Navigieren Sie durch die Risiken der Schatten-IT
Entdecken Sie bewährte Praktiken zur Überwachung unautorisierter Anwendungen, zur Sicherstellung der Datensicherheit und zur Abstimmung der Nutzung von Schatten-IT mit der Unternehmensführung.
Entdecken Sie bewährte Praktiken zur Überwachung unautorisierter Anwendungen, zur Sicherstellung der Datensicherheit und zur Abstimmung der Nutzung von Schatten-IT mit der Unternehmensführung.
Schatten-IT tritt auf, wenn Mitarbeiter Tools, Software oder Geräte ohne das Wissen oder die Genehmigung der IT-Abteilung verwenden. Sie tun dies häufig, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren oder spezifische Anforderungen effizienter zu erfüllen.
Die vermehrte Verwendung von Cloud-Diensten und mobilen Geräten hat zu einer Zunahme von Schatten-IT in modernen Unternehmen geführt, da diese Technologien es den Mitarbeitern erleichtern, auf nicht autorisierte Hilfsmittel im Internet zuzugreifen und diese zu verwenden. In diesem Blogbeitrag beschäftigen wir uns mit den Risiken im Zusammenhang mit Schatten-IT und Lösungen, die moderne Content-Management-Systeme (CMS) verwenden.
Schatten-IT bezieht sich auf die Nutzung nicht autorisierter Tools, Anwendungen von Drittanbietern, Online-Software oder Geräte innerhalb eines Unternehmens ohne das Wissen oder die Genehmigung der IT-Abteilung. Mitarbeiter verwenden häufig diese nicht autorisierten Ressourcen, um ihre Arbeitsproduktivität zu steigern und auf Funktionen zuzugreifen, die über autorisierte Ressourcen nicht verfügbar sind.
Einige Beispiele für Schatten-IT umfassen die Nutzung von persönlichem Cloud-Speicher wie Google Drive oder One Drive, Kommunikationstools von Drittanbietern wie WhatsApp oder Slack und Produktivitätsanwendungen wie ClickUp oder TickTick. Obwohl diese Tools die Produktivität steigern, können sie auch erhebliche Sicherheitslücken und Compliance-Risiken für das Unternehmen bedeuten. Manchmal mangelt es diesen Anwendungen an angemessenen Sicherheitsmaßnahmen, Datenverschlüsselung und Kontrollen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, was sensible Daten anfällig für Sicherheitsverletzungen und unbefugten Zugriff machen kann.
Schatten-IT stellt für viele Organisationen eine wachsende Herausforderung dar. Hier sind die Hauptgründe, warum Schatten-IT für Ihr Unternehmen problematisch werden kann:
Die Mitarbeiter haben schnellen Zugriff auf (und Erfahrung mit) fortschrittlichen Technologien wie Cloud-basierten Diensten und SaaS-Anwendungen, die ihnen dabei helfen können, selbstständig schnelle Lösungen zu finden.
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem ein Mitarbeiter Asana bevorzugt, um Aufgaben effizient zu verwalten, da die vom Unternehmen genehmigten Projektmanagement-Tools weniger benutzerfreundlich sind und bestimmte Funktionen fehlen. Frustriert von den Einschränkungen nutzt der Mitarbeiter weiterhin Asana, um den Überblick über seine Aufgaben zu behalten, wodurch sich die Kluft zwischen den IT-Technologien des Unternehmens und den Erwartungen der Angestellten weiter vergrößert.
Die Diskrepanz zwischen den IT-Technologien eines Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeiter veranlasst die Mitarbeiter häufig dazu, nach alternativen Lösungen zu suchen, um ihre Arbeit zu vereinfachen. Wenn vorhandene Unternehmenstools nicht ausreichen oder es zu Verzögerungen bei der Beschaffung kommt, greifen die Mitarbeiter auf Schatten-IT zurück, um ihre unmittelbaren Anforderungen zu erfüllen.
Stellen wir uns beispielsweise ein Szenario vor, in dem Mitarbeiter Dokumente schnell austauschen und gemeinsam bearbeiten müssen, das Dateifreigabesystem des Unternehmens jedoch als umständlich oder veraltet empfinden. Frustriert über diese Einschränkungen beginnen sie, Cloud-Dienste für Privatanwender wie Dropbox oder Google Drive zu nutzen, um Unternehmensinformationen zu teilen und zu verwalten. Dieser Mangel an Governance, sowohl bei der Freigabe als auch bei der Verwaltung von Inhalten, kann riskante Ergebnisse zur Folge haben.
Obwohl diese temporären Online-Lösungen den unmittelbaren Bedarf decken, bringen sie potenzielle Risiken in Bezug auf Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit sich. Das Fehlen von Governance über gemeinsam genutzte und verwaltete Inhalte in diesen Diensten kann zu Datenverletzungen und zur Nichteinhaltung von Branchenstandards führen. Diese Situation verdeutlicht die Bedeutung, die Kluft zwischen den IT-Vorgaben von Unternehmen und den Erwartungen der Mitarbeiter zu schließen.
Technologische Fortschritte überholen schnell die Fähigkeit der Unternehmens-IT, mit neuen Tools und Anwendungen Schritt zu halten, da der oft langwierige unternehmensinterne Genehmigungsprozess dies erschwert. Dies schafft eine Diskrepanz zwischen den Tools und Anwendungen, die Mitarbeiter benötigen (und an deren Verwendung sie außerhalb der Arbeit gewöhnt sind) und dem, was die Unternehmens-IT derzeit unterstützen kann.
Infolgedessen greifen Mitarbeiter häufig auf öffentlich verfügbare Technologielösungen zurück, um ihre Produktivität zu erhalten und zu verbessern, selbst wenn diese Lösungen nicht autorisiert sind. Beispielsweise könnten sie die neuesten, nicht genehmigten Versionen von KI-Tools wie ChatGPT verwenden, um E-Mails und Berichte zu erstellen und dabei die von der Firma genehmigte Software und Protokolle zu umgehen.
Während diese KI-Tools die Produktivität erheblich steigern, können sie auch Risiken mit sich bringen, die für die Unternehmens-IT nicht sichtbar sind, wie etwa Datenverstöße und die Nichteinhaltung von Branchenstandards. Diese Situation unterstreicht die Notwendigkeit, dass die Unternehmens-IT mit den technologischen Fortschritten Schritt hält und sich eng an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientiert.
Der Anstieg der Remote-Arbeit hat erheblich zur Verbreitung von Schatten-IT beigetragen, da die Mitarbeiter auf persönliche Geräte und externe Anwendungen zurückgreifen, die nicht von der IT-Sicherheit des Unternehmens überwacht oder kontrolliert werden. Viele externe Mitarbeiter verwenden persönliche Laptops, Smartphones und cloudbasierte Dienste, um ihre Aufgaben zu erfüllen, was zu potenziellen Sicherheitsrisiken und Herausforderungen bei der Datenverwaltung führen kann.
Dieser Trend hebt die Notwendigkeit hervor, dass Unternehmen ihre IT-Strategien anpassen müssen, um sicheres Arbeiten aus der Ferne zu ermöglichen. Indem Unternehmen die Tools verstehen, die Mitarbeiter wahrscheinlich verwenden, und Sicherheit und Effizienz aufrechterhalten, können sie die mit Schatten-IT verbundenen Risiken besser managen und gleichzeitig eine produktive Remote-Belegschaft unterstützen.
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Schatten-IT birgt viele Risiken, die die Sicherheit und Integrität von Unternehmen gefährden können. Es ist wichtig, mit den potenziellen Risiken vertraut zu sein, einschließlich der folgenden:
Es gibt viele Arten von Schatten-IT und deren Erkennung hilft, die Herausforderungen der Schatten-IT zu überwinden. Das Verständnis dieser gängigen Typen ist für Unternehmen unerlässlich, um die damit verbundenen Risiken effektiv anzugehen und zu mindern. Dies sind einige Beispiele für Schatten-IT, die Unternehmen beachten sollten:
Die Content-Management-Lösungen von Hyland tragen durch umfassende Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen dazu bei, die mit Schatten-IT verbundenen Risiken zu minimieren. Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen aufgeführt, die die Plattformen von Hyland zum Umgang mit Risiken der Schatten-IT bieten:
Die Bewältigung der mit Schatten-IT verbundenen Risiken ist entscheidend für die Sicherstellung der Datensicherheit und Einhaltung von Vorschriften.
Um die Risiken der Schatten-IT proaktiv zu mindern, sollten Unternehmen erwägen, eine moderne Content-Management-Lösung, zum Beispiel von Hyland, in ihre IT-Prozesse zu integrieren.