Impresión y distribución de documentos
A menudo, cuando los documentos están organizados y almacenados en un servidor central, se necesita enviarlos a clientes. OnBase facilita considerablemente este proceso, generando cartas individualizadas o creando informes basados en documentos y datos existentes, lo que permite distribuirlos a los clientes y afiliados sin esfuerzo, incluso si se envían en formato electrónico.
Con las opciones siguientes OnBase optimiza la impresión y la distribución de sus documentos:
Document Composition
Esta aplicación de OnBase reduce el tiempo que se necesita para crear documentos manuales y permitiendo el envío más rápido a clientes.
OnBase Document Composition automatiza la creación de documentos y reduce el coste asociado a las comunicaciones escritas. Genera documentos con datos del sistema existentes, fragmentos de documentos Word e información introducida por el usuario, lo que aumenta la precisión y la velocidad del proceso. Se pueden utilizar plantillas estandarizadas en sus documentos para garantizar la consistencia de la imagen y la marca corporativas.
Ahora se puede sustituir la creación manual de documentos, lenta y costosa, por la creación automática de documentos, precisa y eficiente.
Image Document Composition
Rellenar formularios en papel continúa siendo una parte de muchos procesos empresariales, incluso en organizaciones que trabajan con documentos electrónicos. Es necesario dedicar tiempo a escanear los formularios de papel, almacenarlos y conectarlos a datos de otros sistemas.
OnBase estandariza las tareas de crear y rellenar formularios en papel convirtiéndolos en imágenes digitales. Las imágenes TIFF de formularios escaneados constituyen la base de cualquier documento nuevo. Como parte de la plantilla del formulario se incluyen búsquedas en la base de datos, datos introducidos por el usuario y casillas de texto OnBase. Después se configuran y añaden a la plantilla del formulario las casillas que importan datos al documento. Se mezclan los datos de todas las fuentes en la plantilla del formulario y se genera el documento con la imagen final.
OnBase ayuda a garantizar la conformidad normativa, la consistencia y disponibilidad de los formularios en papel.
Image Statements
Es posible acortar el ciclo de tiempo de cobro y mejorar el flujo de caja enviando antes las comunicaciones a los clientes. OnBase reúne documentos asociados, consolidándolos y generando un documento de una sola imagen. El documento consolidado puede distribuirse por correo electrónico en formato PDF o enviarse por correo postal como un documento de papel. OnBase también permite imprimir códigos de barras POSTNET, que facilitan la clasificación del correo y optar a una tarifa postal reducida.
Con Image Statements se ofrece mejor servicio al cliente, se minimizan las disputas sobre facturas y se reducen los tiempos de respuesta y las preguntas de los clientes.
CD/DVD/Blu-ray Publishing
Una organización desarrolla relaciones con clientes, socios y vendedores intercambiando información de empresa esencial. Este intercambio es a menudo ineficiente y exige gran dedicación y tiempo para recopilar y enviar por correo postal o electrónico elevados volúmenes de documentos.
OnBase facilita la tarea de compartir información, ya que permite localizar rápidamente un grupo específico de documentos (que pueden incluir el estado de cuenta mensual de un cliente y todos los documentos asociados, por ejemplo) y enviarlos digitalmente de forma conjunta para facilitar su distribución. Los clientes recibirán sus documentos en un sistema de visualización integrado OnBase, todo en un solo CD/DVD/disco blu-ray.