Université d'État de l'Indiana
Une université de renom fait confiance à la solution Hyland Automate pour moderniser la collecte de formulaires, améliorer l'efficacité opérationnelle et enrichir l'expérience des étudiants.
Le défi
L'université d'État de l'Indiana (ISU) s'est souvent appuyée sur le soutien de tiers pour honorer son engagement de moderniser les opérations de son campus et de mieux servir ses étudiants et ses équipes. Cependant, cette approche risquait d'entraîner plus de retard que d'efficacité. L'université devait mettre à jour sa sécurité et ses fonctionnalités, entraînant plus de correctifs et de mises à niveau : des processus chronophages et frustrants pour les utilisateurs. Les données d'aide financière des étudiants, saisies depuis une solution de formulaires et validées par les parents ou les tuteurs des étudiants, se présentaient sous forme de documents statiques, ce qui limitait leur utilisation au-delà de la collecte.
L'université était à la recherche d'une solution évolutive qui pourrait être facilement mise en œuvre et intégrée à ses systèmes existants pour automatiser et permettre des workflows fluides de bout en bout.
Notre ancien système nous freinait. La nature statique des formulaires et les défis d'intégration avec notre système d'information d'éducation ont créé des obstacles significatifs, en particulier dans un environnement comme celui de l'aide financière, où le temps compte. Nous savions que nous avions besoin d'une solution plus dynamique, capable de s'adapter à notre croissance.
— Julie Cuffle, responsable des systèmes d'applications, université d'État de l'Indiana
La solution
Pour relever ces défis, l'ISU a recherché un système capable de fournir des formulaires dynamiques et réactifs, ainsi que des intégrations fluides avec l'infrastructure existante. Étant donné que l'ISU utilisait déjà Hyland Perceptive Content et lui faisait confiance, l'université a opté pour Hyland Automate en raison de sa plateforme cloud native et de ses capacités d'intégration.
L'architecture cloud native d'Automate offrait accessibilité et extensibilité, et sa capacité à s'intégrer de manière transparente avec Perceptive Content permettait une approche unifiée de la gestion de contenu, essentielle pour rationaliser les opérations de l'université. « La solution Hyland Automate est apparue comme la solution idéale, car elle offrait non seulement une intégration transparente avec nos systèmes existants, mais aussi la flexibilité et le soutien dont nous avions besoin pour moderniser nos processus », souligne Julie Cuffle, responsable des systèmes d'applications à l'ISU.
Automate a également permis aux utilisateurs de créer des formulaires dynamiques avec des options de signature numérique. Les champs conditionnels affichent les formulaires autorisés en temps réel en fonction des saisies de l'utilisateur, optimisant ainsi le processus pour les demandeurs.
Grâce à un accès en direct à l'équipe d'assistance de Hyland, un service disponible pour chaque investissement dans Automate, ISU a pu facilement surmonter les obstacles à l'adoption, renforçant l'extensibilité et la fiabilité de son nouveau système et favorisant la confiance dans son partenariat avec Hyland.
La différence
Efficacité à l'échelle
La transition vers Hyland Automate a transformé les opérations à l'ISU : la solution a permis l'obtention de formulaires dynamiques avec signatures numériques, l'amélioration considérable de l'expérience utilisateur et l'augmentation de l'efficacité du service d'aide financière. Carol Wiemuth, analyste programmeuse chez ISU, l'affirme : « Hyland Automate a transformé notre façon de gérer les formulaires et les processus. Nous avons gagné en efficacité, et ce n'est que le début. Nous avons hâte d'appliquer la solution Automate à d'autres départements. »
Résoudre les défis existants
Hyland Automate relève les défis majeurs liés à la solution de formulaires existante d'ISU, notamment en termes de compatibilité, de fonctionnalités et d'intégration.
Les systèmes existants manquent souvent de flexibilité, les utilisateurs étant incapables d'adapter facilement les champs en fonction des entrées, ce qui entraîne des inefficacités et des taux d'erreur plus élevés.
Hyland Automate améliore la polyvalence et la personnalisation. « L'affichage des champs conditionnels a grandement amélioré nos workflows. Désormais, les formulaires peuvent changer dynamiquement en fonction des réponses des utilisateurs, ce qui n'était autrefois pas possible. L'ensemble du processus est ainsi plus fluide et plus efficace », affirme Carol Wiemuth. En se connectant de manière transparente à diverses applications métier, Automate permet aux organisations de finaliser l'intégralité des cycles de processus.
Applicabilité à l'échelle de l'organisation
L'ISU envisage maintenant d'élargir l'utilisation de Hyland Automate à des fonctions autres que l'aide financière. L'université prévoit d'intégrer pleinement le département des finances et de rationaliser les workflows dans l'ensemble de l'établissement pour améliorer la connectivité et l'opérabilité, assurant ainsi une approche plus dynamique et réactive en matière de formulaires et de processus.
Apprenez-en plus sur Hyland Automate ou contactez votre responsable de la relation client.