Qu'est-ce que l'automatisation des processus robotiques (RPA) ?
L'automatisation des processus robotiques (RPA) utilise des robots logiciels pour automatiser des tâches répétitives et basées sur des règles dans un processus.
L'avantage de l'utilisation de la RPA est qu'elle peut gérer des tâches répétables à volume élevé de manière efficace et précise. Cela libère votre main-d'œuvre humaine pour traiter des tâches de résolution de problèmes plus complexes.
Voici quelques processus manuels qui peuvent être remplacés par la RPA:
Effectuer des transactions répétitives à fort volume
Extraire et reformater des données en rapports et tableaux de bord
Fusionner des données provenant de plusieurs emplacements et systèmes
Collecter des statistiques sur les réseaux sociaux
Avantages de la RPA pour votre organisation
Les organisations qui exploitent la RPA induisent des impacts incrémentaux mais puissants sur les processus automatisés. Ces avantages incluent :
Une plus grande précision de l'information
La RPA permet aux départements d'automatiser des tâches répétitives et basées sur des règles qui accélèrent les cycles d'affaires. Cela élimine la marge d'erreur humaine et assure l'accomplissement des tâches à temps, tout le temps.
Gestion de la conformité facilitée
Toutes les étapes sont enregistrées et peuvent fournir des pistes d'audit, et l'activité des robots peut être vérifiée par rapport aux réglementations pour assurer la conformité. Parce que les robots RPA suivent des règles prédéfinies, ils agissent toujours en conformité avec les réglementations pertinentes.
De meilleures perspectives sur les données précieuses
Tandis que les robots RPA achèvent les tâches, ils les surveillent également et recueillent des informations. Ces informations peuvent être transmises aux décideurs pour leur offrir de meilleures perspectives. Cela conduit à des décisions plus éclairées et facilite le suivi des impacts.
Amélioration de la satisfaction et de la productivité des employés
Utiliser la RPA pour réaliser des tâches manuelles libère les employés pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Cela améliore l'engagement des employés et optimise l'utilisation de la RPA. À son tour, cela augmente la productivité de l'entreprise.
Des opérations plus rentables
La RPA réalise des tâches avec une grande précision et cohérence, entraînant moins d'erreurs. Cela signifie moins de temps et de ressources consacrés à la correction d'erreurs et aux retards coûteux.
Application hautement configurable
Utiliser des processus RPA pour intégrer vos systèmes hérités avec des systèmes centraux ne posera pas de problème. De plus, avec la configuration en low-code, les logiciels RPA sont faciles à concevoir et à gérer, nécessitant un effort minimal de la part de vos équipes informatiques. Cela le rend facilement extensible dans les opérations commerciales et vous permet de modifier les processus dans le logiciel avec zéro ou un temps d'arrêt minimal.
Gestion des erreurs et des exceptions
Les outils RPA avancés ont des capacités intégrées de gestion des erreurs et des exceptions pour gérer les problèmes imprévus pendant l'automatisation. Cela assure la continuité et minimise les perturbations.
Fonctionnalités de sécurité
Les principales plateformes RPA incluent des fonctionnalités de sécurité robustes pour garantir que les données sont traitées en toute sécurité. Cela inclut le cryptage, le stockage sécurisé des identifiants et la conformité aux normes réglementaires.
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Comment fonctionne la RPA ?
Les bots RPA sont capables d'être programmés pour corriger leurs erreurs et s'améliorer avec le temps. Ils peuvent être configurés pour reconnaître des déclencheurs et des situations, leur permettant d'accomplir les tâches automatiquement.
Voici une répartition étape par étape du fonctionnement des bots RPA :
Étape 1 : Identification des tâches. La première étape consiste à identifier les processus d'affaires adaptés à l'automatisation. Cela pourrait inclure l'extraction de factures de données, le remplissage de formulaires avec des données prédéterminées ou la mise à jour des informations des clients dans un CRM.
Étape 2 : Développement de bots. En utilisant des logiciels RPA spécialisés, un bot est configuré pour effectuer les tâches identifiées. Une fois le bot configuré, il est testé pour s'assurer qu'il peut effectuer la tâche correctement et efficacement. Tout problème détecté lors des tests est corrigé à ce stade.
Étape 3 : Intégration. Les robots sont ensuite intégrés aux systèmes, applications ou logiciels existants.
Étape 4 : Interaction avec l'interface utilisateur. Les bots RPA commencent à interagir avec les applications et les systèmes comme un être humain le ferait. Ils naviguent, cliquent sur des boutons, remplissent des formulaires et extraient des données ; cependant, les robots le font sans effort.
Étape 5 : Manipulation des données. Les bots peuvent extraire du contenu et des données dans des bases de données ou des documents pour être stockés ou transférés à travers différents systèmes.
Étape 6 : Exécution. Une fois que les données sont raffinées et prêtes à l'emploi, les bots RPA exécutent les tâches préprogrammées. Cela pourrait aller de l'envoi d'emails automatisés au remplissage de formulaires ou à l'exécution de transactions complexes en agissant sur des instructions.
Étape 7 : Suivi et optimisation. Les bots RPA peuvent surveiller des paramètres spécifiques et déclencher des alertes en fonction de conditions prédéfinies. Ces mêmes robots peuvent apprendre des processus au fil du temps pour renforcer la précision et la productivité de leurs processus.
Comment la RPA fonctionne avec l'IA
La RPA automatise les tâches basées sur des règles ; l'intégration de l'IA permet aux robots de gérer des processus nécessitant une intelligence semblable à celle de l'homme, telle que la compréhension de documents avec des données non structurées et la conduite de conversations. Cette combinaison libère de nouvelles possibilités pour l'automatisation des entreprises, améliorant l'efficacité et la résilience globales.
Identifier les bons processus pour la mise en œuvre de la RPA
Le succès de votre mise en œuvre de la RPA dépend des processus que vous choisissez d'automatiser. Voici quelques questions qui aideront à déterminer si un processus est optimisable avec la RPA :
1. Le processus est-il basé sur des règles ?
La RPA excelle dans l'accomplissement de tâches qui suivent un ensemble clair de règles logiques. Cela signifie que les processus qui reposent sur le jugement humain peuvent ne pas être des candidats idéaux pour l'automatisation.
2. Ces processus sont-ils répétés à intervalles réguliers avec des déclencheurs prédéfinis ?
Les processus qui se déroulent régulièrement ou sont déclenchés par des événements spécifiques sont parfaits pour la RPA. Les robots peuvent être programmés pour démarrer à la réception de certains déclencheurs, garantissant que les tâches sont finalisées à temps.
3. Ces processus ont-ils des entrées et sorties définies ?
La RPA demande une entrée exacte pour fonctionner efficacement. L'ambiguïté ou la variabilité des entrées peut conduire à des erreurs. Par exemple, un bot traitant les factures doit connaître l'emplacement des données de facturation (entrée) et où stocker les données traitées (sortie). Si ceux-ci sont bien définis et prévisibles, le robot peut fonctionner de manière autonome, réduisant la dépendance à l'intervention manuelle.
4. Les processus sont-ils de grande envergure ?
Les bots RPA peuvent traiter de grands volumes de données rapidement et avec précision. Cela réduit les ressources consacrées à la gestion manuelle. Par exemple, dans un contexte de soins de santé, les bots RPA pourraient gérer la tâche à grand volume de saisie de données patients, libérant ainsi le personnel pour des tâches plus critiques et augmentant la productivité.
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Étude de cas RPA de Hyland
Comment cette agence gouvernementale locale utilise un logiciel RPA pour automatiser les déclarations fiscales
L' auditorium du comté de Horry — une agence gouvernementale en Caroline du Sud — recevait plus de 90,000 déclarations de revenus personnels chaque année. Il fallait à son équipe restreinte de six personnes près de six mois pour en terminer le traitement.
Pour gérer l'augmentation du volume de documents entrants, l'agence s'est tournée vers Hyland RPA™, un logiciel RPA indépendant des plateformes, pour moderniser et automatiser plusieurs processus clés.
Lors de sa première année, Hyland RPA a aidé le comté de Horry à traiter de manière autonome 33 % de toutes les déclarations fiscales, utilisant des critères avancés pour vérifier les détails et signaler les entrées suspectes pour un examen humain.
Par exemple, lorsqu'un contribuable dépose une déclaration réclamant un certain bien comme résidence principale, Hyland RPA vérifie ces données avec une autre application professionnelle, Aumentum. En fonction du résultat de la vérification, il prend ensuite les mesures nécessaires.
Chaque action du bot est ensuite consignée pour faciliter le dépannage ultérieur. C'est juste un autre avantage qui illustre les capacités de l'outil RPA de Hyland — qui renforce les mesures de conformité en donnant aux auditeurs accès aux interactions des utilisateurs sur les documents fiscaux.
Améliorez vos services de contenu avec RPA
Plus que jamais, il est impératif pour les organisations de tirer parti des outils d'automatisation pour relever les défis commerciaux dans le cadre des initiatives de transformation numérique.
L'ajout de la technologie RPA est un élément intégral de la stratégie d'automatisation intelligente de Hyland. Au-delà de l'automatisation des processus, Hyland RPA propose des composants intelligents pour une plus grande efficacité, un suivi intelligent des décisions cognitives et bien plus encore.
Hyland RPA étend les capacités d'automatisation des processus de la plateforme de services de contenu de premier plan de l'industrie de Hyland, permettant aux organisations d'améliorer facilement leurs solutions avec des processus RPA plus robustes.
FAQ RPA
Quelle est la différence entre RPA et l'automatisation traditionnelle ?
L'automatisation traditionnelle nécessite souvent des changements significatifs de l'infrastructure informatique sous-jacente et implique du codage personnalisé pour automatiser des processus spécifiques. RPA utilise des robots logiciels pour imiter les actions humaines au sein des systèmes existants. Cela le rend plus facile et plus rapide à mettre en œuvre sans modifier les configurations informatiques actuelles.
Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre une solution RPA ?
Le temps de mise en œuvre pour une solution RPA peut varier en fonction de la complexité du projet. De nombreuses solutions RPA peuvent être mises en place en quelques semaines, avec des résultats significatifs peu de temps après.
La RPA peut-elle s'intégrer à nos systèmes existants ?
La plupart des plateformes RPA sont conçues pour s'intégrer de manière transparente aux systèmes existants, y compris les systèmes hérités qui peuvent manquer d'APIs. Cela fait de RPA une solution flexible pour automatiser des processus sur diverses plateformes sans nécessiter de remaniements importants des systèmes.
La RPA est-elle sécurisée ?
Les plateformes RPA incluent des fonctionnalités de sécurité robustes telles que le cryptage, le stockage sécurisé des identifiants et la conformité aux normes réglementaires. Cela garantit que les données sont traitées en toute sécurité tout au long du processus d'automatisation.
Quel type de tâches est le mieux adapté pour RPA ?
RPA est idéal pour les tâches répétitives, basées sur des règles et à volume élevé. Les exemples incluent la saisie de données, le traitement des factures, la génération de rapports et les mises à jour des données clients. Les processus avec des entrées et sorties bien définies sont également d'excellents candidats pour RPA.
La RPA va-t-elle remplacer les emplois humains ?
En prenant en charge les tâches répétitives et monotones, la RPA est conçue pour compléter le travail humain, pas le remplacer.
Quels sont les coûts associés à la mise en œuvre de la RPA ?
Les coûts de mise en œuvre de la RPA varient en fonction de la complexité du projet. RPA nécessite généralement un investissement initial minimal par rapport à des technologies similaires. Elle peut ensuite offrir un retour sur investissement rapide en augmentant l'efficacité et en réduisant les coûts opérationnels.
Comment la RPA gère-t-elle les erreurs pendant l'automatisation ?
Les outils RPA avancés sont dotés de capacités de gestion des erreurs et d'exceptions intégrées. Ces fonctionnalités permettent aux robots de gérer les problèmes imprévus lors de l'automatisation, garantissant la continuité et minimisant les interruptions. Les robots peuvent être programmés pour enregistrer les erreurs et déclencher des alertes pour une intervention humaine si nécessaire.