Segurança e conformidade das informações: o papel da gestão da políticas de retenção em toda a sua organização

Com o Retention Policy Manager, os documentos, e-mails, arquivos eletrônicos e outras formas de informações são capturados facilmente, armazenados de forma segura e acessíveis de forma imediata sempre que você precisa deles.

Ele oferece uma maneira intuitiva de rastrear, auditar e descobrir conteúdo, da criação à disposição final, permitindo a gestão automática do ciclo de vida completo de todas as informações.

Com uma visão única dos registros da organização, os usuários podem comprovar a conformidade com as regulamentações e políticas internas e externas sem afetar a produtividade diária.

Desafios de conformidade que as empresas enfrentam hoje

Conformidade com as regulamentações

As regulamentações do setor e do governo exigem que as organizações gerenciem e retenham determinados registros. Muitas organizações consideram isso um desafio porque falta a elas automação em suas informações quando se trata de retenção e destruição.

Comprovação da conformidade

Para comprovar a conformidade durante uma auditoria ou em um tribunal de justiça, as organizações devem ter visibilidade sobre as ações que ocorrem em registros específicos. Muitas organizações não sabem quais informações elas têm, onde estão armazenadas, quantas cópias estão circulando e se o registro em si é autêntico e confiável.

Descoberta eletrônica

Pesquisar, extrair e analisar informações para apresentação em processos de litígio é demorado e caro. As organizações precisam de uma ferramenta para pesquisar informações e também para garantir que elas possam ser retidas e protegidas contra modificação ou exclusão caso o período de retenção tenha expirado, além de poderem ser exportadas em formato nativo ou PDF.

Automatização da conformidade e destruição

A conformidade regulatória é a chave para evitar penalidades e problemas de auditoria, mas é quase impossível querer que os usuários finais conheçam e sigam os requisitos complexos da gestão de registros, especialmente no mundo digital. A típica automação do gerenciamento de registros precisa incluir a gestão de disposições e retenções, controle abrangente e flexível, além de integração sem percalços com os processos comerciais existentes. 

Benefícios de uma gestão de política de retenção sólida

Conformidade automática com requisitos organizacionais/legais

As políticas são atribuídas automaticamente no nível do tipo de documento, enquanto os documentos são trazidos para o sistema e indexados, garantindo a conformidade sem interromper os processos comerciais do dia a dia.

Menor risco e menores custos

A destruição automatizada de informações pode reduzir as despesas de análise de litígios, além de disponibilizar acesso fácil aos documentos retidos para uma auditoria de conformidade. Economiza também no backup de dados, acessibilidade e migração, reduzindo os custos de manutenção e a quantidade de informações gerenciadas.

Comprovação de conformidade

Comprove a conformidade regulatória rapidamente e, ao mesmo tempo, tenha coerência nas políticas internas.

Responda rapidamente a litígios/auditorias

Quando solicitados a fornecer informações relacionadas à conformidade regulatória ou litígios pendentes, os usuários podem facilmente pesquisar e reter informações, produzindo as informações para análise externa sem criar riscos de segurança.

Acesso mais rápido às informações

Garanta o acesso rápido a informações pertinentes sobre atividades passadas e melhore as decisões para atividades atuais e futuras por meio do acesso rápido a informações confiáveis, precisas e fidedignas.

Maior segurança

Proteja as informações privadas e cumpra as leis de privacidade de dados.

As vantagens do Perceptive Content para a conformidade

A solução Perceptive Content da Hyland ajuda as organizações a vencerem a pressão crescente das regulamentações de segurança de dados.

O Perceptive Content oferece recursos de fluxo de trabalho confiáveis e integrações abrangentes que ajudam as organizações a superar conteúdos não estruturados e processos pontuais, da captura à disposição.

O Perceptive Content é:

Fácil de integrar com aplicativos de negócios

Enquanto muitas soluções de serviços de conteúdo exigem bastante tempo e esforço para integração com sistemas de negócios existentes, o Perceptive Content torna isso mais fácil.

A tecnologia patenteada de modo de aprendizado permite aos usuários capturar dados de qualquer aplicativo de negócios utilizando uma abordagem fácil com recurso de apontar e clicar.

Gerencia todas as informações independentemente do formato

Embora os registros definidos legalmente devam ser retidos com segurança por um período de tempo necessário, o Retention Policy Manager oferece também a capacidade de gerenciar e remover informações transitórias.

Isso reduz a quantidade de informações pesquisadas, acessadas e gerenciadas, diminuindo muito os possíveis riscos e custos dos litígios. 

Atribuição automática de políticas de retenção

O Retention Policy Manager coloca automaticamente cada documento sob a política correta com base em seus valores de indexação, permitindo que os usuários finais continuem com seus processos comerciais diários sem gerar trabalho extra.

Principais recursos do Perceptive Content

Criação e captura

• Indexação automática
• Gerar metadados pesquisáveis na captura para acesso rápido posteriormente

Acesso e uso

• Restringir o acesso a usuários autorizados
• Pesquisar registros independentemente do formato
• Organizar informações para auxiliar nas funções organizacionais e no acesso baseado em função

Gerenciar e reter

• Gerenciar registros durante todo o ciclo de vida
• Acionar automaticamente políticas de retenção por meio de valores predefinidos
• Manter as informações pelo tempo que for necessário em termos jurídicos ou operacionais
• Não reter os registros por mais tempo do que o necessário

Retenção para processos litigiosos e auditorias

• Pesquise e aplique retenções com facilidade para impedir modificações ou exclusões, mesmo que o período de retenção tenha expirado
• Exporte as informações retidas em formato PDF, TIFF ou nativo para revisão externa ou descoberta

Disposição

• Ocorre automaticamente no fim do ciclo de vida do documento
• Opção para exigir aprovação na destruição
• Reter o relatório de destruição como um registro
• Apoio à adesão (ex., Nara para informações históricas)

Como é usar o Perceptive Content

1. Como parte da rotina normal, o setor de recursos humanos da ABC, Inc. captura as candidaturas a vagas de emprego no Perceptive Content. A indexação automática coloca esses documentos sob a política de retenção apropriada, com base no tipo de documento. O gerente de registros da ABC, Inc. estabelece uma política de retenção que preserva automaticamente as candidaturas a vagas de emprego por dois anos e depois as destrói.
2. Um candidato que não é contratado pela ABC, Inc. sente que a decisão foi resultado de discriminação, e o departamento de RH é notificado da possibilidade de uma ação judicial. Em resposta a essas informações, o gerente de registros coloca todas as informações do candidato no Perceptive Content em retenção, preservando as informações relevantes até que seja recebida a notificação de que a retenção pode ser retirada. Essas informações ficam retidas indefinidamente e não podem ser modificadas ou excluídas até que a retenção seja removida.
3. As candidaturas a vagas de emprego são programadas para destruição automática após um período de retenção de dois anos.
4. A política de retenção que abrange a destruição dessas candidaturas exige a aprovação do gerente de RH e também do aprovador de nível 1, além do gerente de registos como aprovador de nível 2. Após o envio de uma notificação por e-mail ao nível 1, ele aprova a destruição, fazendo com que o nível 2 também receba uma notificação. Somente após a aprovação do último nível o sistema destrói as informações.
5. Todas as outras candidaturas a vagas de emprego são destruídas, exceto a do candidato cujas informações foram retidas, que é protegida até que a retenção seja removida.

Tome decisões de negócios mais informadas com o Perceptive Content e o Business Insight

O Business Insight é uma atualização opcional do sistema Perceptive Content e permite que todos os usuários da sua empresa executem e consultam relatórios para agilizar auditorias e aumentar a eficiência em todos os fluxos de trabalho.

Ao usarem também o Business Insight, os gerentes de registros podem executar vários relatórios, incluindo um relatório de disposição de documentos e um relatório de destruição de documentos.

O relatório de disposição de documentos mostra as políticas de retenção para cada tipo de documento e a ação a ser tomada após a disposição. Esse relatório é executado antes da disposição dos documentos.

O relatório de destruição de documentos mostra qual política de retenção foi executada, os documentos específicos que foram destruídos, quem eram os aprovadores, além de informações sobre quando a destruição foi aprovada e quando ela ocorreu.