El desafío
Toyota Servicios Financieros enfrentó desafíos significativos en la gestión de documentos en su departamento de operaciones financieras debido al crecimiento exponencial de las ventas en los últimos dos años.
El proceso anterior era manual y descentralizado, basado en correo electrónico, papel y fax, lo que resultaba en errores en la recepción y clasificación de documentos. Los concesionarios enviaban información manualmente, resultando en largos tiempos de respuesta y pérdida de trazabilidad. Esta situación tuvo un impacto negativo en la experiencia del cliente, con el riesgo de fuga hacia competidores debido a la insatisfacción en etapas críticas del proceso de ventas.
La solución
La solución implementada con Hyland OnBase abordó cuatro pilares: Captura, gestión, acceso e integración. La recepción de documentos de varias fuentes, incluidas aplicaciones corporativas y correos electrónicos, fue automatizada utilizando herramientas como Mailbox Importer. En resumen, el sistema se integró con el resto de las aplicaciones y herramientas en el ecosistema de Toyota.
La lógica empresarial financiera fue estructurada con flujos de trabajo claros y roles diferenciados para los usuarios. Esto proporciona al sistema control de estatus, control operativo, control de acceso y centralización de toda la información.
Además, OnBase se integró con aplicaciones empresariales existentes a través de servicios web, permitiendo comunicación bidireccional y mejorando el acceso a la información. La implementación comenzó en el departamento de operaciones y se extendió posteriormente a otras áreas como la administración, con flujos de trabajo optimizados para la aprobación de facturas e integración con SAP.
Los beneficios
A través de la automatización y la centralización, se logró una reducción del 60% en el tiempo de personal dedicado a gestionar operaciones, mientras que el tiempo de respuesta al cliente se redujo significativamente, aumentando la satisfacción y minimizando las cancelaciones.
La trazabilidad completa de las operaciones permite auditar cualquier acción o consulta realizada, mejorando el control interno. La percepción del cliente final sobre la calidad ha aumentado gracias a la eficiencia del proceso. Actualmente, la solución se está ampliando para enfrentar nuevos desafíos, incluida la integración directa con clientes finales y la migración a la nube, garantizando la evolución continua del sistema.