Bellevue University acelera la automatización de extremo a extremo con Hyland Automate™

Industria: Educación
Ubicación: Bellevue, Nebraska
Tamaño de la organización: más de 1.000 empleados
Soluciones de Hyland: Hyland Automate

Bellevue University reconoció la necesidad de evolucionar de la recopilación de datos basada en formularios hacia un enfoque de automatización de flujos de trabajo más escalable y de extremo a extremo. Dado que procesos críticos de servicio al estudiante —como el Veterans Education Form— dependían de una recepción y un enrutamiento confiables, la universidad aprovechó este momento para replantear su estrategia e invertir en una base de automatización sostenible, alineada con sus objetivos de transformación digital a largo plazo.

Bellevue University necesitaba modernizar su enfoque de formularios y flujos de trabajo sin interrumpir los servicios esenciales para los estudiantes. Más allá de mantener la continuidad de los procesos de alto impacto, la institución enfrentaba una demanda creciente de automatización escalable, patrones de flujo de trabajo repetibles y menos transferencias manuales. El mayor desafío era estratégico: ir más allá de los formularios estáticos hacia una automatización de procesos integrada y de extremo a extremo, que respaldara una hoja de ruta de transformación digital a largo plazo en lugar de un reemplazo de corto plazo.

Bellevue University se asoció con Hyland desde una etapa temprana para adoptar Hyland Automate durante su fase beta, y se convirtió en uno de los primeros usuarios de la solución. El equipo siguió un enfoque iterativo y guiado por casos de uso:

• Fase 1: Prueba de concepto — Reemplazó el Veterans Education Form con Automate, validó la capacidad de la plataforma para replicar y mejorar la funcionalidad de Transform y garantizó una transición fluida para los usuarios finales con una interrupción mínima.

• Fase 2: Expansión a la automatización de procesos — Fue más allá del reemplazo de formularios para automatizar tres procesos institucionales, redujo los puntos de contacto manuales, mejoró la eficiencia del procesamiento y estableció patrones de diseño para el desarrollo de flujos de trabajo repetibles.

• Fase 3: Habilitación estratégica — Diseñó e implementó un proceso de Bio Demographic Form para crear un marco escalable de recopilación de datos estructurados e inició un importante esfuerzo de modernización para reemplazar Perceptive Data Transfer, aprovechando Automate como capa de orquestación centralizada.

El paso a Automate aportó beneficios medibles y estratégicos para Bellevue University: continuidad del negocio gracias a un reemplazo exitoso de Transform sin interrumpir los servicios críticos; eficiencia operativa mediante la automatización de múltiples procesos que redujo el trabajo manual y los tiempos de procesamiento; escalabilidad a través de un marco reutilizable para desplegar con rapidez nuevos formularios y flujos de trabajo; y consolidación de la plataforma al posicionar Automate como un componente central del ecosistema de Hyland.

Lo más importante es que la transición hizo que la universidad pasara de la gestión de formularios a la automatización inteligente de procesos, lo que mejoró su capacidad de respuesta ante las necesidades cambiantes del campus y sentó las bases para capacidades de IA y automatización avanzada.

Con la adopción de la solución y la estabilización de los procesos en marcha, Bellevue University está en posición de ampliar esta base integrando la extracción y la validación de datos impulsadas por IA, mejorando la toma de decisiones mediante la automatización y las reglas de negocio, y expandiendo los casos de uso de Automate a otros departamentos. Al adoptar Automate de forma temprana, la universidad no solo respondió al fin inminente de la vida útil de un producto, sino que también aceleró su estrategia más amplia de transformación digital.