El reto
La industria marítima transporta casi el 90 % de los bienes del mundo, pero enfrenta desafíos crecientes. Las emisiones del transporte marítimo han aumentado un 90 % desde 1990, impulsando la necesidad de descarbonización. Al mismo tiempo, garantizar la seguridad y cumplir con estrictos estándares de cumplimiento lo convierte en uno de los sectores más regulados y documentados.
MacGregor, líder en soluciones de manejo y carga, desempeña un papel crucial en el comercio mundial proporcionando equipos de alta calidad y documentación completa para cumplir con estrictas regulaciones, proteger los ecosistemas y fomentar la sostenibilidad.
Navegar las diferencias internacionales
Desde sus inicios en la década de 1920, MacGregor se ha expandido mediante adquisiciones, pero este crecimiento presentó desafíos para mantener una identidad unificada y operaciones racionalizadas. Cada ubicación empleaba sistemas y flujos de trabajo únicos, lo que resultaba en un enfoque fragmentado respecto de la documentación.
Una auditoría interna reveló que MacGregor estaba manejando 22 soluciones en la nube junto con servidores de archivos locales sin soporte, muchos de los cuales estaban en riesgo de fallar. Para mitigar estos riesgos y mejorar la eficiencia, MacGregor buscó una solución unificada de gestión de contenido empresarial (ECM).
MacGregor creía que Alfresco podía cumplir con la tarea. Era escalable, adaptable a las necesidades offshore y fácil de usar, algo que no es fácil de encontrar”.
La solución
MacGregor se asoció con Hyland para implementar una solución de gestión de contenido empresarial (ECM) escalable y flexible. Después de una prueba inicial, se eligió Hyland Alfresco para gestionar la documentación del proyecto del negocio offshore de MacGregor. Su escalabilidad, sus estándares abiertos y una integración sin fisuras con sistemas heredados lo convirtieron en la opción ideal.
“MacGregor creía que Alfresco podría cumplir con la tarea”, dijo Karin Helene Jensen, responsable de la plataforma Alfresco en MacGregor. Era escalable, adaptable a las necesidades de operaciones en alta mar y fácil de usar, algo que no es fácil de encontrar.
La implementación
MacGregor implementó Alfresco en su área más compleja: el sector de petróleo y gas en alta mar en Arendal, Noruega. Esta industria requiere hasta 2,000 archivos obligatorios por proyecto, con instalaciones que enfrentan condiciones extremas, como las tormentas del Mar del Norte y el calor del Golfo de México. Era crucial evaluar la capacidad de Alfresco para gestionar una vasta documentación y asegurar interacciones fluidas con los clientes.
La prueba exitosa en Noruega confirmó la efectividad de Alfresco. MacGregor amplió su uso a ubicaciones clave en todo el mundo, incluidas Finlandia, Alemania, Suecia y Singapur.
Siemens utiliza OCR y captura inteligente para eliminar la sobrecarga de facturas
Siemens recibía millones de facturas de proveedores de todo el mundo. Las soluciones de OCR en las que habían invertido anteriormente podían extraer algunos campos con precisión, pero todavía había demasiados puntos de contacto humanos.
Al utilizar la solución de Hyland con inteligencia incorporada, Siemens aceleró la automatización de procesos y logró alcanzar un hito del 90 % en la cantidad de campos de datos extraídos sin intervención humana.
La diferencia
Desde que adoptó Alfresco, MacGregor ha crecido de 100 a 1000 usuarios en todo el mundo, consolidando el número de sistemas. De este modo, se redujeron significativamente los costos de licencias, servidores y soporte, mientras se alinea con los objetivos de sostenibilidad disminuyendo el uso de servidores de archivos y migrando más de 5 millones de documentos heredados.
Alfresco también ha transformado la colaboración mundial.
"Contar con única solución de gestión de contenido ha armonizado nuestros flujos de trabajo", afirmó Jensen "Los equipos de Gotemburgo, Kaarina, Singapur y Tianjin ahora pueden colaborar sin interrupciones con acceso a documentos precisos y actualizados".
De cara al futuro, MacGregor tiene previsto expandir el uso de Alfresco en toda la empresa, para incluir los materiales de gobernanza, finanzas y legales. Esto elevará a Alfresco de ser una herramienta para proyectos específicos hasta convertirse en la columna vertebral de la gestión de documentos empresariales de MacGregor.
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