Best Practices für die Leitung von Remote-Teams

• Es ist von entscheidender Bedeutung, die Erwartungen externer Mitarbeiter realistisch zu halten. Unternehmen mit geeigneten Einstellungspraktiken und Infrastruktur können eine Effizienz aufrechterhalten, die mit Büroszenarien vergleichbar ist. Das Angebot von vollständig remote durchgeführter Arbeit bleibt attraktiv, da es Kosteneinsparungen bei Immobilien ermöglicht, die Wettbewerbsfähigkeit bei der Personalbeschaffung erhöht und den Zugriff auf eine globale Belegschaft ermöglicht.

• Das Engagement der Mitarbeiter ist entscheidend, um die Vorteile der Remote-Arbeit zu maximieren. Führungskräfte sollten die Mitarbeiterbindung priorisieren, ein unterstützendes Umfeld fördern und sicherstellen, dass die Mitarbeiter über die richtige Technologie verfügen. Das Engagement der Mitarbeiter kann durch die Bereitstellung von Sinn, Entwicklung, Coaching und Verbindung gefördert werden.

• Die Sicherung von Informationen für externe Mitarbeiter hat oberste Priorität. Unternehmen sollten ihren Fokus auf „Menschen, Technologie und Prozesse“ legen, um einen sicheren Informationszugriff zu gewährleisten. Dazu gehört die Erstellung einer Richtlinie für das Arbeiten im Homeoffice, die Sicherung des Heim-WLANs, die Nutzung von Cloud-Sicherheitslösungen sowie die Bereitstellung von IT-Support für Remote-Mitarbeiter.

Die Bedeutung dessen, die Erwartungen externer Mitarbeiter realistisch zu halten

In Unternehmen mit angemessenen Einstellungsverfahren und einer Infrastruktur, die Remote-Arbeit zulässt, sind die richtigen Personen in den richtigen Positionen beschäftigt, und die Arbeit wird genauso effizient erledigt wie im Büro.

Leider ergab ein Bericht des Stanford Institute for Economic Policy Research aus dem Jahr 2023, dass vollständig remote durchgeführte Arbeitsszenarien im Vergleich zu hybriden oder vollständig im Büro durchgeführten Szenarien (die beide die gleichen Produktivitätsraten erzielten) zu einem Produktivitätsrückgang von 10 % führten.

Für viele Unternehmen ist es trotz dieses Rückgangs nach wie vor attraktiv, ihren Mitarbeitern eine vollständig remote Arbeitsmöglichkeit anzubieten:

• Es kann die Kosten bei Immobilieninvestitionen senken.

• Die meisten Mitarbeiter möchten remote arbeiten, wodurch es die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei der Einstellung und Bindung von Mitarbeitern erhöhen kann.

• Die ganze Welt kann Teil Ihrer Belegschaft werden, nicht nur zu ein lokaler Bewerberpool.

Was passiert also? Wie können Manager das Beste aus ihren Mitarbeitern herausholen, während sie gleichzeitig die Vorteile der Remote-Arbeit sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter bieten?

1. Das Mitarbeiterengagement priorisieren

Die Mitarbeiter von heute wünschen sich Sinn, Entwicklung, Coaching und Verbundenheit, um sich engagiert zu fühlen und zu wissen, dass ihre Arbeit einem größeren Zweck beiträgt. Intelligente Unternehmen fördern und unterstützen diese Vorgehensweisen sowohl in Remote-Arbeitsumgebungen als auch vor Ort. Ist dies nicht der Fall, kann mangelndes Engagement die Geschäftsergebnisse verschlechtern und sogar die Moral des Teams negativ beeinflussen.

Manager – die laut Gallup für bis zu 70 % der Unterschiede im Mitarbeiterengagement zwischen Geschäftseinheiten verantwortlich sind – haben die Möglichkeit, die Arbeit ihres Teams und letztlich den Erfolg des Unternehmens maßgeblich zu beeinflussen.

2. Ein unterstützendes Umfeld schaffen

Außergewöhnliche Führungskräfte sind aufmerksam, wie in dem Harvard Business Review-Bericht „What amazing bosses do differently“ beschrieben wird. Wenn sie zuhören, Einfühlungsvermögen zeigen und die einzigartigen Situationen jedes Teammitglieds anerkennen, macht dies deren Arbeit angenehmer und bedeutungsvoller.

Wenn es um die Verwaltung eines Remote-Teams geht, können Manager unterstützend wirken, indem sie:

• Den von ihnen eingestellten Mitarbeitern vertrauen: Manager könnten sich unwohl fühlen, wenn sie keinen direkten Einblick in die tägliche Arbeit ihrer externen Mitarbeiter haben, aber auch die Mitarbeiter möchten ihre Arbeit erledigen. Geben Sie den Teams die Zeit und den Raum, um ihre Ziele zu erreichen, und erkennen Sie Erfolge an, wenn sie dies tun.

• Regelmäßige Check-ins einführen: Wiederkehrende virtuelle Besprechungen – wöchentlich oder sogar täglich – mit direkten Mitarbeitenden können sowohl für die Führungskraft als auch für die Mitarbeitenden von Vorteil sein. Sie bieten Zeit, um Erwartungen, Fortschritte, Hindernisse und Ergebnisse zu besprechen, und tragen auch dazu bei, eine bedeutungsvollere Beziehung aufzubauen, was letztendlich zu besseren Arbeitsbeziehungen führt.

• Ihre Remote-Arbeitskultur bewusst gestalten: Remote-Arbeit wird nicht die Arbeit im Büro widerspiegeln. Wenn Mitarbeiter zu Hause sind, können sie jederzeit auf ihre Arbeit zugreifen. Ein Verständnis dafür, dass die eigenen Arbeitszeiten möglicherweise nicht die gleichen sind wie ihre, kann hilfreich sein, aber es kann auch dazu beitragen, grundlegende Erwartungen festzulegen. Studien zeigen beispielsweise, dass die Spitzenproduktivitätszeiten zwischen 10:30 Uhr und 15:00 Uhr liegen. Daher könnte es für Mitarbeiter und Führungskräfte von Vorteil sein, diese Zeiten als verpflichtende Online-Zeiten festzulegen und davor und danach flexible Arbeitszeiten zu gewähren, um der für die meisten Arbeitnehmer unscharfen Grenze zwischen Arbeit und Privatleben Rechnung zu tragen.

3. Sicherstellen, dass die richtige Technologie vorhanden ist

Überprüfen Sie die bestehenden Technologielösungen des Unternehmens, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit auch außerhalb des Büros effizient, sicher und problemlos erledigen können. Beginnen Sie, indem Sie Fragen stellen:

• Verfügen die Teammitglieder über die notwendigen Computer und Geräte, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen und mit ihren Teams und Kunden zu kommunizieren?

• Haben die Mitarbeiter zuverlässigen und sicheren Internetzugang?

• Können Sie einfach und sicher auf die internen Informationen zugreifen, die Sie benötigen, und die Kernanwendungen, auf die Sie angewiesen sind, von überall aus nutzen?

• Sind die Informationen, über die sie verfügen, auf dem neuesten Stand, unabhängig davon, von wo aus sie arbeiten?

• Verfügen wir als Unternehmen über die nötige digitale Architektur, um eine dezentral arbeitende Belegschaft zu supporten?

4. Ihr digitales Vertrauen stärken

Menschen bringen ein unterschiedliches Maß an digitalem Vertrauen in Remote-Rollen mit. Bewerten Sie, wie souverän die Mitarbeiter im Umgang mit den spezifischen Anwendungen sind, die sie für ihre Arbeit benötigen, beispielsweise Videokonferenz-Tools. Bieten Sie Schulungen an, einschließlich Best Practices für Videokonferenzen, und erwägen Sie die Einführung einer Unternehmensrichtlinie zur „Video-on/Video-optional-Präferenz“, die Erwartungen für den Aufbau von Verbindungen festlegt.

5. Den Fokus auf die Verbesserung von Prozessen und die Messung von Ergebnissen legen

Wenn Ihr Team neu in der Remote-Arbeit ist oder seine alten Büroprozesse beibehalten hat, bietet Remote-Arbeit die Möglichkeit, Prozesse neu zu bewerten und zu optimieren. Dies umfasst die Neubewertung von Strategien zur Kundenbindung, um die Servicebereitstellung zu verbessern und die Betriebskosten in einer digitalen Umgebung zu senken.

Um Führungskräfte bei der Leitung eines Remote-Teams zu unterstützen, müssen Unternehmen, die bisher vor Ort gearbeitet haben, ihre Denkweise hinsichtlich der Arbeitsabläufe ändern. Ermutigen Sie das Team, sich darauf zu konzentrieren, was erreicht werden muss, und die Ausgabe nicht nach Arbeitsstunden, sondern nach der Qualität der abgeschlossenen Arbeit zu messen.

Verletzungen der Datensicherheit sind ein großes Anliegen für Sicherheitsverantwortliche und Chief Information Officers. Um sicherzustellen, dass Remote-Teams sicher bleiben, sollten Sie Ihren Fokus auf „Menschen, Technologie und Prozesse“ legen (gemäß den „Cybersecurity tactics for the coronavirus pandemic“ von McKinsey & Companys).

Verfolgen Sie einen Sicherheitsansatz, der den Menschen in den Mittelpunkt stellt

Phishing, Smishing, Vishing, Baiting … Die Liste der durch Social Engineering ausgeführten Cyberangriffstaktiken ist lang und beängstigend, vor allem weil die meisten auf menschliche Fehler abzielen. Diese Bedrohungskampagnen zielen auf anfällige Systeme und Personen ab, und da viele Menschen zum ersten Mal remote arbeiten, sind die Schwachstellen auf einem Allzeithoch. Sicherheitsteams müssen die Mitarbeiter über die erhöhte Bedrohung während einer Krise informieren und alle bisherigen Schulungen in Erinnerung rufen, um eine Ausnutzung zu verhindern.

Es ist für alle von Vorteil, einen offiziellen Ansatz für die Remote-Arbeit zu entwickeln und kontinuierliche Schulungen dazu durchzuführen. Er sollte Richtlinien zu den Erwartungen hinsichtlich der Datensicherheit, zum Passwortschutz und den Arbeitserwartungen enthalten.

Stellen Sie sicher, dass die Technologie der Mitarbeiter sicher ist

Es beginnt schon bei sicherem WLAN zu Hause: Auch etwas, das einfach erscheint, kann zu einem großen Problem werden. In einer Büroumgebung kann die IT-Abteilung die WLAN-Einstellungen kontrollieren, aber die Heimnetzwerke der Mitarbeiter verfügen möglicherweise nicht über ausreichende Schutzmaßnahmen, wodurch die Netzwerke des Unternehmens anfällig für Hackerangriffe werden. Erstellen Sie einen Plan, um den Mitarbeitern die notwendigen Geräte und die Unterstützung bereitzustellen, die sie benötigen, um Daten sicher zu halten.

Nutzen Sie Cloud-Sicherheitslösungen mit Cloud-Bereitstellung, damit Mitarbeiter auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen, und die Informationen selbst geschützt sind. Führende Cloud-Lösungen bieten sichere Rechenzentren, verschlüsselte Verbindungen während der Übertragung, integrierte Redundanz, Datenreplikation, Disaster-Recovery und sogar kontinuierliche Penetrationstests und Schwachstellenanalysen.

Wenn Sie mit einer neuen Homeoffice-Umgebung konfrontiert werden, können sich Mitarbeiter möglicherweise auf nicht genehmigte Schatten-IT-Lösungen stützen, um Produktivitätshindernisse zu umgehen. IT-Abteilungen müssen darauf vorbereitet sein, Mitarbeitern, die nach derartigen „Workarounds“ suchen, Überprüfungen, Unterstützung, Schutz und genehmigte alternative Lösungen bereitzustellen.

Auch wenn die Einführung von Multi-Faktor-Authentifizierung anfangs umständlich sein kann, zahlen sich die Sicherheitsvorteile definitiv aus. McKinsey and Company empfiehlt eine schrittweise Einführung, die Benutzer mit erweiterten Berechtigungen und solche, die mit kritischen Systemen arbeiten, priorisiert.

Für Mitarbeiter, die noch nie außerhalb des Unternehmens gearbeitet haben, kann die Anmeldung bei VPNs oder die Authentifizierung der erforderlichen Anmeldeinformationen eine Überforderung darstellen, die außerhalb ihrer „digitale Komfortzone“ liegt. Sie könnten in Betracht ziehen, die Kapazität des IT-Helpdesks zu erweitern, damit neue Remote-Mitarbeiter die Hilfe und Unterstützung erhalten, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen.

Eine starke Unternehmenskultur aufrechterhalten

Die Werte eines Unternehmens helfen dabei, die Art der ausgeführten Arbeit sowie die Art und Weise, wie sie erledigt wird, zu definieren. Da die Mitarbeiter remote verbunden sind, kann es für Teams schwieriger sein, die Stärke der Unternehmenskultur zu spüren. Damit Unternehmenswerte transparent und praktisch umsetzbar bleiben, müssen Unternehmen bestrebt sein, ein positives Mitarbeitererlebnis zu bieten, das wertgeschätzte Arbeit einbezieht und anerkennt.

Ein modernes Content-Management-System ist für die Verwaltung von Remote-Teams unerlässlich. Derartige Systeme bieten sicheren, kontextbezogenen Zugriff auf Informationen und unterstützen den Zugriff von überall und jederzeit sowie robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsrichtlinien. Diese Funktionen gewährleisten, dass Remote-Teams nicht nur reibungslos und sicher arbeiten können, sondern auch als Teil einer engagierten, vernetzten und produktiven Unternehmenskultur ihre Aufgaben erfüllen.