Modernes Cloud-Content-Management: Das Aufkommen von cloudfähigem ECM

Der Wechsel zum modernen Cloud-Content-Management

Schwachstellen von älteren ECM-Systemen erkennen

Organisationen, die bestehende ECM-Systeme beibehalten, kämpfen oft mit mehreren miteinander verbundenen Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit verstärken. Diese veralteten Plattformen verursachen erhebliche betriebliche Reibungen, die weit über die IT-Abteilungen hinausgehen.

Einschränkungen durch veraltete Infrastruktur: Viele traditionelle ECM-Plattformen behalten ihre ursprüngliche monolithische Architektur aus den frühen 2000er-Jahren bei. Dieses Design führt zu Engpässen in der Funktionalität, macht die Integration mit modernen Geschäftssystemen komplex und teuer und erfordert selbst für grundlegende Anpassungen lange Entwicklungszyklen.

Lücken in der Cloud-Bereitschaft: Zwar bieten einige ältere Anbieter inzwischen Cloud-Optionen an, aber diese Lösungen haben oft nicht die volle Funktionalität und Leistung echter cloudnativer Architekturen. Unternehmen benötigen Content-Management, das jederzeit und überall Zugriff bietet und gleichzeitig die Sicherheits- und Compliance-Standards des Unternehmens erfüllt.

Informationsflut: Trotz der Versprechen eines einheitlichen Inhaltsspeichers werden Unternehmensinhalte laut Forrester im Durchschnitt auf 21 Systemen gespeichert. Diese Fragmentierung macht es nahezu unmöglich, umfassende Erkenntnisse aus Unternehmensdaten zu gewinnen oder effiziente, automatisierte Arbeitsabläufe über Abteilungen hinweg zu erstellen.

Begrenzte Innovationskapazität: Ältere Anbieter konzentrieren ihre Ressourcen oft auf die Wartung der veralteten Infrastruktur, anstatt neue Fähigkeiten zu entwickeln. Dadurch haben Unternehmen keinen Zugriff auf transformative Technologien wie KI-gestützte Inhaltsintelligenz, fortschrittliche Automatisierung und moderne Integrations-Frameworks.

Die Entwicklung der Content-Services

Modernes Cloud-Content-Management stellt einen grundlegenden Wandel von der traditionellen Dokumentenspeicherung hin zu intelligenten Content-Services dar. Diese Entwicklung ist ein Zeugnis dessen, dass ein effektives Content-Management über die einfache Speicherung und Abfrage hinausgehen und den gesamten Lebenszyklus von Inhalten umfassen muss sowie die Nutzung der neuesten Technologien ermöglichen sollte.

Die Organisationen von heute benötigen Plattformen, die automatisch Erkenntnisse aus unstrukturierten Daten extrahieren, Inhalte intelligent durch Geschäftsprozesse leiten und sich nahtlos in vorhandene Unternehmensanwendungen integrieren. Das Ziel ist es, passive Dokumentenablagen in aktive Business-Intelligence-Plattformen umzuwandeln, die die betriebliche Effizienz und strategische Entscheidungsfindung fördern.

Wichtige Funktionen des modernen Cloud-Content-Managements

Informationszugriff und Skalierbarkeit

Cloudnative Content-Management-Plattformen bieten unbegrenzte Skalierbarkeit, die sich in Echtzeit an die Bedürfnisse der Organisation anpasst. Diese elastische Architektur ermöglicht es Organisationen, die Verarbeitungsleistung in Spitzenzeiten zu skalieren – wie etwa Universitäten während der Bewerbungsphasen – und gleichzeitig den Ressourcenverbrauch in ruhigeren Zeiten zu reduzieren.

Die Cloud-Architektur ermöglicht zudem eine kontrollierbare Gesamtbetriebskostenstruktur durch vorhersehbare Betriebsausgaben und vereinfachtes Ressourcenmanagement. Unternehmen profitieren von Microservices-Architekturen, die modulare Skalierung und Positionierung ermöglichen, um neue cloudnative Dienste zu nutzen, sobald sie verfügbar sind.

KI-gestützte Inhaltsintelligenz

Moderne Plattformen können durch fortschrittliche Verarbeitungsfunktionen unstrukturierte Daten in KI-bereite Inhalte umwandeln. Diese Systeme extrahieren automatisch Metadaten, klassifizieren Dokumente und stellen kontextuelle Beziehungen zwischen unterschiedlichen Inhaltsquellen her.

Zu den Content-Intelligence-Funktionen gehören:

• Datenkuratierung: Konvertierung von Inhalten aus über 600 Dateiformaten in strukturierte, KI-bereite Daten
• Kontextanreicherung: Verknüpfung unstrukturierter Daten mit relevanten Kontextinformationen zur Verbesserung der Durchsuchbarkeit und der Einblicke
• KI-gestützte Suche: Bereitstellung einer einheitlichen Informationsentdeckung über mehrere Repositorys und Geschäftssysteme hinweg
• Überprüfungsfunktionen: Ermöglichen es Benutzern, KI-generierte Antworten zu Quelldokumenten zurückzuverfolgen, um deren Korrektheit zu überprüfen

Content Federation

Anstatt komplexe Migrationen zu erfordern, vereinheitlicht modernes Cloud-Content-Management das Zugreifen auf vorhandene Repositorys. Content Federation schafft sichere Verbindungen zwischen aktuellen Systemen – einschließlich Lösungen wie Hyland OnBase, Microsoft SharePoint, Salesforce und Workday –, und das ohne kostspielige Datenmigrationsprojekte.

Dieser Ansatz gewährleistet die Einhaltung von Governance- und Compliance-Standards und ermöglicht gleichzeitig die zentrale Verwaltung und Orchestrierung von Unternehmensinhalten, unabhängig von ihrem physischen Standort.

Automatisierte Geschäftsprozesse

Intelligente Automatisierung geht weit über das herkömmliche Workflow-Routing hinaus. Moderne Plattformen bieten:

• Intelligente Dokumentenverarbeitung: KI-gestützte Erfassung, Trennung und Klassifizierung von Dokumenten mit präziser Datenextraktion
• Prozessorchestrierung: Automatisiertes Routing von Inhalten zu geeigneten Workflows, Systemen und Personal
• Agentische Prozessautomatisierung: KI-Agenten, die komplexe Aufgaben autonom ausführen und sich ohne vorgegebenes Scripting an sich ändernde Bedingungen anpassen

> Mehr erfahren | Verwenden Sie KI, um das Content-Management neu zu definieren

Cloud-native Sicherheit und Compliance

Moderne Cloud-Content-Management-Plattformen bieten Sicherheit auf Unternehmensniveau mit Funktionen wie End-to-End-Verschlüsselung, Disaster-Recovery und Geo-Redundanz. Diese Plattformen bieten in der Regel eine Betriebszeit von 99,99 % und erfüllen gleichzeitig die strengen gesetzlichen Anforderungen der verschiedenen Branchen.

Innovation durch Lösungsentwicklung

Intuitive Low-Code-Entwicklungstools ermöglichen die schnelle Erstellung geschäftsspezifischer Anwendungen ohne umfassende technische Fachkenntnisse. Diese Funktionen unterstützen visuelle Designschnittstellen, kollaborative Entwicklungsumgebungen und iterative Verfeinerungsprozesse, die Innovationszyklen beschleunigen.

Roadmap für modernes Cloud-Content-Management

1. Stellen Sie sich neue Möglichkeiten vor

Stellen Sie sich zunächst vor, was möglich ist, wenn die Einschränkungen des Content-Managements aufgehoben werden. Moderne Plattformen ermöglichen es Unternehmen, strategisch darüber nachzudenken, wie Inhalte die digitale Transformation vorantreiben können, anstatt einfach nur Dokumente zu speichern.

Erstellen Sie umfassende Wunschlisten von Lösungen, die Mitarbeitern, Partnern und Kunden zugutekommen könnten. Überlegen Sie, wie KI-gestützte Einblicke, automatisierte Workflows und nahtlose Integrationen die aktuellen Geschäftsprozesse transformieren könnten.

2. Bewerten Sie die Kernanforderungen

Identifizieren Sie die wesentlichen Funktionen in vier Schlüsselbereichen:

1. Zugriff auf Informationen
2. Content-Intelligence
3. Intelligente Automatisierung
4. Schnelle Lösungsentwicklung

Verschiedene Anbieter zeichnen sich in unterschiedlichen Bereichen aus, daher ist es wichtig, die konkreten Anforderungen der Organisation zu verstehen, um die Plattformauswahl zu erleichtern.

3. Recherchieren und Validieren

Nutzen Sie Modernisierungsfallstudien, Peer Reviews und Analystenberichte, um Implementierungen aus der Praxis zu verstehen. Organisationen sollten die Fähigkeiten der Anbieter, die Kundenzufriedenheit und die langfristigen Plattform-Roadmaps gründlich recherchieren.

4. Testen und Validieren

Moderne Content-Management-Anbieter sollten die Agilität ihrer Plattform durch Proof-of-Concept-Projekte oder Pilotimplementierungen demonstrieren. Diese Testmöglichkeiten ermöglichen es Organisationen, die Behauptungen von Anbietern über schnelle Entwicklungszyklen und die Effektivität von Lösungen zu überprüfen.

5. Souverän ausführen

Der technologische Fortschritt beschleunigt sich ständig, und das Volumen der Inhalte wächst exponentiell. Jeder Tag, der mit der Pflege von bestehenden Systemen verbracht wird, verschafft der Konkurrenz Vorteile bei Effizienz, Innovation und Kundenerfahrung.

Vorteile der Modernisierung mit Hyland 

Hyland Content Innovation Cloud™ ist ein Beispiel für modernes Cloud-Content-Management, da es bestehende Systeme mit KI-gestützten Funktionen verbindet. Anstatt einen umfassenden Austausch der Plattform zu erfordern, ermöglicht die Content Innovation Cloud eine schrittweise Transformation bei gleichzeitiger Beibehaltung bestehender Investitionen.

Die Plattform unterstützt hybride und Multi-Cloud-Umgebungen, sodass Organisationen Lösungen in der Cloud von Hyland, privaten Clouds oder On-Premise-Infrastruktur bereitstellen können. Diese Flexibilität stellt sicher, dass die Modernisierung mit bestehenden IT-Strategien und Compliance-Anforderungen in Einklang steht.

Der föderierte Ansatz der Content Innovation Cloud vereinheitlicht das Zugreifen auf und die Verwaltung von Inhalten über Unternehmensrepositorys hinweg, ohne dass komplexe Migrationen erforderlich sind. Die Plattform bereichert föderierte Inhalte mit Metadaten, Kontext und Beziehungen und schafft so KI-fähige Grundlagen für die Automatisierung und Erkenntnisgewinnung.

Organisationen, die die Content Innovation Cloud verwenden, können:

Vereinheitlichen Sie Content-Lösungen in On-Premise- und Cloud-Umgebungen, während Sie die zentrale Governance beibehalten

• Liefern Sie moderne Benutzererlebnisse, die die Akzeptanzraten und die Produktivität steigern
• Automatisieren Sie inhaltszentrierte Prozesse mit intelligenten Orchestrierungsfunktionen
• Integrieren Sie Intelligenz in alltägliche Arbeitsabläufe, um die Entscheidungsfindung zu verbessern
• Erzielen Sie einen größeren Innovationswert aus Software-Investitionen, die über die grundlegende Wartung hinausgehen