¿Cuáles son los beneficios de un lugar de trabajo sin papel?
Al alejarse de los procesos basados en papel, las organizaciones pueden reducir el riesgo de errores y descuidos que conlleva la gestión manual de documentos y la entrada de datos.
¿Qué es una oficina sin papeles?
Una oficina sin papel es un lugar de trabajo que tiene procesos mínimos basados en papel y, en su lugar, depende de documentos digitalizados. Algunas organizaciones prefieren el término "ligero en papel", ya que muchas oficinas y departamentos no pueden eliminar por completo los archivos en papel debido a requisitos de proceso o cumplimiento.
De todos modos, reducir el uso de papel ayuda a acelerar el recorrido de transformación digital de una organización. Por lo general, esto implica la transición a un sistema de gestión de documentos electrónicos sin papel que digitalice archivos y los almacene en un repositorio central.
Los beneficios de eliminar el papel
Las corporaciones en Estados Unidos gastan más de 120 mil millones de dólares al año solo en formularios impresos, la mayoría de los cuales quedan obsoletos en tres meses y terminan en la basura. Además de eso, los trabajadores de oficina dedican entre el 30 y el 40 % de su tiempo a buscar documentos en archivadores físicos.
Algunos de los departamentos que consumen más papel son recursos humanos, cuentas por pagar y por cobrar, administración de instalaciones y servicio al cliente, que manejan un gran volumen de solicitudes, currículos, recibos, órdenes de trabajo, facturas, facturas y más.
Evidentemente, trabajar con documentos en papel genera problemas que impiden que un empleado sea productivo y que una organización ahorre costos. La adopción de un sistema sin papel puede resolver estos desafíos y lograr beneficios como:
Ahorrar tiempo dedicado a localizar y recuperar archivos físicos.
Los documentos digitales se pueden organizar e indexar fácilmente, lo que hace que encontrar los archivos que necesita sea mucho más rápido con las funciones de búsqueda. A medida que los documentos se vuelven más accesibles, el tiempo necesario para recuperar los archivos se reduce significativamente para que su equipo pueda ser más productivo y centrarse en otras tareas de gran valor.
Fomentar la colaboración entre los miembros del equipo.
El personal puede compartir archivos digitalmente sin imprimirlos y ver versiones actualizadas y anteriores de los documentos. Esto minimiza los pasos y optimiza el flujo de trabajo cuando colaboran en los documentos.
Mejorar de la seguridad de la información.
Los derechos de acceso se pueden asignar y revocar según el nivel de usuario y el tipo de documento. Con configuraciones de seguridad granulares, la información confidencial y sensible se puede rastrear y proteger contra uso indebido y cambios no autorizados. Así también se reduce el riesgo de pérdida y robo.
Ahorrar costos gastados en impresión y almacenamiento de documentos.
Eliminar la mayor parte del papeleo le permite ahorrar dinero gastado en papel y archivadores, así como otros costos como tinta de fotocopiadora y material de oficina.
Cómo transformarse en una oficina sin papel
Un sistema de gestión documental sin papel captura y almacena la información digitalmente en una única plataforma con opciones de búsqueda integradas. Para facilitar el cambio del papel a lo digital, puede empezar por:
- Determinar la solución adecuada. La plataforma que implementa debe abordar y resolver sus necesidades y retos empresariales únicos, con la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios y escalar con el crecimiento.
- Iniciando el proceso de digitalización. Esta es probablemente la parte más desafiante debido al tiempo y la mano de obra que implica. La magnitud del trabajo depende de cuántos archivos en papel haya para empezar. Sin embargo, con la ayuda de su proveedor de soluciones, puede trabajar en una estrategia para abordar el proceso de digitalización que luego se puede implementar como mejores prácticas para los empleados.
- Inculcar la gestión del cambio. Una parte crucial de cualquier iniciativa de transformación exitosa es lograr la aceptación de las partes interesadas. Ayude a su equipo a comprender la necesidad de cambio y cómo un nuevo sistema les ayuda a ser más productivos, impactantes y valiosos en su trabajo. Desarrollar un programa de capacitación para preparar a los empleados en el manejo de nuevos procesos y recopilar comentarios de ellos para seguir mejorando.
Como ocurre con cualquier cambio, su organización necesitará tiempo para adaptarse. Se recomienda comenzar a menor escala con los procesos críticos que tienen el mayor impacto si se elimina el papel, antes de escalar la solución a otros procesos y departamentos.
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