As organizações sempre precisaram gerenciar suas informações de forma eficaz. Hoje, no entanto, o desafio é maior do que nunca. Os departamentos de TI enfrentam uma imensa pressão para equilibrar usabilidade contínua com segurança robusta, possibilitar o trabalho remoto produtivo e garantir conformidade rigorosa. Essa pressão se intensificou com a recente e rápida transição para modelos de trabalho híbrido, forçando as empresas a se adaptarem em várias frentes.
Nesse contexto de mudança, uma postura defensiva pode parecer lógica. No entanto, as organizações com visão de futuro enxergam uma oportunidade — 71% dos gestores de conteúdo estão migrando proativamente usuários e informações de soluções legadas, de acordo com a Forrester. Ao realizar investimentos estratégicos em tempos voláteis, elas se posicionam para liderar no futuro. No centro dessa estratégia está o gerenciamento inteligente da informação.
Este guia analisa por que as organizações estão investindo em estratégias modernas de gerenciamento da informação para lidar com mudanças, mitigar riscos e gerar valor para o negócio. Ele também mostra como as plataformas de gerenciamento de conteúdo habilitadas para a nuvem estão fornecendo as respostas de que precisam.
Em uma pesquisa recente conduzida pela Forrester Consulting e encomendada pela Hyland, a Forrester apresentou revelações que destacam a importância de aproveitar o poder do conteúdo empresarial e dos dados não estruturados.
Explore as descobertas, que incluem insights sobre quais recursos de inteligência de conteúdo estão prontos para prosperar.
A necessidade de soluções de negócios mais eficientes se intensificou durante a pandemia, mas a tendência já estava em andamento. O mundo — e sua força de trabalho — demandou, e continua a demandar, novas formas seguras e eficientes de competir em um ambiente acelerado.
Os seis Vs do gerenciamento da informação representam pressões distintas que desafiam organizações de todos os tamanhos:
Esses seis fatores tornam obsoletas muitas ferramentas tradicionais de gerenciamento de informações, como os sistemas legados de gestão de conteúdo empresarial (ECM). Elas simplesmente não conseguem acompanhar as demandas do mundo empresarial moderno.
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As plataformas de ECM têm sido um pilar das operações empresariais desde o início dos anos 2000, oferecendo governança e controle sobre documentos e dados. No entanto, o cenário de negócios atual é fundamentalmente diferente, e as ferramentas usadas para gerenciar informações estão evoluindo rapidamente.
As plataformas tradicionais de ECM enfrentam várias limitações críticas que prejudicam sua eficácia no ambiente atual.
Muitos sistemas legados de ECM são construídos sobre estruturas antigas e monolíticas. Essa estrutura resulta em funcionalidade limitada, dificulta a integração com aplicações modernas e gera altos custos de desenvolvimento e manutenção para qualquer personalização ou extensão.
Inicialmente, muitos fornecedores de ECM e seus clientes relutavam em adotar a nuvem. Mas a necessidade inegável de acesso ao conteúdo a qualquer hora e em qualquer lugar, somada à crescente confiança na segurança em nuvem, está levando mais empresas a fazer a transição. De acordo com um estudo da Forrester, 92% dos entrevistados afirmaram estar investindo em aplicações baseadas em nuvem ou na Web que simplificam o trabalho remoto e o acesso por diferentes dispositivos para apoiar suas estratégias de conteúdo. Um requisito essencial para qualquer estratégia moderna de conteúdo é garantir que as ferramentas de gerenciamento não sejam apenas compatíveis com a nuvem, mas totalmente funcionais e otimizadas para ela.
O foco intenso necessário para reestruturar sistemas legados em infraestruturas modernas geralmente leva a uma queda na inovação. Usuários dessas plataformas mais antigas perdem acesso a recursos transformadores como inteligência artificial, inteligência de conteúdo e automação inteligente. Eles também carecem de integração com ferramentas modernas de colaboração e interfaces de usuário simplificadas, o que os coloca em significativa desvantagem competitiva.
A implementação de sistemas tradicionais de ECM normalmente exige planejamento cuidadoso, longos ciclos de desenvolvimento e amplo treinamento de usuários. Essa combinação resulta em altos custos de implementação e manutenção, especialmente quando comparada aos modelos modernos de preços baseados em consumo e às amplas opções de personalização oferecidas por plataformas mais recentes.
Durante anos, os fornecedores prometeram um único sistema para armazenar todo o conteúdo de uma organização. Essa promessa nunca foi cumprida. Em vez disso, as empresas acabaram com uma média de 21 repositórios, de acordo com a Forrester, e esses sistemas de informação desconectados nunca foram projetados para funcionar juntos. O resultado é um cenário caótico de plataformas envelhecidas, sites de colaboração abandonados e soluções departamentais isoladas. Essa proliferação de informações torna quase impossível aproveitar dados não estruturados para tomar decisões rápidas e informadas e melhorar a eficiência operacional.
Essas deficiências evidenciam uma necessidade clara de uma nova abordagem — uma que adote a nuvem, estimule a inovação e ofereça a agilidade que as organizações modernas exigem para acertar em suas estratégias de gerenciamento inteligente da informação.
Aqui estão quatro áreas-chave em que uma abordagem moderna de ECM gera impacto significativo.
A transição para o trabalho híbrido destacou a necessidade crítica de acesso à informação a partir de qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer local. Isso significa acesso contínuo ao conteúdo de qualquer sistema corporativo — seja o cliente de e-mail, o sistema ERP ou a interface nativa do ECM.
A arquitetura de informação moderna baseada em nuvem oferece várias vantagens essenciais para viabilizar esse nível de acesso:
Investindo em aplicações baseadas em nuvem ou web que simplificam o trabalho remoto
Adoção de uma estratégia com prioridade em nuvem para os processos de gerenciamento de conteúdo
Migração proativa de usuários e conteúdo de ECM legados
De acordo com a Forrester, 74% dos tomadores de decisão em gerenciamento de conteúdo esperam que a IA tenha um impacto significativo em sua capacidade de atingir metas essenciais. Está claro que o momento de adotar o gerenciamento inteligente de conteúdo é agora.
Ao transformar conteúdo não estruturado em dados prontos para IA, as organizações podem:
As soluções modernas de gerenciamento inteligente de conteúdo se destacam por diversos recursos:
O conjunto de ferramentas inteligentes de gestão de conteúdo da Hyland oferece um novo nível de valor para as estratégias de gestão de conteúdo empresarial. Juntas, elas não apenas otimizam o gerenciamento de conteúdo — elas redefinem fundamentalmente a forma como as organizações operam e inovam. Da IA agêntica à descoberta de conhecimento, nossas ferramentas com tecnologia de IA posicionam sua empresa para alcançar melhores resultados de negócios.
As plataformas modernas de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) vão além da automação rudimentar dos primeiros sistemas de gestão documental. Elas oferecem os recursos avançados necessários para impulsionar novos níveis de eficiência e inovação.
As funcionalidades de automação impulsionada por IA incluem:
Ao aproveitar esses recursos, é possível liberar sua equipe de tarefas repetitivas e tediosas de manipulação de dados, reduzir o esgotamento e permitir que se concentrem em atividades mais estratégicas e de alto impacto.
Cada organização tem necessidades únicas que os softwares prontos raramente atendem de forma ideal. Uma plataforma moderna de ECM resolve esse desafio ao incluir poderosas ferramentas de desenvolvimento low-code, que permitem a criação rápida de aplicações personalizadas para finalidades específicas.
As ferramentas low-code oferecem uma ampla gama de benefícios:
Essas ferramentas capacitam as organizações a construir soluções sob medida com mais rapidez e menor custo, oferecendo a agilidade necessária para prosperar.
O Content Innovation Cloud representa o futuro da gestão de conteúdo empresarial. Ao usar uma plataforma unificada de conteúdo, processos e inteligência de aplicações, sua organização pode revelar insights profundos a partir do conteúdo empresarial e de dados não estruturados, impulsionando a inovação sem interrupções.
O avanço da IA criou a oportunidade perfeita para que as organizações inovem suas práticas de gerenciamento da informação e adotem uma nova era de inteligência orientada pela tecnologia. Ao dar estrutura a grandes volumes de conteúdo não estruturado anteriormente oculto, as plataformas modernas de ECM podem desbloquear uma nova era de eficiência e percepção estratégica.
A Hyland capacita as organizações a revelar percepções profundas que impulsionam a inovação e redefinem a forma como operam. Aproveitando as tecnologias de IA e nuvem, é possível transformar o conteúdo corporativo em um poderoso ativo estratégico.
Explore como o Hyland Content Innovation Cloud pode ajudar sua organização a gerar valor por meio do gerenciamento inteligente da informação, construindo um futuro mais inteligente, ágil e bem-sucedido.
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Descubra como cinco empresas de todo o espectro da indústria usaram as soluções de ECM da Hyland para substituir sistemas legados, transformar suas capacidades de gestão de conteúdo e impulsionar novos níveis de eficiência, inovação e escalabilidade.
Aprenda o básico sobre as oportunidades de infundir inteligência artificial na sua gestão de conteúdo.
