Entendendo o gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM)
Explore os fundamentos do ECM, seus benefícios e como ele transforma o gerenciamento de conteúdo para aumentar a eficiência e a conformidade em sua organização.
Explore os fundamentos do ECM, seus benefícios e como ele transforma o gerenciamento de conteúdo para aumentar a eficiência e a conformidade em sua organização.
Gerenciar grandes quantidades de informações com eficiência é essencial para empresas de todos os tamanhos. O gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) oferece uma solução abrangente para esse desafio, permitindo que as organizações simplifiquem seus processos de gerenciamento de documentos, aprimorem o atendimento ao cliente e garantam a conformidade com os requisitos regulatórios.
Ao implementar uma estratégia eficaz de ECM, as empresas podem reduzir significativamente os custos operacionais, minimizar os riscos e melhorar a produtividade geral. Se você é iniciante no ECM ou está procurando modernizar seu sistema atual, este guia fornecerá informações valiosas para ajudá-lo a tomar decisões informadas e maximizar a eficiência de seus esforços de gerenciamento de conteúdo.
O ECM, às vezes chamado de gerenciamento de documentos ou gerenciamento de registros, é o processo de gerenciar todo o ciclo de vida do conteúdo de uma organização, incluindo documentos, planilhas, contratos, imagens digitalizadas, fotografias, vídeos, desenhos CAD e qualquer outro tipo de documento. Ao escolher um ECM, o objetivo é reduzir o risco e melhorar a produtividade, a eficiência e a experiência do cliente, eliminando tarefas em papel e aprimorando a visibilidade do processo.
Explore a análise da Gartner sobre 15 fornecedores no espaço de gestão de documentos e veja por que a Hyland foi indicada como Challenger, com pontos fortes em escalabilidade, código aberto e capacidades específicas do setor.
O valor da solução ECM atual vai além dos simples recursos de digitalização, armazenamento e recuperação, evoluindo para plataformas abrangentes de gerenciamento de conteúdo que abordam desafios e processos comerciais mais amplos com informações importantes contidas em documentos ou outros conteúdos comerciais.
Tradicionalmente, o ECM se concentrava principalmente no gerenciamento estático de documentos, incluindo arquivamento, armazenamento de documentos e colaboração. No entanto, o campo evoluiu significativamente com a introdução do gerenciamento de conteúdo transacional (TCM), que se integra estreitamente aos fluxos de trabalho e sistemas de negócios, tornando o ECM mais relevante para os processos organizacionais e a tomada de decisões.
As soluções de conteúdo modernas são integrais, projetadas para se adaptar às mudanças na tecnologia e nos padrões de trabalho. Elas ajudam a combater os silos de informações fornecendo as informações certas às pessoas certas no momento certo, garantindo integração e coordenação perfeitas com os sistemas de negócios em toda a organização.
Além disso, plataformas robustas de ECM oferecem repositórios centralizados que consolidam documentos e dados de sistemas diferentes. Esses repositórios garantem que todo o conteúdo seja armazenado em um único local seguro, facilitando o gerenciamento, a busca e a recuperação de informações. Essa abordagem centralizada aprimora a governança de dados, melhora a colaboração e apoia a conformidade com os requisitos normativos.
> Leia mais | Usando um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos (EDMS) como um repositório centralizado de documentos
Compreender os principais componentes do ECM ajuda as organizações a gerenciar o ciclo de vida das informações com eficiência. Aqui estão os principais elementos do ECM:
Grandes volumes de conteúdo de entrada e saída podem ser difíceis de rastrear, e não é surpresa que muitas organizações tenham dificuldades para manter uma estratégia bem-sucedida de gerenciamento de conteúdo.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais as soluções de ECM podem beneficiar uma organização.
As regulamentações de conformidade internas e externas estão ficando mais rígidas. Com a quantidade de papelada e documentação que a maioria das empresas precisa manter, é extremamente difícil garantir que as auditorias sejam concluídas com precisão e em tempo hábil ao usar processos comerciais legados, como papel ou trabalho manual.
Uma solução de ECM facilita auditorias e outros requisitos de conformidade. Ele fornece estrutura e segurança para todo o processo de auditoria, permitindo que as equipes exerçam maior controle sobre todos os documentos relevantes. Com isso, as organizações podem criar eficiência em seus processos internos e, posteriormente, reduzir as despesas associadas às operações manuais.
A eResearch Technology (ERT), fornecedora global de serviços de pesquisa de resultados de saúde, enfrentou desafios para manter a conformidade regulatória devido aos processos baseados em papel e às complexidades das operações globais. Essa ineficiência aumentou os riscos associados aos requisitos regulatórios.
Para resolver isso, a ERT implementou a plataforma Alfresco da Hyland, que se integra às soluções de.assinatura digital e segue padrões regulatórios rigorosos. Essa solução de ECM permitiu que a ERT centralizasse e protegesse mais de 40.000 documentos, mantivesse trilhas de auditoria abrangentes e garantisse a conformidade com os regulamentos da FDA.
> Leia mais | Veja um detalhamento dos períodos e diretrizes de retenção de documentos
Como sua empresa teria sucesso se cada representante de vendas trabalhasse com uma lista de preços diferente? Ou se alguns estivessem usando contratos desatualizados para finalizar as vendas?
Uma solução de ECM permite a gestão de documentos e o controle de versões. Organizações grandes e pequenas podem centralizar todos os arquivos relevantes, fornecer sincronização offline para usuários remotos e garantir que todos tenham acesso às versões mais recentes do documento.
O hospital Royal Marsden em Londres, um dos principais hospitais de tratamento para câncer no mundo, tinha um objetivo: minimizar a burocracia na administração clínica nos principais departamentos do hospital.
Essa mudança para a digitalização capacitou a equipe administrativa e os médicos com uma visão completa de seus pacientes desde o início. Ao eliminar a busca por papéis e a perda de registros, o hospital simplificou o atendimento ao paciente.
Um estudo recente da Forrester Consulting descobriu que 78% dos líderes de gerenciamento de conteúdo consideram a experiência do cliente (CX) o objetivo principal de sua estratégia de gerenciamento de conteúdo. Infelizmente, processos em papel e fluxos de trabalho manuais podem afetar negativamente o serviço prestado aos clientes. Tempos de resposta lentos, falta de uma “fonte de verdade” e erros introduzidos por humanos podem resultar em clientes ou clientes insatisfeitos.
Um ECM pode melhorar a CX com tempos de resposta mais rápidos e melhor controle de qualidade. Além disso, ele pode ajudar a reduzir os custos liberando a equipe de tarefas manuais e aplicando práticas comerciais consistentes para garantir a responsabilidade e a conformidade.
As soluções de ECM eficazes também permitem a criação de experiências de usuário personalizadas, adaptadas às necessidades específicas da organização. Ao contrário dos sistemas rígidos que forçam as organizações a adotar fluxos de trabalho e layouts de formulários predefinidos, as soluções modernas de ECM permitem a personalização, garantindo que a experiência e a satisfação do usuário continuem sendo uma prioridade. Essa flexibilidade permite que as organizações projetem e implementem experiências de usuário que promovam melhores interações e satisfação para clientes e funcionários.
O processo manual de resolução de disputas da Redstone Federal Credit Union estava causando atrasos na emissão de crédito provisório, falta de comunicação com os membros e deterioração da experiência dos membros.
A Redstone apresentou uma solução de ECM que digitalizou e automatizou seu processo de disputa. O resultado: 5.100 horas de trabalho dos funcionários por ano economizadas e um tempo médio de resolução de disputas que diminuiu de cinco dias para uma questão de minutos.
Soluções de ECM eficazes garantem que as informações certas cheguem à pessoa certa, no contexto certo, na hora certa. Ao centralizar os documentos e torná-los facilmente pesquisáveis, os sistemas ECM simplificam o acesso às informações de que os funcionários precisam para tomar decisões rápidas e precisas com base em dados.
Os funcionários dependem de métodos rápidos e diretos para encontrar as informações necessárias para analisar situações e tomar decisões. Acesso onipresente, ferramentas de pesquisa eficientes e fonte única de pesquisa são essenciais ao realizar pesquisas para tomar decisões de negócios. Infelizmente, poucas soluções antigas atendem a esses requisitos importantes.
Diferentemente dos sistemas legados que exigiam que tudo fosse armazenado no repositório do sistema, as melhores soluções de ECM da categoria expandem seus serviços de gerenciamento de conteúdo para incluir outros repositórios dentro da empresa.
Isso inclui compartilhamentos de arquivos, repositórios de conteúdo de outros sistemas ECM e conteúdo armazenado em outros sistemas de negócios, como sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e recursos humanos (RH). Ao federar os resultados em toda a empresa, nenhuma grande migração de dados é necessária para criar uma única fonte da verdade.
Ao integrar perfeitamente os repositórios corporativos, os melhores sistemas da categoria simplificam a pesquisa e aceleram o acesso às informações críticas. Essa “fonte única da verdade” virtual permite que clientes e funcionários usem uma ferramenta de busca para encontrar informações que possam estar espalhadas por toda a empresa.
A Autoridade de Habitação e Finanças do Colorado (CHFA) estava lutando com montanhas de papel — quase literalmente. Os arquivos do projeto podem atingir 300 páginas ou mais.
Ao implementar uma solução de ECM, seu processo de gerenciamento de registros se tornou mais claro e eficiente. Isso reduziu o tempo necessário para que os membros da equipe recuperassem os arquivos do projeto de 12 minutos para 10 segundos ou menos, tornando sua equipe três vezes mais produtiva.
Processos de negócios eficientes são fundamentais para o sucesso organizacional e a estabilidade de seus resultados. Se você está focado no panorama geral ou na eficácia diária dos funcionários, os detalhes de como suas informações circulam pela sua organização afetarão você.
As melhores soluções de ECM da categoria reúnem de forma inteligente as informações certas para a tomada de decisões, aprimorando a eficiência dos funcionários e maximizando as oportunidades de automação. Ao simplificar as aprovações dos funcionários com dados relevantes ou automatizar as decisões usando as informações certas, esses sistemas melhoram a produtividade e a eficácia gerais.
Além disso, a integração das melhores soluções de ECM com os principais aplicativos, como sistemas de planejamento de recursos corporativos (ERP), gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e recursos humanos (RH), garante que a documentação relevante ofereça suporte aos processos de negócios.
Essa integração perfeita simplifica a tomada de decisões, permitindo decisões mais informadas e mais rápidas e, em última análise, gerando melhores resultados comerciais.
O fornecedor certo de ECM fornecerá funcionalidade nativa e intuitiva para ajudar sua organização a realizar seu trabalho de forma rápida, eficiente e eficaz.
A University of Northern Colorado estava repleta de processos inconsistentes e com uso intensivo de papel que mantinham os funcionários no escuro sobre seus contratos.
Depois de implementar uma solução de ECM, a universidade ganhou visibilidade do ciclo de vida de cada contrato, da solicitação à execução do contrato. As soluções de automação de processos e gestão de casos abriram o caminho para uma maior padronização, melhor controle de conformidade e menos erros manuais.
> Leia mais | Como criar um modelo de processo de negócios
Documentos em papel consomem tempo e espaço em toda a organização. Departamentos como recursos humanos, contas a pagar e a receber e gerenciamento de instalações geralmente enfrentam atrasos, informações incompletas e trabalho duplicado quando confiam no papel.
As organizações que não usam papel geralmente buscam soluções de ECM porque elas melhoram a colaboração, geram economia de custos e promovem uma melhor governança sobre os dados. Elas facilitam o acesso ao arquivo eletrônico, garantindo que os documentos sejam facilmente recuperáveis e armazenados com segurança. Além disso, as soluções de ECM se integram perfeitamente aos processos digitais, permitindo que as organizações se conectem e automatizem as funções de negócios.
Ao adotar a transformação digital por meio de soluções de ECM, as organizações podem aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a produtividade geral, abrindo caminho para um ambiente de negócios ágil e responsivo.
A equipe de contas a pagar da Canal Barge, uma empresa de transporte marítimo, estava sobrecarregada com a papelada. Ele gerava cerca de 500.000 folhas de papel por ano e estava ficando sem espaço de armazenamento.
A empresa apresentou uma solução de ECM que digitalizou totalmente a automação da captura de dados de faturas e roteamento de documentos. Com o fim dos processos em papel, a empresa conseguiu crescer sem reformar ou se mudar.
> Saiba mais | Digitalize e simplifique o processo de aprovação de faturas
Selecionar a plataforma ECM certa é crucial para otimizar os processos de gerenciamento de conteúdo da sua organização. Aqui estão alguns fatores-chave a serem considerados:
> Leia mais | Acelere a modernização com serviços de conteúdo corporativo na nuvem
O conteúdo — e a capacidade de uma organização de usá-lo para impulsionar a eficiência e os insights de negócios — nunca foi tão essencial para o sucesso de uma empresa. Com a velocidade atual dos negócios, inovações tecnológicas, como computação em nuvem, IA e automação inteligente, serão um fator decisivo na forma como uma organização pode acompanhar o ritmo.
O conjunto de plataformas de gerenciamento de conteúdo corporativo e ferramentas de automação de processos da Hyland são uma vitória fácil para modernizar sua estratégia de tecnologia e inovar para um futuro competitivo. Como líder do setor, a Hyland atende clientes de todos os setores e empresas, com soluções para qualquer departamento.
Aprenda o básico sobre as oportunidades de infundir inteligência artificial na sua gestão de conteúdo.
Um estudo da Forrester Consulting encomendado pela Hyland revelou insights e recomendações para os responsáveis pelas decisões de gestão de conteúdo. Conheça as últimas tendências do mercado à medida que a IA, a nuvem e a automação inteligente ganham impulso e eficácia.