Los retos
Como organización que opera en el sector de la salud, PharmaCord está familiarizada con el procesamiento de grandes volúmenes de documentos. Cada nuevo caso de inscripción y aprobación de recetas implica la presentación de numerosos documentos por parte del paciente, los médicos, las compañías de seguros y muchas otras organizaciones.
Revisiones manuales y entrada de datos de miles de documentos al día
Hasta ahora, el procesamiento de todos estos documentos entrantes era en su mayoría una tarea manual. Aunque los documentos llegaban digitalmente como archivos adjuntos de correo electrónico o faxes, debían ser revisados por un empleado, quien luego los clasificaba y separaba según fuera necesario, y añadía palabras clave y otros metadatos. Una vez completadas esas tareas, el empleado enviaba los documentos para su incorporación en Lynk (el sistema de gestión de casos patentado de PharmaCord). Allí, otro usuario adjuntaba los documentos al caso correcto del paciente y hacía la entrada manual de datos de estos documentos en el repositorio de PharmaCord, OnBase.
Parte del desafío con el procesamiento manual era el gran volumen de documentos entrantes. Cada solicitud de inscripción puede requerir más de 30 tipos diferentes de documentos y formularios, que incluyen desde registros médicos, recetas y resultados de análisis de laboratorio, hasta identificaciones, declaraciones de ingresos e impuestos, y aprobaciones y preautorizaciones de seguros. Con un proceso tan intensivo en términos de documentos, no era inusual que los empleados de PharmaCord tuvieran que clasificar y separar entre 2,000 y 3,000 documentos al día en los más de 40 programas de prescripción de PharmaCord.
La documentación de ingreso llegaba en un solo archivo que contenía paquetes de documentos mezclados
Otro desafío con los documentos entrantes era que, a menudo, llegaban en paquetes de documentos mezclados escaneados en un solo archivo, y se requería un esfuerzo considerable para separarlos y clasificarlos adecuadamente como documentos individuales.
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Considerables picos de volumen estacionales
También había un aumento drástico y recurrente en el volumen estacional durante el período anual de reinscripción de pacientes, durante el cual el volumen de procesamiento prácticamente se duplicaba. Esto obligaba a PharmaCord a asignar recursos adicionales a este proceso, que ya era costoso.
Los errores de procesamiento eran inevitables
Finalmente, también se buscaba reducir los errores en el procesamiento de documentos. Dado el volumen y la variedad de documentos procesados diariamente, incluso los mejores empleados humanos podrían cometer errores simples que podían resultar en la repetición de tareas y retrasar la entrega de medicamentos necesarios a los pacientes.
