Menos é mais: um guia para reduzir os custos operacionais

Cálculo dos custos operacionais

Antes de identificar como e onde reduzir despesas operacionais, é preciso primeiro saber quanto dinheiro é gasto para manter o negócio em funcionamento.

Para calcular o custo operacional de uma empresa, basta somar os valores de custo dos produtos vendidos (COGS) e despesas operacionais (OPEX), ambos derivados da demonstração de resultados da organização.

COGS são os custos e despesas diretos relacionados à produção de bens e serviços de uma empresa, incluindo custos de matéria-prima, custos de mão de obra e despesas gerais diretas da fábrica. As despesas operacionais são incorridas durante operações regulares de negócios, tais como:

• Locação
• Honorários contábeis e jurídicos
• Serviços públicos
• Taxas bancárias
• Custos de licenciamento de software (sistemas operacionais, bancos de dados)
• Custos de aquisição de hardware
• Taxas de vendas e marketing
• Salários de funcionários

Esses são considerados custos fixos, que são despesas recorrentes e permanecem constantes independentemente da atividade da empresa. Em contraste, custos variáveis como despesas de envio flutuam com base no volume de produção ou na demanda.

Embora os custos operacionais sejam uma parte necessária da administração de um negócio, as empresas podem começar a sentir o peso da inflação, da concorrência no setor e do aumento dos custos de materiais, que afetam sua lucratividade. O gerenciamento e o monitoramento regulares de custos são fundamentais para maximizar a lucratividade e garantir a longevidade e o sucesso de um negócio.

A agilidade também é essencial, permitindo que os líderes empresariais reajam rapidamente às mudanças do mercado com estratégias de preços atualizadas ou necessidades de produção revisadas, para garantir margens de lucro competitivas ao mesmo tempo em que conquistam participação de mercado.

Estratégias para reduzir custos operacionais

Reduzir até mesmo uma pequena porcentagem dos custos operacionais totais pode fazer maravilhas para a sua lucratividade. Aqui estão algumas estratégias para cortar custos em toda a sua empresa:

Otimize os processos de trabalho

Seus colaboradores estão sobrecarregados com fluxos de trabalho ineficientes e processos manuais de back office? Se a resposta for sim, seus processos de negócio estão muito atrasados para uma reformulação.

Converse com seus funcionários para identificar gargalos e pontos problemáticos como um framework orientador para melhorias de processos — desde interrupções na cadeia de suprimentos até etapas ineficazes de gerenciamento de projetos. Isso permite identificar áreas específicas de preocupação para redesigns ou otimizações estratégicas, a fim de simplificar processos de forma eficaz e maximizar a eficiência operacional.

No entanto, uma iniciativa de otimização bem-sucedida não significa que as organizações possam se acomodar; melhorias contínuas de processos são fundamentais para criar valor de negócio sustentável e manter economias de custo.

Reduza custos operacionais de TI implementando ferramentas modernas

Investir em tecnologia de ponta e relevante para o setor gera retornos no longo prazo. Considere implementar ferramentas de automação com IA e soluções com implantação remota para automatizar tarefas administrativas repetitivas, oferecendo resultados mais rápidos e eficientes.

Algumas aplicações modernas podem até incluir recursos robustos para ampliar a força de trabalho e capacitar usuários a inovar com novas oportunidades comerciais. A gestão de conteúdo é frequentemente uma área em que a modernização pode oferecer benefícios de eficiência e redução de custos operacionais no longo prazo. Processos de conteúdo automatizados aceleram fluxos de trabalho ao facilitar a localização e o uso de documentos, além de simplificar esforços de conformidade por meio de recursos como trilhas de auditoria automatizadas.

Agentes de IA, por exemplo, podem otimizar operações automatizando fluxos de trabalho complexos e reduzindo a dependência das equipes de TI para tarefas rotineiras. Eles aceleram processos sem perder a responsabilidade, envolvendo operadores humanos em decisões críticas e reduzindo erros onerosos. Além disso, a facilidade de escalabilidade amplia ainda mais as economias, permitindo lidar com cargas de trabalho crescentes sem aumento proporcional nas despesas de TI.

Ao digitalizar operações de conteúdo e promover um ambiente de trabalho sem papel, as organizações também podem eliminar a necessidade de armazenamento físico de documentos, reduzindo custos elevados de aluguel ou de espaço de armazenamento.

> Leia mais: reduzindo custos e aumentando a eficiência com soluções de conteúdo habilitadas para nuvem

Gestão da cadeia de suprimentos

Da aquisição à distribuição, redes extensas de cadeia de suprimentos podem se tornar um centro oculto de custos para organizações que não monitoram cada etapa do ciclo. Existem muitas oportunidades para reduzir custos por meio da otimização da cadeia de suprimentos:

• Aquisição sustentável: mudar para práticas de fornecimento sustentáveis e ter credenciais sólidas de ESG pode reduzir até 10% dos custos totais (como em infraestrutura com eficiência energética), ao mesmo tempo em que melhora a percepção e o valor do negócio.
  
  
• Gestão de inventário: armazenar estoque pode ser extremamente caro, com aluguel de armazém, impostos e transporte sendo apenas algumas das despesas envolvidas. Otimize o inventário com o objetivo de alcançar o equilíbrio ideal entre oferta e demanda, minimizando assim o excesso de estoque e reduzindo os custos operacionais no processo.
  
  
• Logística: consolide embarques ou invista em tecnologias como sistemas automatizados de carregamento de contêineres para reduzir custos. Otimizar rotas de entrega ou descentralizar armazéns também são algumas alternativas de economia.

Analise os gastos do seu negócio

Pegue suas demonstrações financeiras e faça uma revisão completa de onde o seu caixa está sendo consumido. Considere a relação despesas/receita, os gastos discricionários e até mesmo o capital de giro do negócio para identificar como e onde os custos podem ser ainda mais reduzidos.

Cuidado com a shadow IT

Shadow IT, que ocorre quando colaboradores usam recursos de TI ou de nuvem da empresa para uso pessoal, pode aumentar significativamente os custos e expor sua infraestrutura de TI a malwares e ameaças cibernéticas.

É importante entender que os funcionários recorrem ao shadow IT para trabalhar de forma mais eficiente. Isso significa que as ferramentas atuais para o trabalho diário não estão sendo capazes de ajudá-los a cumprir suas tarefas — algo comum quando empresas ainda utilizam sistemas legados que ficam atrás de suas contrapartes modernas.

Melhorando a lucratividade: práticas recomendadas

Além de implementar medidas de economia, as empresas também devem buscar novos caminhos para melhorar suas margens, alcançando o máximo de lucro ou eficiência ao menor custo possível.

Treinamento e engajamento de funcionários

O segredo para um maior lucro por ação? Ter funcionários engajados e satisfeitos.

Um estudo da Gallup mostra que o aumento do engajamento não apenas gera um crescimento de 23% nos lucros, mas também melhorias no desempenho e na produtividade dos colaboradores. Desde reconhecer e recompensar um bom trabalho até oferecer oportunidades consistentes de capacitação e desenvolvimento, as organizações precisam mostrar que valorizam seus funcionários e fornecer um ambiente favorável ao sucesso.

Ao aproveitar o poder do capital humano e investir em seus colaboradores, as organizações podem formar líderes fortes, impulsionar a inovação e construir uma força de trabalho resiliente para alcançar a máxima lucratividade.

Adote iniciativas de economia de energia

Adotar práticas sustentáveis e de eficiência energética pode reduzir significativamente seu consumo de energia, gerando economias de longo prazo. A mudança pode ser tão simples quanto trocar as luminárias por lâmpadas fluorescentes de baixo consumo ou migrar de servidores locais para uma solução em nuvem, economizando espaço de escritório e contas de energia.

Ter uma posição sólida em governança ambiental, social e corporativa (ESG) também pode gerar valor de negócio lucrativo. Consumidores modernos preferem se alinhar a marcas com impacto sustentável ou ambiental claro, com 70% dispostos a pagar até 5% a mais por produtos sustentáveis.

Ao buscar alternativas mais verdes, as organizações também podem identificar oportunidades para reduzir desperdícios ou cortar serviços não utilizados, economizando recursos no futuro.

Terceirização de trabalhadores qualificados

Se investir em novos funcionários ou em software de negócios não for uma opção, terceirizar funções não essenciais para contratados independentes e especializados pode ser uma excelente forma de realizar o trabalho de forma econômica sem comprometer a qualidade do resultado.

Considere contratar especialistas em assuntos específicos para tarefas como suporte ao cliente, manutenção de TI ou campanhas de marketing, a fim de maximizar o impacto enquanto mantém sua organização enxuta. No entanto, é fundamental avaliar quais processos são mais adequados para terceirização, garantindo que você obtenha os resultados desejados enquanto mantém os custos baixos.

Saiba mais sobre como adotar uma estratégia de serviços gerenciados para trabalhos de TI altamente especializados.

Negociar com fornecedores

Examine seus contratos atuais com fornecedores e pergunte a si mesmo se está obtendo as melhores taxas possíveis para bens e serviços. Aproveite o relacionamento de longo prazo para negociar melhores preços, taxas mais baixas para assinaturas de longo prazo ou descontos maiores por pagamento antecipado.

Não se esqueça de comparar ofertas e consultar concorrentes — assim você pode conseguir um negócio melhor e alcançar economias ainda maiores!

Atingindo metas de redução de custos: implementando mudanças

Você já fez o trabalho de base, revisou áreas de melhoria e discutiu próximas etapas praticáveis. Agora, é hora de colocar seu plano em ação com estas dicas:

Crie um plano de redução de custos

Realize suas estratégias de redução de custos desenvolvendo um plano abrangente. Ter um roteiro claro garante que você esteja envolvendo os stakeholders certos, estabelecendo metas ambiciosas, mas viáveis, e alcançando o que se propôs a fazer — alcançar economias sustentáveis de longo prazo, estabilidade financeira e eficiência aprimorada por meio de medidas eficazes de corte de custos.

Essa abordagem não é apenas crítica para um gerenciamento eficaz de custos, mas também garante alinhamento com os objetivos gerais do seu negócio para o sucesso.

Monitore e ajuste custos

O monitoramento contínuo de indicadores-chave de desempenho (KPIs) gera responsabilidade e permite que as organizações acompanhem as despesas em tempo real com precisão, identifiquem riscos potenciais e destaquem oportunidades de maior otimização de custos.

Estabelecer práticas recomendadas

Assuma o controle de seus custos operacionais estabelecendo melhores práticas ou criando salvaguardas para garantir a redução e o monitoramento eficazes de custos. Por exemplo, revisar regularmente estratégias de redução de custos para se adequar a operações em constante evolução ou a mudanças de mercado.

Liberty Mutual economiza US$ 21 milhões com ECM baseado em nuvem

A Liberty Mutual Insurance utilizou o Hyland Alfresco no Amazon Web Services (AWS) para acelerar sua transição para uma operação moderna e sem papel, economizando impressionantes US$ 21 milhões em cinco anos. Essa redução massiva de custos decorre da diminuição das despesas com papel, impressão e armazenamento de documentos, ressaltando os benefícios financeiros da modernização.

Atuando como uma única fonte de verdade, a solução de gestão de conteúdo empresarial (ECM) baseada em nuvem simplificou o acesso e o compartilhamento internacional de quase 300 milhões de documentos. Isso tornou a recuperação de conteúdo relevante um processo mais rápido e eficiente, desbloqueando valor de negócio significativo ao apoiar decisões mais ágeis e reduzir tempos de espera.

A implementação bem-sucedida da Liberty Mutual demonstra as economias e a eficiência de implementar soluções modernas de conteúdo, estabelecendo um precedente para o avanço digital no setor de seguros.

Economias estratégicas para excelência financeira

Ter uma abordagem proativa para o gerenciamento de custos operacionais é essencial para liberar a lucratividade de longo prazo e o sucesso dos negócios. Se o seu objetivo é eventualmente escalar e expandir sua empresa, ter total visibilidade sobre suas despesas operacionais ajudará a identificar maneiras de aumentar sua lucratividade enquanto trabalha com orçamentos enxutos e recursos mínimos.

Uma das mudanças de corte de custos mais acessíveis que uma empresa pode fazer é migrar para um sistema de gestão de conteúdo baseado em nuvem. Como visto com a Liberty Mutual, não se trata apenas de uma forma acessível de gerenciar com segurança o conteúdo da sua empresa, mas também de uma excelente maneira de promover agilidade nos negócios sem preocupações com o provisionamento excessivo de recursos.

Seja adotando métodos não convencionais de corte de custos ou mantendo um monitoramento consistente das despesas, cada real economizado é lucro ou capital que pode ser reinvestido no seu negócio.

Explore as soluções de conteúdo da Hyland