Wie unterstützt OnBase Sie bei Ihren DSGVO-Compliance-Zielen?

Organisationen können die OnBase Enterprise-Information-Plattform nutzen, um Lösungen zur Unterstützung ihrer DSGVO-Compliance-Initiativen zu erstellen. Eine Vielzahl an gebrauchsfertigen Funktionalitäten, flexiblen Konfigurationsoptionen und integrierten Sicherheitskontrollen bieten die Agilität, die Organisationen zur Navigation durch die sich stets verändernde Datenschutz-Landschaft benötigen.

OnBase unterstützt Organisationen bei ihren DSGVO-Compliance-Initiativen, wie z. B.:

1. Sicherheit und Datenschutz: Die DSGVO verlangt von Unternehmen, angemessene Maßnahmen zum Schutz von sensiblen und personenbezogenen Daten zu ergreifen. Die OnBase-Plattform ist absichtlich mit hoher Sicherheit ausgestattet. Diese Sicherheit besteht von der Entwicklung bis zum Support nach der Veröffentlichung einer neuen Version und darüber hinaus, dank eines engagierten Sicherheitsteams, das stets die Sicherheitsprotokolle von Anwendungen verstärkt und optimiert. Mittels starker Verschlüsselung stellen unsere Sicherheitsmaßnahmen sicher, dass kritische Informationen, wie personenbezogene Daten und Dokumente, in jeder Phase (Speicherung, Übertragung zwischen Servern, Verarbeitung) geschützt sind. Integrierte Funktionen, wie strikte Kennwort-Richtlinien und eine detaillierte Rechteverwaltung, bieten Kontrolle darüber, wer genau Zugang zu Informationen hat und wozu diese verwendet werden dürfen.
2. Recht auf Löschung und Records-Management: Organisationen können OnBase zur Wahrung individueller Datenschutzrechte nutzen, indem sie Informationen sicher speichern, schützen und allenfalls löschen. Dies unterstützt die Datenschutz-Verfügungen in der DSGVO, wie zum Beispiel das Recht einer natürlichen Person, ihre Daten löschen zu lassen („Recht auf Vergessenwerden“). Mittels vordefinierter Regeln kann OnBase den Records-Management-Prozess voll automatisieren, von der Erstellung des Dokuments, der Deklaration als Record (Aufzeichnung) bis zur endgültigen Entsorgung/Löschung. Die Optimierung der Aufbewahrung und Zerstörung von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, setzt Unternehmensrichtlinien durch und minimiert oder eliminiert gleichzeitig Strafen im Zusammenhang mit der Ansammlung abgelaufener Datensätze. Organisationen können die Aufbewahrungsdauer anhand behördlicher Auflagen bestimmen oder automatisch die Entsorgung/Löschung aufgrund eines bestimmten Ereignisses oder einer bestimmten Anfrage auslösen.
3. Optimierung der mit Compliance verbundenen Prozesse: Mit konfigurierbarer Workflow-Automatisierung und Case-Management-Funktionalitäten können Sie die mit DSGVO-Compliance verbundenen Prozesse verbessern. Diese Prozesse beinhalten die Nachverfolgung von Informationen über archivierte Dokumente, die Erinnerung an anstehende Audits, die Verarbeitung der Einholung von Einwilligungen und der Umsetzung des „Rechts auf Vergessenwerden“ sowie die Benachrichtigung der zuständigen Parteien bei Sicherheitslücken oder Datenverlust. Organisationen können Lösungen erstellen, um die Registrierung von Kontrollen, Audits, Resultaten, Abweichungen und korrigierenden Maßnahmen nachzuverfolgen. Ein Bericht-Dashboard gibt Einblick in diese Bereiche, um sie stetig zu optimieren. OnBase unterstützt weiter Organisationen bei der Verwaltung von internen Richtlinien und Verfahren entsprechend der DSGVO-Anforderungen. Mit der automatischen Distribution von Richtlinien, digitaler Bestätigung von Empfängern und Berichten über Lesebestätigungen und Säumigkeiten, stellen Organisationen sicher, dass ihre Mitarbeiter für die neuesten Datenschutzstandards vorbereitet sind.
4. Datenmanagement und Auffindbarkeit: Die DSGVO erwartet von Organisationen eine sichere und effiziente Verwaltung von sensiblen und personenbezogenen Daten – und die Fähigkeit, spezifische Daten auf Anfrage für ein Gesuch bereitzustellen, wird eine wichtige Komponente sein. OnBase ermöglicht Organisationen, ihre Inhalte mit zugehörigen Metadaten zu markieren. Informationen können mit dem Dokument gespeichert und dynamisch mit allen zugehörigen Inhalten verlinkt werden – somit können Benutzer schnell alle Informationen für einen bestimmten Kunden, Fall, Vorfall oder Antrag finden.
5. Vorbereitung für Audits und Berichterstattung: Um die Organisationen bei der DSGVO-Compliance und der Vorbereitung für Audits zu unterstützen, protokolliert OnBase jeden Zugriff, jede Ansicht, Bearbeitung oder sonstige Änderung eines Benutzers in einem Dokument oder einem Datensatz. Autorisierte Führungskräfte und Manager haben die Möglichkeit, Audit-Protokolle zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass jeder, der Zugriff auf personenbezogene Daten hat, die Standards der Organisation oder der Branche befolgt. Audit-Informationen können sogar für externe Auditoren über eine sichere Website zugänglich gemacht werden. So werden teure Strafen vermieden, Audits optimiert und Unternehmens- und Branchen-Compliance-Maßnahmen unterstützt.

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