Verwalten, Erfüllen und Regulieren von Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen mit Workflow-Automatisierung
Die effiziente und zeitnahe Beantwortung der Anfragen von Bürgern nach öffentlichen Aufzeichnungen ist für Regierungsbehörden eine ständige Herausforderung.
Der Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen ist ein Eckpfeiler einer offenen, transparenten Regierung.
Die manuelle Bearbeitung von Papieranfragen und die Erstellung von Antwortkorrespondenzen ist jedoch nicht nur zeitaufwändig und chaotisch, sondern kann auch zu Frustration führen, wenn Antworten verzögert oder unvollständig sind.
Sobald Anfragen eingegangen sind, wird das Verfolgen und Verteilen zu einer Herausforderung, da lange E-Mail-Ketten überprüft, Telefonanrufe getätigt und Dokumente gesucht werden müssen.
Bei Tracking-Systemen handelt es sich in der Regel lediglich um Tabellenkalkulationen, die eine manuelle Dateneingabe erfordern und außerdem die Zeit des Personals in Anspruch nehmen.
Mit der Public Records Request Management-Lösung von Hyland können Sie den Prozess der Antragseinreichung und -erfüllung vereinfachen und automatisieren.
Von Online-Anforderungsfunktionen und umfassenden Datensatzsuchen bis hin zur digitalen Zustellung verbessert Hyland den Prozess von Anfang bis Ende.
Vereinfachen und automatisieren Sie den Prozess der Anforderungsverwaltung
Staats- und Kommunalverwaltungsbeamte verspüren mehr denn je einen erhöhten Druck, einfachen Zugang zu öffentlichen Aufzeichnungen zu ermöglichen, und sehen sich mit der Erfüllung von Anfragen konfrontiert.
Die Content-Services-Plattform von Hyland vereinfacht den Anfrageprozess durch die Bereitstellung einer webbasierten Anfrageübermittlung
Zu den Schlüsselfunktionen gehören:
- Vereinfachung und Automatisierung des Anfrageverwaltungsprozesses
- Ermöglichung einer umfassenden Suche zur Erfüllung von Anfragen
- Ermöglichung des Teilens für Benutzer, während die Kontrolle behalten wird
- Verbesserung der Prozesstransparenz für ein besseres Kundenerlebnis
Unabhängig davon, ob sie online oder auf andere Weise eingereicht werden, gelangen alle Anfragen in einen Workflow und werden automatisch zur Prüfung, Zuweisung und Erfüllung an die richtige Abteilung weitergeleitet.
Nach dem Abruf der angeforderten Datensätze stellt die Plattform Dokumente zusammen und legt sie zum Abruf in einem zentralen Online-Portal ab. Dies beschleunigt die Abwicklungszeiten, bietet einen bequemen Zugang und spart wertvolle Personalzeit – und das alles bei gleichzeitiger Einhaltung Ihrer gesetzlichen Verpflichtungen.
Und weil Sie auf Papier verzichten, verfolgt die Content-Services-Lösung Anfragen automatisch, ohne dass eine zusätzliche manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Dadurch bleibt den Mitarbeitern Zeit, sich auf die Erledigung weiterer Anfragen und anderer Aufgaben zu konzentrieren.
Ermöglichen Sie eine umfassende Suche zur Auftragserfüllung
Mit der Content-Services-Plattform von Hyland als Datenspeicher können Sie auch die Suche kontinuierlich verbessern.
Hyland bietet eine Reihe von Suchtools zur Identifizierung potenzieller Datensätze, die zur Bearbeitung von Anfragen erforderlich sind.
Mit der Stichwort- und Volltextsuche können Sie Dokumente einfach finden, unabhängig davon, ob Sie den Titel oder das Datum der Dokumente kennen.
Durch die Verbesserung Ihrer Fähigkeit, Aufzeichnungen zu finden, trägt Hyland dazu bei, dass Sie jede Anfrage so vollständig wie möglich erfüllen. Darüber hinaus schützen Sie mit Schwärzungstools alle sensiblen oder vertraulichen Daten in Dokumenten, bevor Sie die Anfrage übermitteln.
Die Unternehmenssuchsoftware von Hyland hilft dabei, die Herausforderung zu meistern, Datensätze aus mehreren unterschiedlichen Repositorys abzurufen.
Die Unternehmenssuche bietet eine einzige, zentrale und elektronische Möglichkeit, alle Ihre Inhalte zu durchsuchen, z. B.:
- E-Mail-Systeme
- Netzwerkfreigaben
- Intranets
- Datenbanken
- SharePoint
Ermöglichen Sie Benutzern das Teilen und behalten Sie gleichzeitig die Kontrolle
Die Zusammenarbeit und Beratung mit anderen Behörden oder Organisationen ist ein wichtiger Bestandteil des Regierungsalltags.
ShareBase von Hyland ist ein EFSS-Produkt (Enterprise File Sync and Share), das sicheres, cloudbasiertes Teilen innerhalb und außerhalb Ihrer Agentur und gleichzeitig eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht.
Teilen Sie Dateien sicher und zuverlässig und kontrollieren Sie gleichzeitig Ansichten, Downloads und Änderungen an den freigegebenen Dateien.
Auf diese Weise behält Ihre Agentur immer das Eigentum und die Kontrolle über das, was sie teilt. Mit ShareBase können Sie außerdem Antworten, einschließlich Dokumente, Bilder, Audio- und Videodateien – sowohl groß als auch klein – problemlos teilen und haben eine vollständige Nachvollziehbarkeit darüber, wann diese Dateien gesendet und angezeigt wurden.
Die Public Records Request Management-Lösung von Hyland vereinfacht die Einreichung und Erfüllung von Anfragen. Von Online-Anforderungsfunktionen und umfassenden Datensatzsuchen bis hin zur digitalen Zustellung verbessert Hyland den Prozess von Anfang bis Ende.
Verbesserung der Prozesstransparenz für ein besseres Kundenerlebnis
Die Erfüllung von Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen ist eine wichtige rechtliche Verantwortung für staatliche und lokale Regierungsbehörden. Daher ist die Fähigkeit, die Erfüllung von Anfragen zu verfolgen und darüber Bericht zu erstatten, von entscheidender Bedeutung.
Die Content-Services-Lösung von Hyland mit Workflow-Automatisierungstools trägt dazu bei, diese Compliance-Anforderungen zu erfüllen, indem sie die Aufgabenweiterleitung, -zeitplanung und -ausweitung verwaltet.
Mit der Workflow-Automatisierung können Sie Ihre Mitarbeiter über bevorstehende Fristen für Anfragen benachrichtigen, damit sie zuerst daran arbeiten können.
Darüber hinaus stellt Ihnen die Workflow-Automatisierung Berichts-Dashboards zur Verfügung, die Engpässe beschreiben und identifizieren und Ihnen gleichzeitig die Anzeige von Berichten zu jeder Anfrage ermöglichen.
Dashboards berichten über viele Bereiche – einschließlich offener Anfragen, Anfragetypen, zugewiesener Abteilungen und mehr – und ermöglichen so eine bessere Verwaltung von Aufgaben und eine bessere Sichtbarkeit von Engpässen, die die Erfüllung verlangsamen.
Mithilfe von Workflow-Automatisierungstools können Sie außerdem alle Informationen rund um eine Anfrage verfolgen und speichern, sodass Sie bei jedem Audit problemlos nachweisen können, dass Ihre Agentur Anfragen innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens abgeschlossen hat.
Unabhängig von den Herausforderungen bei Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen bietet die Content-Services-Plattform von Hyland eine breite Palette von Tools zur Verbesserung des gesamten Prozesses.
Darüber hinaus bietet sie die Transparenz und Geschwindigkeit, die Ihre Bürger bei der Bearbeitung von Anfragen und dem Empfang von Unterlagen erwarten.