O que é um DMS (sistema de gestão de documentos)?
Um sistema eficaz de gerenciamento de documentos é um repositório centralizado onde os documentos podem ser facilmente pesquisados, acessados e atualizados por usuários comerciais autorizados.
Todos os dias, as empresas lidam com inúmeros documentos, como contratos, faturas, contratos com fornecedores e informações de funcionários que chegam em vários formatos de arquivo.
Quando alguém na organização precisa de acesso imediato a esses documentos, é forçado a perder tempo procurando as informações que está procurando. Sem um local central para armazenamento de arquivos, os funcionários precisarão alternar entre sistemas ou navegar por várias pastas, caixas de entrada de e-mail e dispositivos para encontrar o que precisam.
Esse caos de informações afeta a velocidade com que seus funcionários, partes interessadas e clientes têm acesso a dados cruciais, o que diminui o tempo que eles poderiam gastar em tarefas de maior valor e oferecer melhores experiências aos clientes.
Imagine o quanto esses funcionários seriam mais produtivos se, em vez disso, pudessem se concentrar somente em suas funções.
O que é um DMS (sistema de gestão de documentos)?
Um sistema de gerenciamento de documentos gerencia a captura, o rastreamento e o armazenamento de documentos, dando a todos os membros da equipe acesso a um local de arquivo centralizado. Ele também registrará quem está acessando e alterando documentos.
Com um sistema de gerenciamento de documentos instalado, as informações e o conteúdo da sua organização se tornam acessíveis por meio de ferramentas como controle de versão de documentos, automação do fluxo de trabalho, marcação de metadados e indexação de conteúdo para facilitar a recuperação.
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Por que os sistemas de gerenciamento de documentos são importantes?
Os sistemas de gerenciamento de documentos são importantes porque permitem que as organizações operem com mais eficiência, permaneçam em conformidade com as regulamentações e reduzam os custos gerais ao permitir um fluxo de informações intuitivo e pesquisável.
Para que uma organização tenha sucesso, as informações devem fluir para as pessoas certas, quando e onde elas precisam. Ao confiar em processos manuais e baseados em papel para gerenciar documentos, as informações geralmente são extraviadas ou demoram a chegar às pessoas certas.
Principais benefícios de um sistema centralizado de gerenciamento de documentos
Embora haja muitos benefícios em implementar um sistema de gestão de documentos em sua organização, os mais comuns são:
Permitindo acesso imediato às informações
As organizações se tornam ineficientes devido a perdas de tempo ocultas que causam atrasos em muitos processos do dia a dia e, consequentemente, esgotam a produtividade. Com a gestão centralizada de documentos que armazena arquivos e dados sistematicamente (por meio de hierarquias de arquivos, nomes de projetos padronizados, datas, tipos de arquivos etc.), os funcionários não perdem mais tempo procurando papéis e se perdendo em dados não estruturados, mas podem buscar e recuperar as informações de que precisam imediatamente.
Permitindo que as equipes colaborem de forma mais eficaz
Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem fornecem a confiança que as organizações precisam para trabalhar em vários locais com a máxima segurança. A colaboração em diferentes projetos se torna mais rápida e precisa com a ajuda de ferramentas como controle de versão e retenção de registros de documentos de ponta a ponta, abrindo caminho para que as empresas exerçam maior transparência e responsabilidade em todos os seus fluxos de trabalho diários.
Minimizando os custos e o armazenamento do manuseio de papel
Armazenar documentos se tornou um uso caro e ineficiente do espaço de escritório. Além de ocupar espaço físico por meio de gabinetes de arquivamento, os processos baseados em papel significarão comprar recargas de tinta para impressoras e, possivelmente, alugar soluções de armazenamento externo para acomodar o fluxo massivo de documentos em papel processados por sua organização.
Garantindo maior segurança e conformidade
A segurança de dados e documentos é fundamental para todas as organizações. A cada ano, a legislação sobre como as organizações devem armazenar informações confidenciais de clientes se torna cada vez mais rígida e mais leis de segurança de dados são impostas para garantir que isso seja feito de acordo com os regulamentos. Os sistemas de gerenciamento de documentos mantêm um registro de tudo com trilhas de auditoria sólidas e protegem os dados rastreando e controlando qual usuário pode ver, alterar e baixar qualquer documento.
Escolhendo o sistema de gerenciamento de documentos certo para seu pessoal e suas informações
Comprar uma nova solução de gerenciamento de documentos é uma grande decisão. Embora cada organização tenha necessidades exclusivas, é uma boa ideia procurar os seguintes critérios fundamentais ao escolher um fornecedor de soluções de gerenciamento de documentos. Pergunte a si mesmo:
- Eles têm experiência relevante no setor? Diferentes setores têm diferentes requisitos de gerenciamento de documentos, o que torna uma boa prática verificar se o software de gerenciamento de documentos que você está procurando tem um histórico confiável em seu setor.
- O software se integra com outros aplicativos de forma fácil e segura? Para obter todos os benefícios de um sistema moderno de gerenciamento de documentos, ele precisará se integrar a outros sistemas que você usa, para que os funcionários não acabem fazendo malabarismos com muitos aplicativos e interfaces.
- Eles oferecem um bom nível de suporte? Entenda qual suporte você está recebendo de seus contratos de nível de serviço, consulte os depoimentos de clientes existentes e verifique se eles têm grupos comunitários ponto a ponto que seriam benéficos para sua organização no futuro.
- Eles entendem suas necessidades de segurança? Um sistema seguro de gerenciamento de documentos deve ter a capacidade de conceder e revogar o acesso a documentos, ocultar informações confidenciais e preservar a integridade do documento em todas as etapas.
- Seu sistema preferido pode atender às crescentes necessidades organizacionais? Considere um software que ofereça ferramentas escaláveis, como automação de fluxo de trabalho, captura de dados e assinaturas eletrônicas, para que seus processos de gerenciamento de documentos possam evoluir com a inovação digital.
Os principais recursos de um sistema de gerenciamento de documentos
Embora os sistemas avançados de gerenciamento de documentos possam ter uma variedade de recursos, esses são alguns dos principais recursos:
Vários métodos de entrada de documentos
A maioria das organizações usa uma variedade de tipos diferentes de documentos em papel e digitais, que podem ser gravados em um sistema por meio de captura e captura de documentos. Uma solução moderna de gerenciamento de documentos deve ser capaz de receber todos esses arquivos, bem como lidar com uploads em massa, manuais e automatizados, juntamente com entradas de aplicativos móveis.
Indexação automatizada
Para categorizar e recuperar corretamente um documento, ele precisa ser indexado corretamente primeiro. Uma solução avançada de gerenciamento de documentos automatizará grande parte, se não todo, do processo de indexação. Isso significa que, assim que um documento é capturado, ele é automaticamente indexado corretamente, permitindo um armazenamento de arquivos mais rápido e preciso.
Controles de permissão
Para garantir a segurança, você precisará controlar como os usuários visualizam, acessam e editam arquivos. Um sistema de gerenciamento de documentos permite essa segurança por meio de recursos como:
- Controles e segurança baseados em funções
- Revogação de acessos
- Transferências de propriedade
- Uma plataforma dedicada de gerenciamento de conteúdo
Assinaturas eletrônicas
Os sistemas de gerenciamento de documentos com funcionalidades de assinatura eletrônica aceleram os processos de negócios que tradicionalmente permaneceram lentos devido à impressão manual, assinatura, digitalização e gravação envolvidas. Os recursos de assinatura eletrônica aceleram esses processos e protegem as organizações contra alterações fraudulentas de documentos e garantem a conformidade com o rastreamento de confirmações eletrônicas.
Controle de versão do documento
Um dos principais recursos de um sistema de gerenciamento de documentos é o controle completo de versões. Esse recurso minimiza arquivos duplicados e rastreia todas as edições em um documento para que não haja preocupações de funcionários trabalhando com versões antigas ou riscos de inconsistência no documento.
Sincronização para usuários remotos
A força de trabalho moderna está mais remota do que nunca. É por isso que a solução de gerenciamento de documentos escolhida precisa ser capaz de atender às necessidades do trabalhador remoto, permitindo que ele acesse a versão correta e mais atualizada de cada documento, independentemente da localização.
Sobre o OnBase da Hyland
O OnBase permite a criação, revisão e distribuição de documentos comerciais essenciais para organizações que lidam com informações substanciais no dia a dia.
Ele centraliza o gerenciamento da alteração de documentos comerciais e fornece sincronização off-line para usuários remotos, garantindo que todos acessem o documento correto quando necessário.