États-Unis dépensent plus de 120 milliards de dollars par an pour les formulaires imprimés uniquement, dont la plupart deviennent obsolètes en l'espace de trois mois et finissent à la poubelle. De surcroît, les employés de bureau passent 30 à 40 % de leur temps à chercher des documents dans des classeurs physiques.
Certains des départements les plus gourmands en papier sont les ressources humaines, les comptes fournisseurs et débiteurs, la gestion des installations et le service client, qui traitent un grand volume de candidatures, CV, reçus, bons de commande, factures, billets, etc.
Évidemment, travailler avec des documents papier crée des problèmes qui empêchent un employé d'être productif et une organisation de réaliser des économies. Adopter un système sans papier peut résoudre ces défis et apporter des avantages tels que :
Économie de temps passé à localiser et à récupérer des fichiers physiques
Les documents numériques peuvent être facilement organisés et indexés, ce qui rend la recherche de fichiers beaucoup plus rapide avec des fonctionnalités de recherche. À mesure que les documents deviennent plus accessibles, le temps de récupération des fichiers est considérablement réduit, permettant à votre équipe d'être plus productive et de se concentrer sur d'autres tâches à forte valeur ajoutée.
Promotion de la collaboration entre les membres de l'équipe
Le personnel peut partager des fichiers numériquement sans impression et consulter des versions mises à jour et antérieures des documents. Cela minimise les étapes et optimise le flux de travail lors de la collaboration sur des documents.
Amélioration de la sécurité de l'information
Les droits d'accès peuvent être attribués et révoqués selon le niveau d'utilisateur et le type de document. Avec des paramètres de sécurité granulaires, les informations confidentielles et sensibles peuvent être suivies et protégées contre les abus et modifications non autorisées. Cela réduit également le risque de perte et de vol.
Économie de coûts de l'impression et de l'archivage des documents
Éliminer la majorité des documents papier vous aide à économiser l'argent dépensé pour le papier et les armoires de classement, ainsi que d'autres coûts tels que l'encre pour photocopieur et les fournitures de bureau.
Nous avons entièrement automatisé notre processus d'approvisionnement interne, qui est un processus très, très large et complexe. Nous avons complètement automatisé cela et éliminé tout le papier. Nous faisons également de nombreux processus de flux de travail back-end pour différentes agences qui ont besoin d'aide.
Comment passer à un bureau sans papier
Un système dématérialisé de gestion de documents numérise et stocke les informations sur une plateforme unique avec des options de recherche intégrées. Pour faciliter le passage du papier au numérique, vous pouvez commencer par :
Identifier la solution adéquate. La plateforme que vous déployez doit répondre aux besoins et défis propres à votre entreprise avec la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux changements et à la croissance.
Démarrer le processus de numérisation. Il s'agit probablement de la partie la plus délicate en raison du temps et du travail nécessaires. L'ampleur de la tâche dépend du nombre de dossiers papier à traiter. Toutefois, avec l'aide de votre fournisseur de solutions, vous pouvez élaborer une stratégie pour aborder le processus de numérisation, qui pourra ensuite servir de bonne pratique à suivre pour vos employés.
Instaurer une gestion du changement. Un élément crucial de toute initiative de transformation réussie consiste à obtenir l'adhésion des parties prenantes. Aidez votre équipe à comprendre la nécessité du changement et la manière dont un nouveau système les aidera à devenir plus productifs, plus efficaces et plus performants dans leur travail. Élaborez un programme de formation pour préparer vos employés à gérer les nouveaux processus et recueillir leurs commentaires en vue d'une amélioration ultérieure.
En savoir plus sur la gestion de contenu d'entreprise
Comme pour tout changement, il faudra un certain temps à votre entreprise pour s'adapter. Il est recommandé de commencer à petite échelle avec les processus critiques qui ont le plus d'impact sur la dématérialisation, avant d'étendre la solution à d'autres processus et services.
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