O surgimento do gerenciamento inteligente da informação

• Descubra os 6 Vs do gerenciamento moderno da informação e entenda por que os sistemas legados já não conseguem acompanhar as demandas atuais de dados.

• Explore as quatro principais vantagens de uma estratégia moderna e inteligente de conteúdo, incluindo como alcançar acesso irrestrito à informação, aproveitar recursos inteligentes de conteúdo e aprimorar a automação empresarial.

• Saiba como usar a IA e as plataformas baseadas em nuvem para transformar conteúdo não estruturado em um poderoso ativo estratégico que impulsiona a eficiência e a inovação.

As organizações sempre precisaram gerenciar suas informações de forma eficaz. Hoje, no entanto, o desafio é maior do que nunca. Os departamentos de TI enfrentam uma imensa pressão para equilibrar usabilidade contínua com segurança robusta, possibilitar o trabalho remoto produtivo e garantir conformidade rigorosa. Essa pressão se intensificou com a recente e rápida transição para modelos de trabalho híbrido, forçando as empresas a se adaptarem em várias frentes.

Nesse contexto de mudança, uma postura defensiva pode parecer lógica. No entanto, as organizações com visão de futuro enxergam uma oportunidade — 71% dos gestores de conteúdo estão migrando proativamente usuários e informações de soluções legadas, de acordo com a Forrester. Ao realizar investimentos estratégicos em tempos voláteis, elas se posicionam para liderar no futuro. No centro dessa estratégia está o gerenciamento inteligente da informação.

Este guia analisa por que as organizações estão investindo em estratégias modernas de gerenciamento da informação para lidar com mudanças, mitigar riscos e gerar valor para o negócio. Ele também mostra como as plataformas de gerenciamento de conteúdo habilitadas para a nuvem estão fornecendo as respostas de que precisam.

A necessidade de soluções de negócios mais eficientes se intensificou durante a pandemia, mas a tendência já estava em andamento. O mundo — e sua força de trabalho — demandou, e continua a demandar, novas formas seguras e eficientes de competir em um ambiente acelerado.

Os seis Vs do gerenciamento da informação representam pressões distintas que desafiam organizações de todos os tamanhos:

1. Volume: a imensa quantidade de dados e conteúdo gerados pelas organizações está crescendo mais rápido do que sua capacidade de processá-los e armazená-los. Esse crescimento exponencial não mostra sinais de desaceleração e exige soluções escaláveis.

2. Variedade: o conteúdo moderno já não se limita a documentos digitalizados. Ele inclui uma combinação diversificada de vídeos, imagens, mensagens de redes sociais, dados não estruturados e muito mais — todos os quais precisam ser gerenciados de forma coesa.

3. Velocidade: a informação é gerada em uma velocidade sem precedentes, e espera-se que alimente ou automatize a tomada de decisões com a mesma rapidez. Para atender a essas exigências, a automação inteligente está se tornando um requisito básico.

4. Variação: as organizações precisam gerenciar informações provenientes de uma ampla gama de fontes, repositórios e sistemas de negócios díspares. Isso exige integração perfeita para acessar dados e automatizar ações em diferentes plataformas.

5. Valor: de acordo com um informe técnico da Intelligent Business Solutions, cerca de 80% dos dados nas empresas não são estruturados e ficam armazenados em vários repositórios, tanto no local quanto em várias nuvens. Com o conteúdo espalhado por toda a organização, identificar, extrair e direcionar essas informações de forma eficaz é essencial para liberar seu valor intrínseco.

6. Visibilidade: à medida que as organizações crescem, também crescem seus silos de informação. Localizar e gerenciar dados em meio a um labirinto de ferramentas desconectadas requer uma solução unificada e eficiente que proporcione visibilidade clara.

Esses seis fatores tornam obsoletas muitas ferramentas tradicionais de gerenciamento de informações, como os sistemas legados de gestão de conteúdo empresarial (ECM). Elas simplesmente não conseguem acompanhar as demandas do mundo empresarial moderno.

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As plataformas de ECM têm sido um pilar das operações empresariais desde o início dos anos 2000, oferecendo governança e controle sobre documentos e dados. No entanto, o cenário de negócios atual é fundamentalmente diferente, e as ferramentas usadas para gerenciar informações estão evoluindo rapidamente.

As plataformas tradicionais de ECM enfrentam várias limitações críticas que prejudicam sua eficácia no ambiente atual.

Envelhecimento das plataformas

Muitos sistemas legados de ECM são construídos sobre estruturas antigas e monolíticas. Essa estrutura resulta em funcionalidade limitada, dificulta a integração com aplicações modernas e gera altos custos de desenvolvimento e manutenção para qualquer personalização ou extensão.

Limitações da nuvem

Inicialmente, muitos fornecedores de ECM e seus clientes relutavam em adotar a nuvem. Mas a necessidade inegável de acesso ao conteúdo a qualquer hora e em qualquer lugar, somada à crescente confiança na segurança em nuvem, está levando mais empresas a fazer a transição. De acordo com um estudo da Forrester, 92% dos entrevistados afirmaram estar investindo em aplicações baseadas em nuvem ou na Web que simplificam o trabalho remoto e o acesso por diferentes dispositivos para apoiar suas estratégias de conteúdo. Um requisito essencial para qualquer estratégia moderna de conteúdo é garantir que as ferramentas de gerenciamento não sejam apenas compatíveis com a nuvem, mas totalmente funcionais e otimizadas para ela.

Inovação limitada

O foco intenso necessário para reestruturar sistemas legados em infraestruturas modernas geralmente leva a uma queda na inovação. Usuários dessas plataformas mais antigas perdem acesso a recursos transformadores como inteligência artificial, inteligência de conteúdo e automação inteligente. Eles também carecem de integração com ferramentas modernas de colaboração e interfaces de usuário simplificadas, o que os coloca em significativa desvantagem competitiva.

Custos altos e contínuos de implementação

A implementação de sistemas tradicionais de ECM normalmente exige planejamento cuidadoso, longos ciclos de desenvolvimento e amplo treinamento de usuários. Essa combinação resulta em altos custos de implementação e manutenção, especialmente quando comparada aos modelos modernos de preços baseados em consumo e às amplas opções de personalização oferecidas por plataformas mais recentes.

Informações espalhadas

Durante anos, os fornecedores prometeram um único sistema para armazenar todo o conteúdo de uma organização. Essa promessa nunca foi cumprida. Em vez disso, as empresas acabaram com uma média de 21 repositórios, de acordo com a Forrester, e esses sistemas de informação desconectados nunca foram projetados para funcionar juntos. O resultado é um cenário caótico de plataformas envelhecidas, sites de colaboração abandonados e soluções departamentais isoladas. Essa proliferação de informações torna quase impossível aproveitar dados não estruturados para tomar decisões rápidas e informadas e melhorar a eficiência operacional.

Essas deficiências evidenciam uma necessidade clara de uma nova abordagem — uma que adote a nuvem, estimule a inovação e ofereça a agilidade que as organizações modernas exigem para acertar em suas estratégias de gerenciamento inteligente da informação.

— The Rise of Content Intelligence: A new era of innovation in ECM, Forrester, 2025

Aqui estão quatro áreas-chave em que uma abordagem moderna de ECM gera impacto significativo.

1. Acesso irrestrito à informação

A transição para o trabalho híbrido destacou a necessidade crítica de acesso à informação a partir de qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer local. Isso significa acesso contínuo ao conteúdo de qualquer sistema corporativo — seja o cliente de e-mail, o sistema ERP ou a interface nativa do ECM.

A arquitetura de informação moderna baseada em nuvem oferece várias vantagens essenciais para viabilizar esse nível de acesso:

• Escalabilidade ilimitada: a nuvem oferece escalabilidade elástica e permite que as organizações aumentem ou reduzam os recursos conforme a demanda, como uma universidade que amplia a capacidade de processamento durante o período de inscrições de alunos.

• Custo total de propriedade controlável: as arquiteturas em nuvem reduzem os custos operacionais, simplificam o gerenciamento de recursos e proporcionam maior controle sobre o custo total de propriedade.

• Arquitetura de microsserviços: as plataformas habilitadas para a nuvem utilizam uma arquitetura modular que permite a escalabilidade independente dos serviços e a adoção facilitada de inovações em nuvem.

• Acesso instantâneo à inovação: o modelo de inovação e entrega contínuas (CI/CD) permite que as atualizações de software sejam implementadas instantaneamente e sem intervenção do usuário, garantindo acesso imediato aos recursos mais recentes.

• Várias opções de integração: as soluções líderes unificam de forma simples e segura o acesso ao conteúdo em outras aplicações empresariais, de modo que os resultados de pesquisa e a acessibilidade não fiquem limitados a um único repositório.

2. Recursos inteligentes de gerenciamento de conteúdo

De acordo com a Forrester, 74% dos tomadores de decisão em gerenciamento de conteúdo esperam que a IA tenha um impacto significativo em sua capacidade de atingir metas essenciais. Está claro que o momento de adotar o gerenciamento inteligente de conteúdo é agora.

Ao transformar conteúdo não estruturado em dados prontos para IA, as organizações podem:

• Liberar insights contextuais

• Impulsionar a automação orientada por IA

• Estabelecer uma estrutura robusta de governança de dados

• Otimizar operações

• Acelerar a tomada de decisões

• Permitir que os funcionários se concentrem em trabalhos de maior valor

As soluções modernas de gerenciamento inteligente de conteúdo se destacam por diversos recursos:

• Curadoria de dados: transforma conteúdo de centenas de formatos de arquivo diferentes em dados estruturados e prontos para IA.

• Enriquecimento de contexto: enriquece dados não estruturados conectando-os a informações contextuais relevantes, aprimorando a buscabilidade e compreensão.

• Pesquisa impulsionada por IA: unifica informações de múltiplos repositórios de conteúdo para fornecer uma visão única e acionável de todos os dados corporativos.

• Saída de IA verificada: permite rastrear facilmente as respostas geradas pela IA até os documentos de origem, garantindo precisão e confiabilidade.

• IA agêntica: cria agentes de IA corporativos capazes de ler grandes volumes de conteúdo, decidir sobre ações e executar tarefas de forma autônoma.

3. Automação empresarial aprimorada

As plataformas modernas de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) vão além da automação rudimentar dos primeiros sistemas de gestão documental. Elas oferecem os recursos avançados necessários para impulsionar novos níveis de eficiência e inovação.

As funcionalidades de automação impulsionada por IA incluem:

• Processamento inteligente de documentos (IDP): utiliza IA para capturar, classificar e extrair automaticamente dados relevantes de documentos, sem intervenção humana.

• Orquestração de processos: direciona automaticamente o conteúdo para as pessoas, fluxos de trabalho ou sistemas adequados para revisão, aprovação e outras tarefas empresariais.

• Integração de sistemas: conecta sistemas e aplicações díspares para garantir fluxos contínuos de dados e processos em toda a organização.

• Gerenciamento de casos: centraliza dados, tarefas, correspondências e eventos relacionados a processos baseados em conhecimento não estruturado.

• Automação de processos agêntica: implementa agentes de IA capazes de executar tarefas complexas ou até processos empresariais inteiros com supervisão mínima.

• Criação intuitiva de automações low-code: capacita usuários com prompts de IA generativa e ferramentas visuais simples para criar automações sem necessidade de conhecimento técnico profundo.

Ao aproveitar esses recursos, é possível liberar sua equipe de tarefas repetitivas e tediosas de manipulação de dados, reduzir o esgotamento e permitir que se concentrem em atividades mais estratégicas e de alto impacto.

4. Criação de soluções inovadoras

Cada organização tem necessidades únicas que os softwares prontos raramente atendem de forma ideal. Uma plataforma moderna de ECM resolve esse desafio ao incluir poderosas ferramentas de desenvolvimento low-code, que permitem a criação rápida de aplicações personalizadas para finalidades específicas.

As ferramentas low-code oferecem uma ampla gama de benefícios:

• Prototipagem rápida: crie e teste novas aplicações com agilidade, estimulando uma cultura de inovação e resolução de problemas.

• Desenvolvimento centrado no negócio: permita que as equipes desenvolvam soluções que resolvem dores reais da empresa, sem ciclos longos de desenvolvimento.

• Maior agilidade: configure e personalize rapidamente soluções existentes para se adaptar às necessidades em constante mudança do negócio.

• Alta colaboração: envolva analistas de negócios e desenvolvedores de TI no processo de criação por meio de um modelo visual fácil de aprender.

Essas ferramentas capacitam as organizações a construir soluções sob medida com mais rapidez e menor custo, oferecendo a agilidade necessária para prosperar.

O avanço da IA criou a oportunidade perfeita para que as organizações inovem suas práticas de gerenciamento da informação e adotem uma nova era de inteligência orientada pela tecnologia. Ao dar estrutura a grandes volumes de conteúdo não estruturado anteriormente oculto, as plataformas modernas de ECM podem desbloquear uma nova era de eficiência e percepção estratégica.

A Hyland capacita as organizações a revelar percepções profundas que impulsionam a inovação e redefinem a forma como operam. Aproveitando as tecnologias de IA e nuvem, é possível transformar o conteúdo corporativo em um poderoso ativo estratégico.

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