Modernização de sistemas legados para a era digital

A modernização de sistemas legados é o processo essencial de atualização de software, infraestrutura e aplicativos obsoletos para atender às demandas de negócios atuais e futuras à medida que a tecnologia evolui.

O imperativo para a modernização de sistemas legados

• Os sistemas legados têm dificuldade em se adaptar rapidamente à dinâmica dos negócios modernos devido à sua arquitetura desatualizada e natureza proprietária.

• A modernização dos sistemas legados aprimora a funcionalidade e a eficiência, ao integrar dados históricos às tecnologias atuais.

Desafios e benefícios da modernização

• A manutenção de sistemas legados é cara, inibe a inovação, limita a integração com sistemas de negócios e cria silos de dados.

• Os sistemas mais antigos são propensos à falta de confiabilidade, vulnerabilidades de segurança e falta de escalabilidade, o que prejudica sua capacidade de atender às crescentes demandas e manter a conformidade.

• A modernização, especialmente com a mudança para infraestruturas nativas da nuvem, reduz o investimento de capital e os custos de manutenção, melhora a segurança e garante a adaptabilidade para o crescimento futuro.

Abordagens para a modernização

• Estratégias como encapsulamento, rehosting e federação geralmente introduzem novas complexidades, sobrecarga de desempenho e dependências sem resolver totalmente os problemas subjacentes.

• Uma abordagem mais eficaz envolve a utilização de soluções novas e nativas da nuvem que oferecem escalabilidade e desempenho aprimorados e a capacidade de aproveitar tecnologias de ponta, como IA e aprendizado de máquina.

Estado atual: sistemas legados versus modernos

À medida que as empresas exigem soluções cada vez mais ágeis e adaptáveis, os sistemas legados de gestão de conteúdo empresarial (ECM) tornaram-se rapidamente obsoletos. Na verdade, a Forrester descobriu que 76% dos líderes estão investindo em esforços de modernização para se afastar das ferramentas legadas, a fim de reduzir riscos, eliminar silos e melhorar a agilidade da TI.

Os sistemas legados de muitas organizações estão em operação há anos e desempenharam um papel crítico nas operações e no crescimento dos negócios. Embora possam ter cumprido bem seu propósito no passado, a pura verdade é que não podem mais. Esses sistemas nunca foram projetados para se adaptarem rapidamente às mudanças na dinâmica dos negócios, e tentar fazer com que sistemas antiquados realizem trabalhos modernos levará à redução da produtividade e a um sistema que cria mais obstáculos do que soluções.

Embora a transição para soluções mais modernas possa parecer monumental, as plataformas modernas de ECM simplificam enormemente a migração dos sistemas legados. Os ECMs líderes de hoje:

• Proporcionam ambientes e ferramentas sofisticados, como arquitetura nativa da nuvem, processamento inteligente e capacidades robustas de integração

• Aproveitam ao máximo as arquiteturas nativas da nuvem

• Obtêm novas percepções e eficiências com recursos de processamento inteligente

• Entregam conteúdo em contexto com integrações robustas com os principais sistemas de negócios

Com novas tecnologias como IA e infraestrutura pronta para a nuvem disponíveis, agora é o momento de considerar a modernização de sistemas legados. Vamos examinar algumas considerações ao avaliar o que vem a seguir.

Os sistemas de ECM legados dependem de tecnologia desatualizada e processos manuais. Suas funcionalidades deveriam ser simples: armazenar e indexar cópias digitais de registros da empresa para serem localizadas e recuperadas posteriormente, como parte de um processo de negócios ou em resposta a uma solicitação ad hoc.

Mas, atualmente, eles também ficam aquém em vários aspectos:

Desafio 1: Manutenção elevada

Sistemas legados costumam precisar de manutenção frequente. Isso requer recursos especializados de manutenção e aumento dos orçamentos de TI. Mesmo assim, a manutenção e as atualizações que esses sistemas recebem são frequentemente apenas fundamentais, cobrindo principalmente correções de bugs ou melhorias de compatibilidade — com inovação ou novos recursos limitados, se houver.

Desafio 2: Problemas de integração

Sistemas legados frequentemente dependem de interfaces proprietárias, formatos de dados ou protocolos de comunicação que são incompatíveis com os métodos de integração padrão de hoje, tornando difícil realizar a troca de dados com outros sistemas. Isso cria silos de dados e ineficiências, dificultando as comunicações, operações e esforços de modernização.

Desafio 3: Falta de confiabilidade do sistema

Os sistemas legados estão propensos a falhas e interrupções devido à manutenção inadequada de software, manutenção irregular e arquiteturas complexas ou obsoletas que são difíceis de manter e depurar. Isso deixa as empresas em risco de interrupções nas operações ou de violações de segurança.

Desafio 4: falta de escalabilidade

A escalabilidade torna-se um problema quando os sistemas legados não conseguem lidar com o aumento das demandas dos clientes, do crescimento do número de usuários, do volume e da complexidade dos dados. Isso geralmente ocorre devido a sistemas desatualizados que possuem arquiteturas rígidas que dificultam o dimensionamento horizontal ou vertical.

Desafio 5: incapacidade de adaptação a ameaças novas e mutáveis

Devido à sua arquitetura desatualizada e à falta de medidas de criptografia, os sistemas mais antigos geralmente possuem medidas de segurança inadequadas. Isso pode levar a violações de dados, vazamentos, ataques cibernéticos e interrupções de serviços, complicando a conformidade e minando a confiabilidade e a credibilidade de uma empresa.

Desafio 6: experiências ruins dos usuários

Pedir à sua equipe que persevere com interfaces desatualizadas dificulta a produção devido ao envelhecimento das soluções mal integradas e leva a taxas de adoção pouco úteis entre os usuários.

Desafio 7: Escassez de competências

À medida que os sistemas legados se tornam mais obsoletos e sistemas mais modernos tomam seu lugar, a demanda por conhecimento sobre os sistemas mais recentes aumenta, enquanto a necessidade de habilidades relacionadas aos sistemas legados diminui. Empresas que dependem de sistemas legados são cada vez mais incapazes de manter e adaptar esses sistemas para atender aos desafios atuais, pois pode ser difícil encontrar pessoas para manter, proteger e atualizar os recursos do sistema.

A modernização de sistemas legados pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente porque existem várias abordagens possíveis que dependem de uma variedade de fatores, como a complexidade e o tamanho do sistema legado, o orçamento disponível e as principais prioridades de negócios.

Algumas abordagens, embora mais simples e menos dispendiosas de executar, apresentam seu próprio conjunto de problemas.

Encapsulamento

Encapsulamento significa envolver sistemas existentes (ou seja, componentes ou funcionalidades legados) em uma arquitetura mais nova e modernizada — isso significa que apenas a camada de interface é alterada. A ideia é que, como novos dados e funções são aplicados por meio de uma API externa, todos os processos ainda são controlados por sistemas legados.

Essa é uma abordagem em fases para a modernização, mas o encapsulamento não resolve vários dos problemas que as empresas já enfrentam ao considerar a modernização de sistemas legados, especialmente os que envolvem dificuldades com manutenção, integração e upgrade.

O encapsulamento também apresenta desafios adicionais, um deles sendo a sobrecarga de desempenho. Isso realmente aumenta os recursos computacionais (como CPU, memória e largura de banda de rede) ou o tempo necessário para que um sistema ou aplicativo execute tarefas ou processos adicionais. Em vez de resolver complexidades operacionais, o encapsulamento as aumenta, pois as empresas precisam manter e gerenciar a camada de encapsulamento sobre o sistema legado.

As organizações também podem se tornar dependentes de fornecedores específicos ou tecnologias proprietárias para manter a camada de encapsulamento, limitando a flexibilidade e a escolha de fornecedores.

Rehosting e replatforming

Rehosting e replatforming são estratégias alternativas de modernização que as empresas podem considerar.

O rehosting envolve a transferência de aplicativos atuais do local para uma nuvem ou hardware diferente com alterações mínimas de código, chamadas de “lift and shift”. Isso transfere aplicativos e bancos de dados para a nuvem e os ajusta para que funcionem na nova configuração.

O replatforming tem uma abordagem semelhante, com uma etapa adicional conhecida como “tinkering” (fazendo pequenos ajustes como atualizar configurações, ajustar definições ou otimizar o código para melhor desempenho).

Existem desvantagens em ambas as abordagens. O rehosting não resolve problemas subjacentes e ineficiências na arquitetura de aplicativos. Ao simplesmente migrar aplicativos para um novo ambiente, os sistemas ainda podem continuar a apresentar limitações anteriores, como gargalos de desempenho, escalabilidade inflexível e desafios de manutenção.

Substituição

Muitas empresas percebem que seu sistema legado deve ser substituído. Talvez a solução não possa ser encapsulada, "rehosted" ou "replatformed", ou talvez simplesmente não possa mais atender aos requisitos.

"A substituição de sistemas legados por soluções completamente novas incorporaria os recursos e funcionalidades necessários para atender às necessidades atuais e futuras de sua organização, ao mesmo tempo que incorpora novas capacidades não disponíveis no sistema antigo, reduzindo os custos de manutenção a longo prazo e contribuindo significativamente para o aumento do ROI."

Soluções modernas permitem que as organizações incorporem as tecnologias, funcionalidades e recursos mais recentes para resolver os problemas empresariais atuais, oferecendo uma oportunidade para as empresas alinharem seus sistemas de forma estreita com suas metas e objetivos para apoiar o crescimento futuro.

A gestão da modernização de sistemas legados envolve uma combinação de planejamento estratégico, comunicação eficaz, gestão de riscos e execução cuidadosa. Comece implementando estas práticas recomendadas:

1. Avalie os sistemas atuais

Em seguida, realize uma avaliação minuciosa de seu sistema legado atual, concentrando-se no desempenho, limitações, escalabilidade e outros requisitos.

2. Compreenda as necessidades de negócios

Defina como a atualização da sua solução pode apoiar os requisitos de sua empresa, considerando as ambições de crescimento presentes e futuras.

Certifique-se de que seus esforços planejados de modernização garantam a continuidade dos negócios e uma integração tranquila com os dados passados e atuais.

3. Consulte especialistas

Colabore com os principais especialistas em tecnologia e do setor em toda a sua organização e além, incluindo líderes empresariais, profissionais de TI, empresas de análise e parceiros externos.

4. Lide com áreas de alto impacto

Concentre-se em lidar com áreas de alto impacto, minimizando as perturbações nas operações comerciais em andamento. Isso pode significar priorizar mudanças incrementais que proporcionem benefícios tangíveis ou, em casos mais sérios, implementar uma reformulação do sistema por meio de reconstrução ou substituição.

5. Invista em treinamento e suporte

Invista em programas de treinamento e suporte para capacitar os membros da equipe com as habilidades, conhecimentos e recursos necessários para desempenhar suas funções com sucesso.

6. Realize avaliações regulares

Monitore o progresso em relação aos objetivos pretendidos, acompanhando KPIs e marcos para garantir que estejam alinhados com as metas do projeto.

Manter seu sistema de ECM legado prejudica a capacidade de sua empresa de gerenciar e aproveitar eficazmente o conteúdo e as informações valiosas de sua organização, causando atrasos operacionais e colocando-a em desvantagem competitiva.

De acordo com um relatório da McKinsey, empresas legadas "reinventadas" apresentam cerca de 2,5 vezes mais crescimento de receita, além de um aumento de duas vezes no crescimento do EBIT e no ROI em esforços digitais em comparação com suas contrapartes tradicionais.

Uma plataforma robusta de ECM é frequentemente benéfica para empresas que estão realizando esforços de modernização de sistemas legados. As plataformas de ECM facilitam a migração de conteúdo de sistemas legados para sistemas modernos, gerenciam o conteúdo ao longo de todo o seu ciclo de vida e fortalecem as práticas de governança da informação, entre outros benefícios tangíveis.

Aqui está uma visão abrangente de como os ECMs podem desempenhar um papel na modernização de sistemas:

Arquitetura moderna baseada em nuvem e extensibilidade

Os ECMs são geralmente baseados na nuvem, oferecendo escalabilidade e reduzindo os custos de TI, ao mesmo tempo que melhoram a segurança.

Como os sistemas de ECM modernos são geralmente construídos em arquiteturas nativas da nuvem com APIs robustas, os componentes podem ser implantados e escalados de forma independente para atender às necessidades em constante mudança. Eles também permitem uma integração perfeita com fontes de dados e sistemas externos, facilitando a interoperabilidade e a troca de dados, e possibilitando a federação de conteúdo em repositórios distintos.

Ao utilizar APIs e conectores, os ECMs modernos acessam e agregam conteúdo de várias fontes, incluindo sistemas legados, aplicativos em nuvem, bancos de dados e repositórios externos. Isso oferece uma visão unificada dos ativos de conteúdo.

Em geral, isso oferece escalabilidade, reduz os custos de TI e reforça a segurança.

Recursos de processamento inteligente

A IA e o aprendizado de máquina (ML) automatizam a categorização e a marcação de conteúdo, extraindo dados inteligentes e apoiando a análise preditiva para previsão de tendências. Produtos como o Hyland Knowledge Enrichment removem barreiras ao processamento de dados não estruturados e permitem que seu conteúdo seja habilitado pela IA. Isso dá aos dados que você já possui (que antes eram muito difíceis de acessar e aproveitar) mais poder para produtos de IA posteriores.

> Leia mais | Use a IA para redefinir a gestão de conteúdo

Uma plataforma robusta de ECM é frequentemente benéfica para empresas que estão realizando esforços de modernização de sistemas legados. As plataformas de ECM facilitam a migração de conteúdo de sistemas legados para sistemas modernos, gerenciam o conteúdo ao longo de todo o seu ciclo de vida e fortalecem as práticas de governança da informação, entre outros benefícios tangíveis.

Aqui está uma visão abrangente de como os ECMs podem desempenhar um papel na modernização de sistemas:

Arquitetura moderna baseada em nuvem e extensibilidade

Os ECMs são geralmente baseados na nuvem, oferecendo escalabilidade e reduzindo os custos de TI, ao mesmo tempo que melhoram a segurança.

Como os sistemas de ECM modernos são geralmente construídos em arquiteturas nativas da nuvem com APIs robustas, os componentes podem ser implantados e escalados de forma independente para atender às necessidades em constante mudança. Eles também permitem uma integração perfeita com fontes de dados e sistemas externos, facilitando a interoperabilidade e a troca de dados, e possibilitando a federação de conteúdo em repositórios distintos.

Ao utilizar APIs e conectores, os ECMs modernos acessam e agregam conteúdo de várias fontes, incluindo sistemas legados, aplicativos em nuvem, bancos de dados e repositórios externos. Isso oferece uma visão unificada dos ativos de conteúdo.

Em geral, isso oferece escalabilidade, reduz os custos de TI e reforça a segurança.

Recursos de processamento inteligente

A IA e o aprendizado de máquina (ML) automatizam a categorização e a marcação de conteúdo, extraindo dados inteligentes e apoiando a análise preditiva para previsão de tendências. Produtos como o Hyland Knowledge Enrichment removem barreiras ao processamento de dados não estruturados e permitem que seu conteúdo seja habilitado pela IA. Isso dá aos dados que você já possui (que antes eram muito difíceis de acessar e aproveitar) mais poder para produtos de IA posteriores.

> Leia mais | Use a IA para redefinir a gestão de conteúdo

Automação de processos

As tecnologias de automação robótica de processos (RPA) e processamento inteligente de documentos (IDP) utilizam IA, OCR e automação para capturar e extrair dados de documentos em processos de negócios e otimizar fluxos de trabalho.

> Leia mais | Guia de automação de processos

Acesse de qualquer lugar, a qualquer hora

Fornecer à sua equipe a tecnologia necessária para realizar o trabalho com os dados mais atualizados melhora suas vidas e aprimora seu trabalho. Quando todos têm as ferramentas necessárias para acessar de forma fácil e segura o conteúdo certo no momento certo, eles podem tomar decisões mais informadas e oferecer um serviço de primeira linha. Além disso, com sistemas modernizados, seu conteúdo permanece seguro com as principais práticas de segurança de dados e planos de backup. Então, mesmo se ocorrer um desastre, o conteúdo de sua empresa permanece seguro.

Integrações com os principais sistemas de negócios

Uma integração perfeita de sua solução de gestão de conteúdo com e em todos os sistemas críticos de negócios é fundamental para sua jornada de modernização. Quando você consegue gerenciar todo o seu conteúdo e processos com conexões poderosas entre ferramentas de conteúdo e aplicativos de negócios, é possível aprimorar os fluxos de trabalho, os resultados e as experiências.

Sistemas de ECM legados que dependem de tecnologia obsoleta e processos manuais podem gerar ineficiências operacionais, apresentar desafios de integração, aumentar custos e representar riscos de conformidade e segurança. Isso afeta significativamente a produtividade e o crescimento dos negócios.

A plataforma de gestão de conteúdo moderna e nativa da nuvem da Hyland, Content Innovation Cloud™, redefine fundamentalmente o que você pode fazer com seu conteúdo. Ela permite a extensibilidade e a integração, e simplifica as migrações. Nosso conjunto de ferramentas de inteligência de conteúdo, bem como nosso ecossistema de serviços profissionais, parceiros e redes de integradores de sistemas fornecem interfaces fáceis de usar e low-code, garantem uma implementação rápida e capacitam os desenvolvedores a criar mais rapidamente. Descubra por que a Hyland pode ser a solução para a modernização de seu sistema legado.