Navigieren Sie durch die Risiken der Schatten-IT

Schatten-IT tritt auf, wenn Mitarbeiter Tools, Software oder Geräte ohne das Wissen oder die Genehmigung der IT-Abteilung verwenden. Sie tun dies häufig, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren oder spezifische Anforderungen effizienter zu erfüllen.

Die vermehrte Verwendung von Cloud-Diensten und mobilen Geräten hat zu einer Zunahme von Schatten-IT in modernen Unternehmen geführt, da diese Technologien es den Mitarbeitern erleichtern, auf nicht autorisierte Hilfsmittel im Internet zuzugreifen und diese zu verwenden. In diesem Blogbeitrag beschäftigen wir uns mit den Risiken im Zusammenhang mit Schatten-IT und Lösungen, die moderne Content-Management-Systeme (CMS) verwenden.

Schatten-IT stellt für viele Organisationen eine wachsende Herausforderung dar. Hier sind die Hauptgründe, warum Schatten-IT für Ihr Unternehmen problematisch werden kann:

Vertrautheit und einfacher Zugriff auf Technologie

Die Mitarbeiter haben schnellen Zugriff auf (und Erfahrung mit) fortschrittlichen Technologien wie Cloud-basierten Diensten und SaaS-Anwendungen, die ihnen dabei helfen können, selbstständig schnelle Lösungen zu finden.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Mitarbeiter Asana bevorzugt, um Aufgaben effizient zu verwalten, da die vom Unternehmen genehmigten Projektmanagement-Tools weniger benutzerfreundlich sind und bestimmte Funktionen fehlen. Frustriert von den Einschränkungen nutzt der Mitarbeiter weiterhin Asana, um den Überblick über seine Aufgaben zu behalten, wodurch sich die Kluft zwischen den IT-Technologien des Unternehmens und den Erwartungen der Angestellten weiter vergrößert.

Unzureichende Bereitstellung durch die Unternehmens-IT

Die Diskrepanz zwischen den IT-Technologien eines Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeiter veranlasst die Mitarbeiter häufig dazu, nach alternativen Lösungen zu suchen, um ihre Arbeit zu vereinfachen. Wenn vorhandene Unternehmenstools nicht ausreichen oder es zu Verzögerungen bei der Beschaffung kommt, greifen die Mitarbeiter auf Schatten-IT zurück, um ihre unmittelbaren Anforderungen zu erfüllen.

Stellen wir uns beispielsweise ein Szenario vor, in dem Mitarbeiter Dokumente schnell austauschen und gemeinsam bearbeiten müssen, das Dateifreigabesystem des Unternehmens jedoch als umständlich oder veraltet empfinden. Frustriert über diese Einschränkungen beginnen sie, Cloud-Dienste für Privatanwender wie Dropbox oder Google Drive zu nutzen, um Unternehmensinformationen zu teilen und zu verwalten. Dieser Mangel an Governance, sowohl bei der Freigabe als auch bei der Verwaltung von Inhalten, kann riskante Ergebnisse zur Folge haben.

Obwohl diese temporären Online-Lösungen den unmittelbaren Bedarf decken, bringen sie potenzielle Risiken in Bezug auf Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit sich. Das Fehlen von Governance über gemeinsam genutzte und verwaltete Inhalte in diesen Diensten kann zu Datenverletzungen und zur Nichteinhaltung von Branchenstandards führen. Diese Situation verdeutlicht die Bedeutung, die Kluft zwischen den IT-Vorgaben von Unternehmen und den Erwartungen der Mitarbeiter zu schließen.

Schnelle technologische Fortschritte

Technologische Fortschritte überholen schnell die Fähigkeit der Unternehmens-IT, mit neuen Tools und Anwendungen Schritt zu halten, da der oft langwierige unternehmensinterne Genehmigungsprozess dies erschwert. Dies schafft eine Diskrepanz zwischen den Tools und Anwendungen, die Mitarbeiter benötigen (und an deren Verwendung sie außerhalb der Arbeit gewöhnt sind) und dem, was die Unternehmens-IT derzeit unterstützen kann.

Infolgedessen greifen Mitarbeiter häufig auf öffentlich verfügbare Technologielösungen zurück, um ihre Produktivität zu erhalten und zu verbessern, selbst wenn diese Lösungen nicht autorisiert sind. Beispielsweise könnten sie die neuesten, nicht genehmigten Versionen von KI-Tools wie ChatGPT verwenden, um E-Mails und Berichte zu erstellen und dabei die von der Firma genehmigte Software und Protokolle zu umgehen.

Während diese KI-Tools die Produktivität erheblich steigern, können sie auch Risiken mit sich bringen, die für die Unternehmens-IT nicht sichtbar sind, wie etwa Datenverstöße und die Nichteinhaltung von Branchenstandards. Diese Situation unterstreicht die Notwendigkeit, dass die Unternehmens-IT mit den technologischen Fortschritten Schritt hält und sich eng an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientiert.

Trends der Remote-Arbeit

Der Anstieg der Remote-Arbeit hat erheblich zur Verbreitung von Schatten-IT beigetragen, da die Mitarbeiter auf persönliche Geräte und externe Anwendungen zurückgreifen, die nicht von der IT-Sicherheit des Unternehmens überwacht oder kontrolliert werden. Viele externe Mitarbeiter verwenden persönliche Laptops, Smartphones und cloudbasierte Dienste, um ihre Aufgaben zu erfüllen, was zu potenziellen Sicherheitsrisiken und Herausforderungen bei der Datenverwaltung führen kann.

Dieser Trend hebt die Notwendigkeit hervor, dass Unternehmen ihre IT-Strategien anpassen müssen, um sicheres Arbeiten aus der Ferne zu ermöglichen. Indem Unternehmen die Tools verstehen, die Mitarbeiter wahrscheinlich verwenden, und Sicherheit und Effizienz aufrechterhalten, können sie die mit Schatten-IT verbundenen Risiken besser managen und gleichzeitig eine produktive Remote-Belegschaft unterstützen.

Schatten-IT birgt viele Risiken, die die Sicherheit und Integrität von Unternehmen gefährden können. Es ist wichtig, mit den potenziellen Risiken vertraut zu sein, einschließlich der folgenden:

• Datensicherheit: Nicht genehmigte Anwendungen können zu Datenpannen und -lecks führen, wodurch sensible Daten gefährdet werden. Dieses Sicherheitsrisiko besteht unabhängig davon, ob die Nutzung dieser Anwendungen beabsichtigt oder unbeabsichtigt ist, was die Bedeutung von Wachsamkeit und Kontrolle über IT-Ressourcen hervorhebt.

• Verstöße gegen Compliance-Vorschriften: Die Nutzung nicht autorisierter Software kann zu Nichteinhaltung von Branchenvorschriften und -standards führen und das Unternehmen rechtlichen und finanziellen Sanktionen aussetzen. Mitarbeiter, die nicht zugelassene Cloud-Speicherdienste zum Speichern und Teilen sensibler Informationen verwenden, können zu Verstößen gegen Datenschutzbestimmungen wie Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder HIPAA führen, was das Unternehmen einem erheblichen Risiko aussetzt.

• Malware-Infektionen: Die Nutzung ungeprüfter Anwendungen erhöht das Risiko, dass Malware und andere Cyberbedrohungen in das Unternehmensnetzwerk eindringen, was mitunter Systemkompromittierungen und Datenverlust zur Folge hat.

• Erhöhte Kosten: Versteckte IT-Kosten entstehen durch doppelte Funktionalitäten, wenn mehrere Tools mit sich überschneidenden Fähigkeiten unkoordiniert eingesetzt werden. Darüber hinaus wirken sich nicht erfasste Softwareausgaben und die Behebung von Sicherheitsproblemen, die durch nicht autorisierte Anwendungen verursacht werden, negativ auf das Budget und die Ressourcen des Unternehmens aus.

• Reduzierte Produktivität: Die Verwaltung und Fehlerbehebung von nicht genehmigten IT-Ressourcen kann IT-Mitarbeiter von ihren primären Aufgaben ablenken und die Gesamtproduktivität verringern. Obwohl nicht autorisierte Tools die Endbenutzer zufriedenstellen können, erfordern sie oft zusätzlichen Aufwand, wie die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten oder die Behebung von Sicherheitsverletzungen, um die unternehmerischen Richtlinien zu erfüllen.

Es gibt viele Arten von Schatten-IT und deren Erkennung hilft, die Herausforderungen der Schatten-IT zu überwinden. Das Verständnis dieser gängigen Typen ist für Unternehmen unerlässlich, um die damit verbundenen Risiken effektiv anzugehen und zu mindern. Dies sind einige Beispiele für Schatten-IT, die Unternehmen beachten sollten:

• SaaS- und Produktivitätsanwendungen: Anwendungen wie Google Docs, Trello, Slack, Asana und Dropbox sind für ihre Funktionalität bekannt, erhalten jedoch oft keine formelle IT-Genehmigung. Laut dem Productiv's 2023 State of SaaS-Bericht werden 51 % der SaaS-Apps in Unternehmen als Schatten-IT kategorisiert.

• Kommunikationstools: Tools wie WhatsApp, Skype und Zoom erleichtern die Zusammenarbeit, umgehen jedoch die von der IT eingerichteten sicheren Kommunikationskanäle. Dies führt zu Sicherheitsrisiken, da vertrauliche Informationen möglicherweise nicht ausreichend geschützt werden.

• Persönliche Geräte oder Bring-Your-Own-Device: Mitarbeiter verwenden für berufliche Zwecke häufig ihre persönlichen Geräte, einschließlich Laptops und Smartphones. Ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz und zur Überwachung dieser Geräte wird das Unternehmen anfällig für Sicherheitsverletzungen.

• IoT-Geräte: Nicht genehmigte IoT-Geräte, die mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind, stellen potenzielle Sicherheitsbedrohungen dar. Geräte wie Fitness-Tracker und Smart-TVs, die in einer Arbeitsumgebung ohne angemessene Überwachung und Schutz verwendet werden, können unerwartete Schwachstellen wie unbefugten Netzwerkzugriff oder Datenlecks verursachen.

Die Content-Management-Lösungen von Hyland tragen durch umfassende Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen dazu bei, die mit Schatten-IT verbundenen Risiken zu minimieren. Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen aufgeführt, die die Plattformen von Hyland zum Umgang mit Risiken der Schatten-IT bieten:

• Die zentralisierte Datenverwaltung vereinfacht die Datensicherheit und die Überwachung des Zugriffs, indem sie sicherstellt, dass alle Informationen in einem einzigen, sicheren Repository gespeichert werden.

• Robuste Sicherheitsprotokolle, einschließlich fortschrittlicher Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Bedrohungserkennung, tragen dazu bei, unbefugten Zugriff, Datenschutzverletzungen und Cyberbedrohungen zu verhindern und die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu wahren.

• Sichere Funktionen für das Teilen und die Zusammenarbeit ermöglichen einen sicheren und kontrollierten Informationsaustausch, sowohl intern als auch extern. Dies verringert die Abhängigkeit von nicht autorisierten Tools, die Sicherheitsrisiken darstellen.

• Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bieten Hilfsmittel für eine ordnungsgemäße Verwaltung von Aufzeichnungen und Prüfpfaden. Dies stellt sicher, dass alle Datenverarbeitungspraktiken den gesetzlichen und regulatorischen Standards entsprechen.

• Intelligente Integration verbessert die Benutzererfahrung mit unternehmensweit genehmigten Tools, vereinfacht Arbeitsabläufe und gewährleistet die Datenbeständigkeit über verschiedene Systeme hinweg. Dieser Ansatz verringert die Notwendigkeit für nicht autorisierte Software und fördert eine sichere, überwachte Umgebung.

• Eine umfassende Benutzerverwaltung befähigt IT-Abteilungen, Zugriff und Berechtigungen effektiv zu steuern. Granulare Berechtigungseinstellungen ermöglichen individuelle Zugriffsrechte basierend auf Benutzerrollen, wodurch das Risiko eines unbefugten Datenzugriffs gemindert und der Datenschutz insgesamt verbessert wird.

Die Bewältigung der mit Schatten-IT verbundenen Risiken ist entscheidend für die Sicherstellung der Datensicherheit und Einhaltung von Vorschriften.

Um die Risiken der Schatten-IT proaktiv zu mindern, sollten Unternehmen erwägen, eine moderne Content-Management-Lösung, zum Beispiel von Hyland, in ihre IT-Prozesse zu integrieren.