Liberty Mutual Insurance
Globaler Versicherer spart mit Unterstützung von Hyland über fünf Jahre 21 Mio. US-Dollar ein.
Liberty Mutual setzt auf eine papierlose Zukunft mit Alfresco Content Services auf AWS
Liberty Mutual Insurance formierte seinen Geschäftsbereich Global Specialty im Jahr 2012, um das Wachstum in 18 Märkten weltweit zu fördern. Von Anfang an bestand das Ziel darin, das Geschäft weniger papierlastig zu gestalten.
„Wir wollten globale Produktivitätsteams schaffen, die zusammenarbeiten und unsere Größenvorteile digital nutzen können“, meint Senior Vice President und CIO von Global Specialty.
Zu dieser Zeit nutzte das Unternehmen mehrere unterschiedliche Dokumenten-Management-Systeme, die voneinander isoliert waren und auf langsamer, veralteter Technologie basierten. Darüber hinaus wurden Dateien nur in US-Rechenzentren gespeichert, was den Zugriff für eine weltweit verteilte Nutzerbasis weiter verzögerte.
Content-Management in der Cloud
Die Vision des SVP und CIO war eine moderne, cloudbasierte Lösung, die papierlose Abläufe auf der ganzen Welt ermöglichen würde.
„Unser Ziel war es, globale Dokumentenmanagementfunktionen bereitzustellen, die lokal nutzbar sind, egal, ob sich die Benutzer im asiatisch-pazifischen Raum, in Europa, Nordamerika oder Lateinamerika befinden“, so die Führungskraft.
Das Team betrachtete die Initiative auch als Chance, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu vereinfachen und mittels automatisiertem Build und Deployment schneller Lösungen bereitstellen zu können.
Alfresco war die einzige ECM-Lösung, die unsere Anforderungen an cloudbasierte Funktionen absolut erfüllt hat.
– Senior Vice President und CIO, Global Specialty
Alfresco-Plattform auf Amazon Web Services
Global Specialty ging mit Alfresco Content Services und Alfresco Governance Services auf Amazon Web Services (AWS) live. Die Lösung bietet elektronische Aktenverwaltungs- und Records-Management-Funktionen, die sich nahtlos in die zentralen Versicherungs-Anwendungen des Unternehmens einfügen.
Laut SVP und CIO war die Alfresco-Plattform von Hyland die einzige ECM-Lösung, die „unseren Bedarf an Cloud-nativen Funktionen absolut erfüllte“. Zu den weiteren Vorteilen gehören die günstige Umweltbilanz der Plattform, die Unterstützung von REST-APIs und CMIS, starke Kundenreferenzen und ein unternehmenstaugliches Open Source-Modell , das „sicherstellt, dass wir die Aufmerksamkeit bekommen, die wir als Fortune 75-Unternehmen brauchen."
„Ein absoluter Hit“ bei Endanwendern
Global Specialty hat die Alfresco-Plattform für Underwriter und Schadenmanager für mehrere Niederlassungen und Produktlinien eingeführt. Der SVP und CIO bezeichnet das Nutzerfeedback als „extrem positiv“. Die Mitarbeiter verwenden weiterhin vertraute Front-End-Anwendungen, während Alfresco im Hintergrund arbeitet – es automatisiert alles vom Dokumentenabruf bis zur Aktenverwaltung.
Das Unternehmen hat AWS-Umgebungen im asiatisch-pazifischen Raum, in Europa und dem Vereinigten Königreich eingerichtet, sodass internationale Nutzer schneller auf Dokumente zugreifen und sie schneller teilen können.
„Die Lösung hat jedes einzelne unserer Leistungsprobleme beseitigt“, sagte der Geschäftsführer. „Unsere Underwriter und Schadenmanager können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, die Technologie bleibt im Hintergrund.“
Einsparungen in Höhe von 21 Mio. US-Dollar
Alfresco Content Services hat Global Specialty geholfen, den laufenden Betrieb zu digitalisieren. Der Gewinn ist enorm. Das Unternehmen erwartet innerhalb von fünf Jahren Einsparungen von 21 Mio. US-Dollar, dank einer massiven Senkung der Papier-, Druck- und Lagerkosten für Dokumente.
Das IT-Team arbeitete eng mit Geschäftsanwendern zusammen, um eine Lösung zu entwickeln, „bei der Papier kein Teil des Prozesses war“, so der SVP und CIO.
Ein starker Fokus auf Benutzerschulung und ein schneller Dokumentenzugriff haben die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändert. Da die Benutzer benötigte Informationen stets zur Hand haben, fühlen sie sich nicht gezwungen, Dokumente auszudrucken. Das Unternehmen kann so seine großen Archive stilllegen.
„Ein Rettungsring“ für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Der SVP und CIO unterstreicht auch die Vorteile des Einsatzes von Alfresco Governance Services, um die Einhaltung von Vorschriften zu Datenschutz und Vorratsdatenspeicherung weltweit zu optimieren. Global Security kann Aktenverwaltungs-Richtlinien jetzt konsequent auf eine „Single Source of Truth" anwenden, die in einer sicheren AWS-Umgebung gehostet ist.
„Jetzt, da Verordnungen wie zum Beispiel die DSGVO in Kraft treten, war das ein absoluter Rettungsring für uns“, betont sie.
Die SVP und CIO empfiehlt Unternehmen die Einführung cloudbasierter Content Services, um mehr Zeit für die interne Ausbildung und Anpassung zu gewinnen. Besonders mit den Datenschutz- und Compliance-Teams waren mehrere Meetings notwendig, um diese mit der Idee vertraut zu machen, Kundendaten in einer Produktionsanwendung in der Cloud vorzuhalten.
Bereitstellung in nur 30 Minuten
Global Specialty hat die cloudspezifischen Funktionen von Alfresco genutzt, um die Markteinführung zu beschleunigen und den Wert der Lösung unternehmensweit zu maximieren. Das Unternehmen kann eine voll funktionsfähige Alfresco-Umgebung auf AWS in nur 30 Minuten bereitstellen, indem es Infrastruktur als Code-Automatisierung und Pipelines für Continuous Integration and Continuous Delivery (CI/CD) nutzt.
„Wir brauchen nur wenige Minuten, um etwas zu erstellen, was womöglich Wochen, wenn nicht Monate gedauert hätte“, so der SVP und CIO. „Außerdem können wir die Deployment-Pläne wiederverwenden, die wir erstellt haben, um neue Alfresco-Umgebungen in anderen Teilen von Global Specialty oder bei Liberty Mutual insgesamt bereitzustellen.“
300 Millionen Dokumente
Nach einer erfolgreichen dreijährigen Zusammenarbeit ist Alfresco für Global Specialty zum bevorzugten ECM-Anbieter geworden. Das Team wird Alfresco-Funktionen auch auf andere Bereiche der Underwriting- und Schadenmanagement-Organisationen ausweiten. Längerfristig ist die Nutzung der Alfresco-Plattform zum Verwalten aller Geschäftsunterlagen geplant.
Nachdem weitere Liberty Mutual-Sparten – darunter U.S. Consumer Markets and Commercial Insurance – den Nutzen erkannt haben, den Global Specialty mit cloudbasiertem ECM erzielt, haben sie sich ebenfalls auf Alfresco standardisiert. Der SVP und CIO prognostizierte, dass Liberty Mutual in Kürze 300 Millionen Dokumente in Alfresco auf AWS verwalten würde.
„Das sollte die Frage, ob dies eine skalierbare Lösung ist, umfassend beantworten“, sagt sie schmunzelnd.