Was es tatsächlich kostet, Altsysteme zu behalten

Was sind Altsysteme?

Gartner definiert ein Altsystem – auch Legacy-System genannt – als „ein Informationssystem, das möglicherweise auf veralteten Technologien basiert, aber für den täglichen Betrieb von entscheidender Bedeutung ist“. Der Begriff „Legacy“ bezieht sich in diesem Zusammenhang nicht nur auf veraltete Technologien, sondern auch auf jegliche Computersoftware, Programmiersprache oder Hardwaresysteme, die keinen Herstellersupport mehr erhalten werden.

Auch wenn die meisten funktionierenden Altsysteme wie vorgesehen arbeiten, sind sie in der Regel monolithisch aufgebaut und nur begrenzt skalierbar und erweiterbar, um mit den Anforderungen Ihres Unternehmens zu wachsen. Daher kann es sein, dass sich Entscheidungsträger von Unternehmen aus Kostengründen, aufgrund von betrieblicher Bedeutung, Geschäftskontinuität oder einfach weil sie noch funktionieren, nur ungern von bestehenden Systemen trennen.

Einige Unternehmen gehen Forderungen nach Systemmodernisierung mit der Denkweise „Kaputtes muss man nicht reparieren“ an, ohne zu erkennen, dass die hohen Kosten für die Wartung ihrer bestehenden Systeme ihre Gewinnmargen aufzehren werden.

Neben hohen Wartungs- und Reparaturkosten erfordern bestehende Systeme eine ständige Überwachung sowie maßgeschneiderte Patches, um Sicherheitsrisiken zu mindern, betriebliche Ineffizienzen zu beheben und Systemprobleme zu lösen – all sehr kosten- und ressourcenintensiv.

Auch wenn ein System-Upgrade ein langer und komplexer Prozess sein kann, sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) für veraltete Systeme deutlich höher als die Kosten einer Modernisierung.

Anstatt abzuwarten, bis diese langjährigen Systeme unerträglich (oder schlimmer noch, unbrauchbar) werden, sollten Unternehmen proaktiv handeln und die versteckten und offensichtlichen Kosten für die Wartung bestehender Systeme berücksichtigen.

Die Umstellung auf eine moderne Lösung ist nicht nur finanziell klug: Sie ist auch zukunftsorientiert, da sie es Ihrem Unternehmen ermöglicht, auf seinem Markt mit der Agilität und Innovation zu konkurrieren, die erforderlich sind, um dem Geschäftstempo gerecht zu werden.

Die Kosten von Altsystemen verstehen

Mit Altsystemen investieren Unternehmen Geld in etwas, das sie irgendwann ersetzen müssen. Führungskräfte stehen bereits unter enormem Druck, mit weniger mehr zu erreichen, und wenn sie vernachlässigt werden, können sich Altsysteme schnell zu einer fordernden finanziellen Belastung entwickeln, die sich auch auf die Geschäftsleistung auswirken wird. 

Im Folgenden sind einige der expliziten Kosten aufgeführt, die mit der Abhängigkeit von Altsystemen verbunden sind:

Laufende Wartungskosten

In dieser Deloitte-Studie mit 300 Führungskräften identifizierten die Befragten die drei wichtigsten internen Hindernisse zur Kostensenkung:

• Technologieinfrastruktur
• Unvermögen, die Kostenstruktur schnell anzupassen
• Unvermögen, digitale Infrastruktur zu ermöglichen

Wenn bestehende Systeme das Ende ihres Produktlebenszyklus erreichen, steigen die Kosten für Serverwartung und kundenspezifische Anpassungen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, exponentiell an. Die genauen Kosten für die Wartung bestehender Infrastruktur lassen sich nur schwer beziffern, was dazu führen kann, dass Unternehmen den Umfang dieser Kosten unterschätzen.

Eine nicht erschöpfende Liste potenzieller Ausgaben könnte Lizenzmodelle, spezialisierte IT-Ressourcen, Hardware-Upgrades, Lieferantenverträge und technischen Support umfassen.

Sicherheitsrisiken

Der Betrieb veralteter Systeme macht Ihr Unternehmen anfällig für Exploits, Datenschutzverletzungen und andere Cybersicherheitsrisiken, die auch schwerwiegende finanzielle Folgen nach sich ziehen können.

Im Jahr 2023 beliefen sich die weltweiten Durchschnittskosten einer Datenschutzverletzung auf 4,45 Mio. USD. Hochkarätige Fälle von Datenschutzverletzungen, wie die dokumentierten Vorfälle beim Schifffahrtsriesen Maersk und der Kreditagentur Equifax, wurden auf veraltete Technologie und unzureichende Datensicherheitsmaßnahmen zurückgeführt.

Abgesehen vom Fehlen konsistenter Sicherheitspatches sind bestehende Systeme nicht mit bewährten Sicherheitspraktiken wie rollenbasiertem Zugriff oder Datenverschlüsselungsregeln kompatibel. Viele verfügen womöglich nicht einmal über Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen, was das Risiko eines dauerhaften Verlusts kritischer Unternehmensdaten birgt.

Technische Schulden

Technische Schulden gehen Hand in Hand mit der Wartung von bestehenden Systemen einher, und die Kosten können schnell ansteigen, wenn Unternehmen nicht sorgfältig vorgehen.

Technische Schulden, auch als Code-Schulden bekannt, sind die Kosten, die durch Abstriche oder Abkürzungen während des Softwareentwicklungsprozesses entstehen – sei es aufgrund von Zeitmangel, fehlender Fähigkeiten oder Projektpriorisierung. Wenn sie Geschwindigkeit über Qualität stellen, könnten Entwickler schlecht entwickelten Code veröffentlichen, was zu provisorischen Lösungen und Bugs führt, die letztendlich behoben werden müssen.

Auch ein gewisses Maß an technischen Schulden unvermeidbar ist, sollten sie nicht so weit anwachsen, dass Ihr technisches Team ausschließlich damit beschäftigt ist, immer komplexere Probleme zu lösen, anstatt innovative Lösungen zu entwickeln.

Der Umgang mit technischen Schulden ist nicht nur eine Belastung für Ihre IT-Ressourcen, sondern auch für die ohnehin schon knappen Technologiebudgets.

Versteckte Betriebskosten

Versteckte Kosten sind unvorhergesehene oder indirekte Ausgaben, die nicht sofort ersichtlich sind, aber einen spürbaren Einfluss auf die Geschäftsleistung oder Budgets haben. Das Festhalten an bestehenden Systemen kann für Unternehmen zu folgenden versteckten Kosten führen:

Produktivitätsverluste

Ihre Mitarbeiter wurden für eine bestimmte Tätigkeit eingestellt – sich täglich mit einem frustrierenden bestehenden System auseinanderzusetzen, sollte nicht dazu gehören.

Die Arbeit mit veralteten Systemen, die langsam, fehleranfällig und nicht intuitiv sind, beeinträchtigt die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter, gute Arbeit zu leisten.

Wenn die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter nachlassen, löst dies eine Kettenreaktion in anderen kritischen Bereichen Ihres Geschäftsbetriebs aus, was zu schlechter Kundenservicequalität, langsamen Entwicklungszyklen und unterbrochenen Projekten führt, die sich alle negativ auf Ihr Endergebnis auswirken. 

Unmotivierte Mitarbeiter

Ein veralteter Technologie-Stack kann sich auch auf die Fähigkeit Ihres Unternehmens auswirken, Mitarbeiter zu halten und zu motivieren.

Die Arbeit mit Altsystemen ist ein langsamer und ineffizienter Prozess, der die technologische Zugänglichkeit zu einem Problem für Mitarbeiter macht, die remote arbeiten, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen.

Mitarbeiter, die sich in ihrer Rolle nicht unterstützt fühlen, wechseln schnell zu zukunftsorientierten Unternehmen, die ihnen die nötigen Ressourcen für effektives Arbeiten und Innovation bieten.

Mitarbeiterfluktuation ist ein kostspieliges Anliegen für Unternehmen: Es erfordert Zeit und Ressourcen, um Ersatzkräfte zu rekrutieren, einzustellen und einzuarbeiten, und der Verlust eines Mitarbeiters kann Unternehmen bis zu das Doppelte des Jahresgehalts dieses Mitarbeiters kosten.

Herausforderungen bei der Integration

Ältere Systeme wurden nicht mit Blick auf die heutige vernetzte und interoperable Technologielandschaft entwickelt. Wie könnten sie es auch sein? Viele der Anwendungen, die heute integral sind, haben sich erst in den letzten Jahren etabliert.

Es ist nahezu unmöglich, Technologien der ersten Generation dazu zu bringen, effektiv mit neueren, modernen Anwendungen oder Funktionen wie mobilem Zugriff, plattformübergreifender Kompatibilität oder Cloud-Bereitstellung zu kommunizieren, oder es erfordert umfangreiche, individuell entwickelte Schnittstellen oder Middleware, um diese Lücken zu schließen.

Zusätzlich zu diesen Entwicklungsanforderungen erfordert der Bedarf an maßgeschneiderten Integrationslösungen auch spezialisierte Fähigkeiten für die laufende Wartung und Fehlerbehebung, was die Betriebskosten weiter erhöht.

Verpasste Gelegenheiten

Der Verzicht auf Gelegenheiten für Innovation zugunsten der Pflege von bestehenden Systemen kann Ihren Marktanteil in der Branche verringern und Ihre Möglichkeiten einschränken, effektiv zu skalieren, sich anzupassen und im Wettbewerb zu bestehen.

Durch die Verzögerung der Implementierung neuerer Technologien wie Cloud-Services, künstliche Intelligenz (KI) und Prozessautomatisierung verpassen Unternehmen leistungsstarke und dennoch kostengünstige Hebel zur Modernisierung ihres Unternehmens.

Überlegen Sie, ob und wie Ihre Wettbewerber modernere Tools einsetzen, um geschäftskritische Workflows zu automatisieren, die Produktivität zu steigern und neue Wege zur Umsatzgenerierung zu erschließen. Die agile und effektive Nutzung von Technologien ist ein entscheidender Differenzierungsfaktor, der erfolgreiche und florierende Unternehmen von anderen abhebt.

Der Wechsel von bestehenden zu modernen ECM-Lösungen

Die Vorstellung, Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösungen zu modernisieren, ist für viele Unternehmen beängstigend, da die meisten ihrer kritischen Geschäftsinhalte im gesamten Unternehmen verstreut und isoliert sind. Angesichts des Aufwands und der Planung, die mit dem Migrationsprozess verbunden sind, ist es verständlich, dass Unternehmen sich dafür entscheiden, ihre bestehenden ECM-Systeme bis zum allerletzten Moment beizubehalten.

Die ECM-Modernisierung beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Übertragung von Inhalten von einem System in ein anderes: Das Ziel besteht darin, den Wert Ihrer Unternehmensinhalte zu maximieren, indem Sie deren Auffindbarkeit und Verwaltung erleichtern.

Zusätzlich können die inhärenten Einschränkungen bestehender ECM-Infrastruktur die geschäftliche Resilienz eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen, da sie seine Fähigkeit behindern, sich schnell und effektiv an sich ändernde Marktanforderungen anzupassen.

Bevor Sie einen Wechsel vornehmen, vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen ausgewählte ECM-Anbieter über die folgenden Merkmale verfügt:

• Nativ für die Cloud entwickelt – mit einer Architektur, die speziell auf Inhalte zugeschnitten ist
• Bietet Komplettlösungen für intelligentes Content-Management auf einer zentralen Plattform
• Setzt geschäftsspezifische KI ein, um Inhalte zu erfassen, anzureichern und zu optimieren
• Sichert die Daten-Governance, um die Compliance zu maximieren und Ihre Inhalte vor Datenverlust zu schützen 
• Ist hochgradig konfigurierbar und skalierbar, sodass Lösungen bereitgestellt werden können, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind

Fallstudie: Liberty Mutual spart mit einer modernen ECM-Lösung über 21 Millionen US-Dollar

Die Global Specialty-Abteilung von Liberty Mutual Insurance stand vor erheblichen Herausforderungen mit ihren bestehenden Content-Management-Systemen, die isoliert und veraltet waren.

Durch die Nutzung von Alfresco Content Services auf AWS zur Modernisierung seiner ECM-Funktionen erzielte Liberty Mutual direkte Kosteneinsparungen von 21 Mio. USD. Die Lösung ermöglichte papierlose Abläufe, indem sie alles von der Dokumentenabfrage bis zur Dokumentenverwaltung automatisierte und so erfolgreich die Zusammenarbeit und Produktivität in 18 globalen Märkten steigerte.

Die Erfolgsgeschichte von Liberty Mutual hebt die betrieblichen und finanziellen Vorteile hervor, die moderne ECM-Lösungen bieten. Der Wechsel verschaffte dem globalen Versicherer einen Wettbewerbsvorteil, den er mit seiner alten Infrastruktur nicht hätte erzielen können.

Es ist an der Zeit, sich von Altsystemen zu verabschieden

Wenn es um Technologie geht, sind die Kosten der Stagnation weitaus höher als die Kosten des Wandels. Die geschäftlichen Argumente für eine Modernisierung gehen über die finanziellen Aspekte hinaus, da bestehende Systeme Unternehmen von entscheidenden Wachstums- und Innovationsmöglichkeiten abhalten.

Die Modernisierung bestehender Systeme – insbesondere im Bereich des Content-Managements – ist mehr als nur ein Standard-IT-Upgrade. Eine veraltete Infrastruktur und neue Compliance-Herausforderungen beeinträchtigen die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Ihre Inhalte optimal zu nutzen.

Erfahren Sie, inwieweit die intelligenten Content-Lösungen von Hyland eine strategische Investition sind, die Ihr Unternehmen digitalisieren kann, um effizienter, innovativer und zukunftsfähiger zu werden.