Université d'État de l'Indiana
Une Université de renom fait confiance à la solution Hyland Automate pour moderniser la collecte de formulaires, améliorer l'efficacité opérationnelle et enrichir l'expérience des étudiants.
Points clefs
À propos de l'Indiana State University : Université publique de premier plan, Indiana State University s’engage à moderniser ses opérations sur le campus et à améliorer l’expérience des étudiants et du personnel.
Solutions Hyland mises en œuvre : Hyland Automate, Hyland Perceptive Content
Victoires majeures :
- Révolution des opérations d'aide financière avec des formulaires dynamiques dotés de signatures numériques et de champs conditionnels qui s'adaptent en temps réel.
- Suppression des limites des systèmes existants en remplaçant les documents statiques par des solutions évolutives, hébergées dans le cloud, parfaitement intégrées à l’infrastructure en place
- Renforcement de l’efficacité opérationnelle dans l’ensemble des départements grâce à des processus simplifiés et entièrement automatisés
- Préparation de l’université à une expansion à l'échelle de l'organisation, au-delà de l'aide financière, vers les services financiers et d'autres départements.
- Amélioration de l’expérience utilisateur pour les étudiants, les parents et le personnel grâce à des formulaires dynamiques, intuitifs et adaptatifs
Le défi
L'université d'État de l'Indiana (ISU) s'est souvent appuyée sur le soutien de tiers pour honorer son engagement de moderniser les opérations de son campus et de mieux servir ses étudiants et ses équipes. Cependant, cette approche risquait d'entraîner plus de retard que d'efficacité. L'université devait mettre à jour sa sécurité et ses fonctionnalités, entraînant plus de correctifs et de mises à niveau : des processus chronophages et frustrants pour les utilisateurs. Les données d'aide financière des étudiants, saisies depuis une solution de formulaires et validées par les parents ou les tuteurs des étudiants, se présentaient sous forme de documents statiques, ce qui limitait leur utilisation au-delà de la collecte.
L'université était à la recherche d'une solution évolutive qui pourrait être facilement mise en œuvre et intégrée à ses systèmes existants pour automatiser et permettre des workflows fluides de bout en bout.
Notre ancien système nous freinait. La nature statique des formulaires et les défis d'intégration avec notre système d'information d'éducation ont créé des obstacles significatifs, en particulier dans un environnement comme celui de l'aide financière, où le temps compte. Nous savions que nous avions besoin d'une solution plus dynamique, capable de s'adapter à notre croissance.
— Julie Cuffle, responsable des systèmes d'applications, université d'État de l'Indiana
La solution
Pour relever ces défis, l'ISU a recherché un système capable de fournir des formulaires dynamiques et adaptatifs, ainsi que des intégrations fluides avec l'infrastructure existante. Puisque l'ISU utilisait déjà et faisait confiance à Perceptive Content, l'université a choisi Automate pour son déploiement natif dans le cloud et ses capacités d'intégration.
L'architecture cloud native d'Automate offrait accessibilité et extensibilité, et sa capacité à s'intégrer de manière transparente avec Perceptive Content permettait une approche unifiée de la gestion de contenu, essentielle pour rationaliser les opérations de l'université. « La solution Hyland Automate est apparue comme la solution idéale, car elle offrait non seulement une intégration transparente avec nos systèmes existants, mais aussi la flexibilité et le soutien dont nous avions besoin pour moderniser nos processus », souligne Julie Cuffle, responsable des systèmes d'applications à l'ISU.
Automate a également permis aux utilisateurs de créer des formulaires dynamiques avec des options de signature numérique. Les champs conditionnels affichent les formulaires autorisés en temps réel en fonction des saisies de l'utilisateur, optimisant ainsi le processus pour les demandeurs.
Grâce à un accès en direct à l'équipe d'assistance de Hyland, un service disponible pour chaque investissement dans Automate, ISU a pu facilement surmonter les obstacles à l'adoption, renforçant l'extensibilité et la fiabilité de son nouveau système et favorisant la confiance dans son partenariat avec Hyland.
Utilisez l’IA pour concevoir, déployer et gérer des automatisations centrées sur le contenu
Hyland Automate exploite l’IA pour stimuler l’automatisation et l’orchestration des processus agentiques et vous aider à simplifier les processus complexes, réduire les tâches manuelles et améliorer l’efficacité opérationnelle.
Avec Automate, intégrez facilement vos systèmes d'entreprise principaux et transformez la gestion de votre contenu numérique et de vos workflows.
Découvrez ce que vous pouvez faire avec AutomateLa différence
Efficacité à l'échelle
La transition vers Automate a transformé les opérations à l'ISU : la solution a permis la mise en place de formulaires dynamiques avec signatures numériques, l'amélioration considérable de l'expérience utilisateur et l'augmentation de l'efficacité du service d'aide financière.
« Hyland Automate a transformé la façon dont nous gérons les formulaires et les processus », a déclaré Carol Wiemuth, analyste-programmeuse à l'ISU. « Nous avons gagné en efficacité, et ce n'est que le début. Nous avons hâte d'appliquer la solution Automate à d'autres départements. »
Résoudre les défis existants
Automate relève les défis majeurs liés à la solution de formulaires existante d'ISU, notamment en termes de compatibilité, de fonctionnalités et d'intégration.
Les systèmes existants manquent souvent de flexibilité, les utilisateurs étant incapables d'adapter facilement les champs en fonction des entrées, ce qui entraîne des inefficacités et des taux d'erreur plus élevés.
Automate améliore la polyvalence et la personnalisation.
« L'affichage des champs conditionnels a grandement amélioré nos workflows » affirme Carol Wiemuth. « Désormais, les formulaires peuvent s’adapter dynamiquement en fonction des réponses des utilisateurs, ce qui n'était autrefois pas possible. L'ensemble du processus est ainsi plus fluide et plus efficace ».
En se connectant de manière transparente à diverses applications métier, Automate permet aux organisations de finaliser l'intégralité des cycles de processus.
Applicabilité à l'échelle de l'organisation
L'ISU envisage maintenant d'élargir l'utilisation d'Automate à des fonctions autres que l'aide financière. L'université prévoit d'intégrer pleinement le département des finances et de rationaliser les workflows dans l'ensemble de l'établissement pour améliorer la connectivité et l'opérabilité, assurant ainsi une approche plus dynamique et réactive en matière de formulaires et de processus.
