Was ist intelligente Datenerfassung?

Unter intelligenter Erfassung versteht man das Identifizieren und Extrahieren wichtiger Informationen aus eingehenden Papier- und elektronischen Dokumenten ohne umfassende Anleitung durch den Benutzer. In Kombination mit Content-Management- oder Geschäftsprozessautomatisierungssoftware können Unternehmen die extrahierten Daten für die digitale Weiterleitung und Zustellung relevanter Dokumente verwenden.

Durch intelligente Erfassung können Unternehmen zahlreiche Herausforderungen bewältigen, die durch die manuelle Dateneingabe entstehen, und profitieren beispielsweise von den folgenden Vorteilen:

• Geringerer Overhead und höhere Effizienz: Durch die intelligente Erfassung werden Personalressourcen, die früher für die manuelle Dateneingabe und -verarbeitung eingesetzt wurden, für andere wichtige Geschäftsaufgaben frei.

• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen externen Mitarbeitenden: Die intelligente Erfassung reduziert die Abhängigkeit Ihres Unternehmens von einem gemeinsamen Standort und gemeinsamen Arbeitszeiten erheblich, indem sie eine dynamische Interaktion zwischen geografisch weit entfernten Mitarbeitenden ermöglicht.

• Verbesserte Sicherheit: Die intelligente Erfassung stellt sicher, dass Inhalte zum frühestmöglichen Zeitpunkt in die richtigen Verzeichnisse weitergeleitet werden, und garantiert, dass nur Personen, die Zugriff auf diese Inhalte haben, darauf zugreifen können. Außerdem ermöglicht sie eine einheitlichere und schnellere Anwendung von Sicherheitsverfahren auf alle eingehenden Inhalte und schützt so vor kostspieligen Datenverlusten und Sicherheitsverletzungen.

• Vereinfachte Compliance: Die intelligente Erfassung verknüpft Inhalte mit einem Prüfpfad, der die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt und eine präzise Aufbewahrung von Datensätzen und anderen sensiblen Daten gewährleistet.

Brainware von Hyland bietet zahlreiche intelligente Erfassungsprodukte, sowohl mit als auch ohne Vorlagen.

Diese Produkte können ein Dokument lesen und klassifizieren und dann mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR), intelligenter Zeichenerkennung, optischer Markierungserkennung und Barcode-Erkennung automatisch wichtige Informationen direkt von der Seite erfassen, wobei maschinengedruckter und handgedruckter Text extrahiert werden kann. Nach der Erfassung werden die extrahierten Daten validiert, bevor die Inhalte mit Ihren anderen Systemen geteilt werden.

Brainware Intelligent Capture Lösungen verfügen über eingebaute Extraktionsregeln, sodass die Engine weiß, wie sie bestimmte Informationen in bestimmten Dokumenten finden kann.

Jede Hyland-Lösung kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, sodass Sie individuelle Regeln oder Aktionen für die Daten oder Dokumente hinzufügen können, die am besten zu Ihren Prozessen passen. Darüber hinaus bietet Hyland Ihnen Tools zum einfachen Erstellen von Vorlagen für jedes verarbeitete Dokument, wenn intelligente Erfassungslösungen nicht passen.

Das bietet die volle Kontrolle darüber, wo Daten gefunden werden, was extrahiert wird und wie jedes Datenelement in die von Ihnen verwendeten Formate übersetzt wird.

Darüber hinaus kann dieselbe Plattform zur Verwaltung dieser Inhalte, der zugehörigen Prozesse und aller damit verbundenen Daten verwendet werden, um eine durchgängige Verarbeitung Ihrer Inhalte zu ermöglichen.