Centre de recherche de Langley

Le défi

Le centre de recherche de la NASA de Langley mène chaque année plusieurs centaines de tests qui visent à renforcer la sécurité et l'efficacité des avions et engins spatiaux. Ces tests, effectués par différentes équipes d'ingénieurs, chercheurs, techniciens, managers et clients, reposent avant tout sur la collaboration ; les équipes doivent pouvoir partager leurs idées et accéder aux documents de test des différents intervenants.

La NASA a conçu à cet effet un portail collaboratif, aeroCOMPASS, qui a permis à Langley de créer des sites individuels par équipe pour partager et commenter les documents, notes et autres fichiers de recherche. Mais au bout de 10 ans d’utilisation, le système aeroCOMPASS était totalement dépassé et ne répondait plus aux contraintes de sécurité strictes de la NASA.

Avec plus de 800 sites en service, la NASA devait migrer aeroCOMPASS vers un nouvel environnement de collaboration et de gestion documentaire offrant un aspect et une ergonomie similaires, mais reposant sur une architecture plus sécurisée et moderne.

La solution

Hyland Alfresco fournit aux collaborateurs de la NASA les sites collaboratifs par équipe qu'ils ont l'habitude d'utiliser dans aeroCOMPASS, mais avec davantage de fonctionnalités et de sécurité. Un tableau de bord personnel permet aux utilisateurs de visualiser facilement les nouveaux documents, images ou vidéos ajoutés à leurs sites et les membres de l'équipe qui y ont accès.

Dans chaque site d'équipe, les utilisateurs peuvent créer et partager des listes d'éléments et des activités. Le code logiciel open source d'Alfresco a permis au service informatique de la NASA de personnaliser facilement la solution pour répondre à ses besoins uniques. L'aspect et le fonctionnement de l'interface utilisateur personnalisée étant similaires à ceux du système précédent, la solution a été adoptée très rapidement et facilement.

La plateforme s'intègre au système d'authentification OpenSSO/OpenAM de la NASA et les utilisateurs peuvent utiliser la technologie d'authentification unique pour accéder aux sites aeroCOMPASS. Les intervenants extérieurs au centre de recherche de Langley sont invités à rejoindre le site d'une équipe via le système de gestion des comptes et d'authentification de la NASA. Cela permet au centre Langley de s'assurer que les utilisateurs disposent des autorisations de sécurité appropriées pour accéder aux informations sensibles.

Bien qu'Alfresco ne soit pas utilisé pour gérer les informations classifiées, la NASA utilise la plateforme pour les données sensibles, non classifiées (ou SBU). Sur ces sites, les managers ont la possibilité de personnaliser certaines pages pour y faire figurer en jaune la mention « SBU ». Cette bannière jaune signale aux utilisateurs les données sensibles.

« Pouvoir personnaliser la solution en fonction de chaque site a été très utile aux administrateurs, explique Dave Cordner, Chief IT Architect au centre de recherche Langley de la NASA. Certains utilisateurs dépendent de centaines de sites et passent constamment de l'un à l'autre.Cette personnalisation les aide à se repérer et à savoir où ils se trouvent. »

La différence

Au moment de la rédaction de cette page, le référentiel Alfresco stockait 2,5 To d'informations dans sa bibliothèque de documents et comptait plus de 400 utilisateurs ayant accès à la plateforme, soit une hausse de 20 % en termes d’adoption depuis son déploiement initial il y a deux ans.

« Des utilisateurs de tous profils se connectent à la plateforme, notamment des chercheurs, des ingénieurs de Lockheed Martin et des chercheurs qui veulent monter des équipes, » indique Dave Cordner. « Lorsqu'ils accèdent au système, tous leurs documents et supports de recherche sont disponibles. »

Un autre avantage majeur de l’utilisation d’Alfresco est sa flexibilité open source et son modèle de licence, qui permettent aux administrateurs de ne pas avoir à gérer les utilisateurs individuellement. Ils permettent de gagner du temps et garantissent que le contenu collaboratif est accessible à tout moment.

« Nous n'avons pas à gérer individuellement chaque utilisateur, c'est très commode », indique Dave Cordner. « À mesure que le taux d'activité augmente, nous pouvons intégrer facilement de nouveaux utilisateurs et mettre à niveau notre package de support. »

À l'avenir, l'organisation espère intégrer Alfresco aux technologies mobiles afin d'offrir de meilleures capacités d'accès à distance et sur des appareils mobiles tels que les iPads, iPhones et tablettes Android. L'environnement et le processus d'authentification SSO actuels de la NASA empêchent les utilisateurs d'exploiter les fonctionnalités mobiles.

« Nos ingénieurs et chercheurs plébiscitent Alfresco pour les sites d'équipe et la simplicité des fonctionnalités collaboratives », explique Dave Cordner. « Ils stockent leurs fichiers personnels en local sur leur ordinateur et les documents d'équipe dans Alfresco, ce qui simplifie les choses et permet à tous d'être plus productifs. »

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