Descubra como o ECM está se adaptando para atender às necessidades em constante evolução das organizações de hoje, e explore as principais tendências e funcionalidades nas soluções modernas de ECM.
Com o ritmo acelerado da inovação tecnológica, a gestão de conteúdo empresarial (ECM), antes vista como uma solução para armazenamento de documentos, evoluiu para uma ferramenta estratégica que permite às organizações aproveitar seu conteúdo para obter vantagem competitiva.
Um dos principais impulsionadores dessa evolução é a crescente digitalização dos negócios, resultando na criação e gerenciamento digital de uma grande quantidade de conteúdo. À medida que as organizações buscam aprimorar o fluxo de informações e a colaboração, otimizar os processos internos e melhorar a tomada de decisões, o ECM se torna um componente essencial nessa jornada de transformação.
Descubra o estado atual do ECM, as principais tecnologias e tendências que moldam seu futuro, bem como a forma como as plataformas de ECM modernas estão permitindo que as organizações prosperem na era digital.
Os sistemas de ECM legados são inerentemente uma coisa do passado. Eles geralmente são implantados no local, proporcionam soluções excessivamente complexas para desafios modernos aparentemente simples e oferecem pouca ou nenhuma flexibilidade para as necessidades específicas de uma organização.
Uma nova geração de soluções de ECM surgiu para substituir esses sistemas legados, e essas soluções modernas prometem não apenas revolucionar a forma como as empresas gerenciam conteúdo, mas também como elas utilizam o conteúdo para obter vantagem estratégica.
O ECM moderno ultrapassou a gestão de documentos tradicional e oferece um sistema dinâmico que conecta toda a organização. Não se trata mais de transferir documentos em papel para uma pasta de arquivos online; em vez disso, trata-se de implementar um sistema eficaz de gestão de informações que capacite os colaboradores a realizar seu melhor trabalho.
Quando se trata de sistemas de negócios, a integração é tudo. Se seus sistemas não estiverem se comunicando entre si, seus investimentos em tecnologia podem acabar criando mais silos e mais obstáculos para seus funcionários.
É por isso que as organizações estão cada vez mais reconhecendo o valor de possuir um sistema de ECM que se integre perfeitamente a outros sistemas principais de negócios, como:
Ao eliminar barreiras entre departamentos e permitir acesso flexível ao conteúdo relevante conforme a necessidade, as organizações melhoram o fluxo de informações e a colaboração entre departamentos, criando uma empresa mais ágil e resiliente.
— Forrester Consulting, Transformando processos e experiências com conteúdo, automação e IA, 2024
Nas últimas duas décadas, as empresas adotaram rapidamente soluções com implantação remota, afastando-se dos sistemas legados.
Essa mudança é ainda mais acelerada à medida que o trabalho remoto se torna a norma, impulsionando as organizações a escolher uma infraestrutura escalável e ágil que possa ser acessada de qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo, para aumentar a produtividade e a colaboração.
As plataformas de ECM nativas da nuvem utilizam o poder da computação em nuvem para proporcionar às empresas maior acessibilidade e flexibilidade, resultando também em economia de custos.
Ao migrar o ECM para a nuvem, as empresas obtêm benefícios como:
> Saiba mais: Um guia para desenvolver seu caso de negócios para a nuvem
Na área de ECM, a automação tem um potencial significativo para otimizar processos, acelerar a tomada de decisões e otimizar custos — e as organizações estão cada vez mais explorando como podem utilizá-lo em seu benefício.
As soluções modernas de ECM oferecem uma ampla gama de capacidades de automação, incluindo:
Ao aproveitar a automação no ECM, as empresas podem aumentar significativamente a eficiência operacional, economizar tempo e reduzir custos.
Descubra como as plataformas modernas de serviços de conteúdo liberam a inteligência de conteúdo para otimizar fluxos de trabalho, fortalecer a governança e gerar melhores resultados de negócios. Obtenha insights práticos sobre prontidão para IA, adoção de inteligência de conteúdo e estratégias de transição da força de trabalho.
O futuro do ECM está na adoção de soluções de conteúdo inteligente, que aproveitam as capacidades de inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) para revolucionar a maneira como as empresas gerenciam suas informações.
Soluções de conteúdo inteligente capacitam as organizações a gerenciar conteúdo de forma dinâmica, oferecendo capacidades avançadas para melhorar a eficiência, aprimorar a tomada de decisões e proporcionar experiências personalizadas aos usuários.
A automação inteligente de processos combina o poder do reconhecimento óptico de caracteres (OCR), da automação robótica de processos (RPA) e da IA/ML para ajudar as organizações a identificar, classificar e extrair dados de vários formatos de documentos de forma inteligente e precisa.
Essa poderosa combinação de tecnologias injeta inteligência na captura e processamento de conteúdo, simplificando e acelerando processos baseados em documentos. Com a automação inteligente de processos, as organizações podem alcançar níveis mais elevados de precisão e produtividade ao simplificar operações e fluxos de trabalho.
A análise preditiva utiliza a análise de dados para responder à pergunta: "Com base em eventos passados, o que pode acontecer no futuro?"
Envolve a análise de dados de múltiplas fontes para identificar insights relevantes para as empresas e fornecer recomendações fundamentadas em atividades históricas e atuais como base para uma tomada de decisões mais precisa.
Soluções inteligentes de ECM utilizam análises avançadas para prever o comportamento dos usuários, analisando padrões nas preferências e no uso de conteúdo para prever tendências e antecipar as necessidades dos usuários e da organização. Isso não apenas melhora os resultados de negócios, mas também ajuda as organizações a identificar novas oportunidades para otimizar processos.
No cenário digital atual, onde a sobrecarga de informações é um desafio constante, as experiências de conteúdo personalizadas são cada vez mais cruciais para engajar sua força de trabalho e impulsionar a produtividade.
Soluções inteligentes de ECM permitem que as empresas entreguem conteúdo personalizado com base no contexto e nas necessidades do usuário. Ao compreender as preferências dos usuários e os requisitos específicos de cada função, as organizações podem proporcionar uma experiência mais intuitiva e simplificada para os funcionários, tornando mais fácil para eles encontrar as informações necessárias para desempenhar suas funções de forma eficiente.
De acordo com uma projeção da Research and Markets, o mercado global deve atingir um tamanho de US$ 133,7 bilhões até 2030.
À medida que olhamos para o futuro do ECM, estão surgindo várias tendências importantes que moldarão sua trajetória.
As tecnologias empresariais estão se inspirando no modelo B2C: a experiência do usuário final é fundamental.
O foco crescente na experiência do usuário (UX) em soluções de ECM é fortemente influenciado pelos princípios de design de aplicativos de consumo. À medida que os usuários modernos se acostumam a aplicativos fáceis de usar em suas vidas diárias, eles começam a esperar o mesmo no ambiente de trabalho.
Os funcionários agora esperam mais de seus empregadores e das soluções que eles usam. Se os funcionários estão gastando horas navegando em um sistema desatualizado e complicado, podem começar a buscar empregadores mais inovadores e levar suas habilidades para outro lugar.
À medida que os empregadores buscam reter seus talentos, a satisfação dos funcionários está se tornando uma prioridade máxima. Uma maneira simples de alcançar isso é por meio de soluções de ECM com:
Ao otimizar a experiência de gestão de conteúdo digital para os funcionários, as organizações podem impulsionar a adoção de soluções, aumentar a produtividade e elevar a satisfação no ambiente de trabalho.
Por muitos anos, as plataformas de ECM legadas exigiam investimentos significativos em recursos e tempo para serem implementadas e mantidas, tornando-as inacessíveis para muitas empresas.
No entanto, com o surgimento das plataformas low-code e no-code, isso está mudando. As organizações estão cada vez mais optando por soluções de ECM low-code e no-code, que lhes permitem desenvolver e implantar rapidamente aplicativos personalizados sem a necessidade de amplo conhecimento ou experiência em codificação.
Essas plataformas permitem que as organizações desenvolvam aplicativos que atendam às suas necessidades específicas e possam ser facilmente modificados conforme a empresa evolui. Isso não apenas reduz drasticamente o tempo e os custos de implementação, mas também permite uma abordagem mais flexível e ágil para o ECM.
Com as violações de dados se tornando cada vez mais comuns e regulamentações mais rigorosas, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA), causando impactos duradouros, não é surpresa que a conformidade e a segurança sejam prioridades para as empresas.
As soluções modernas de ECM oferecem funcionalidades avançadas de segurança e automação que apoiam os esforços de conformidade:
Com soluções inteligentes de conteúdo, as organizações podem garantir a conformidade regulatória e proteger suas informações valiosas de forma eficaz, sem precisar de um membro humano da equipe para monitorar ameaças 24 horas por dia.
O foco global em sustentabilidade, ambientalismo e responsabilidade social corporativa (CSR) resultou em um aumento no escrutínio e na demanda por práticas de negócios sustentáveis.
O gerenciamento ineficiente de dados e os processos baseados em papel não são mais aceitáveis, não apenas por causa do impacto ambiental, mas também devido aos custos financeiros. Armazenar dados em vários locais ou imprimir documentos desnecessários é caro e um desperdício.
O ECM moderno desempenha um papel fundamental na promoção da governança da informação, reduzindo a dependência do papel e promovendo a colaboração digital. Isso resulta em economia de recursos e redução das emissões de carbono, contribuindo para um modelo empresarial mais verde e ambientalmente responsável.
As soluções de ECM modernas oferecem capacidades dinâmicas de gestão de conteúdo e funcionalidades avançadas que permitem às organizações alcançar seus objetivos de negócios de forma eficaz.
Ao avaliar uma plataforma de ECM, procure estas características principais:
> Saiba mais: Estratégias para modernização de aplicativos
“Ao mudarmos para a Hyland ao invés de atualizar o FileNet, nós instantaneamente economizamos US$ 400,000... e nós evoluímos nosso próprio sistema por um custo muito menor. Para exemplificar, desenvolver nosso fluxo de trabalho atual no FileNet custaria US$ 200.000 a mais"
— Kimberly Wraight, coordenadora de ECM, Condado de Washtenaw
Implementar a solução correta de ECM pode ser a diferença entre uma empresa próspera e ágil e uma que luta para acompanhar a concorrência. Ao adotar as últimas tendências e recursos em ECM, as organizações otimizam processos, impulsionam a colaboração, capacitam os funcionários e aumentam a produtividade em toda a empresa.
Quer seja para aprimorar a eficiência, melhorar a tomada de decisões ou promover práticas de negócios sustentáveis, o ECM é uma ferramenta poderosa para gerar resultados.
