Témoignages : comment Hyland aide les équipes de RH à innover et automatiser
Découvrez comment ces services RH ont amélioré l'engagement des employés et surmonté les principales difficultés grâce à l'automatisation des processus.
L'automatisation et la modernisation des tâches de RH peuvent accroître l'efficacité, la collaboration et la productivité, et aider les organisations à rester conformes aux réglementations.
Selon une étude d'IDC, les tâches modernes centrées sur le contenu peuvent offrir des avantages substantiels aux organisations :
40 % des personnes interrogées ont cité une visibilité, une auditabilité et une responsabilité accrues, ce qui a conduit à une amélioration de la sécurité et de la conformité.
37 % des personnes interrogées ont déclaré que la prise de décision s'était améliorée.
36 % des personnes interrogées ont cité l'amélioration de la satisfaction et de l'engagement des clients.
33 % des personnes interrogées ont mentionné une augmentation de la satisfaction et de l'engagement des employés.
Votre équipe RH s'appuie-t-elle encore sur des processus manuels inefficaces ? Nous pouvons vous aider.
Les workflows packagés de Hyland regroupant processus de back-office, outils low-code et intégrations d'entreprise fluides permettent aux équipes de RH d'exploiter l'automatisation de processus pilotée par l'IA.
Voici quelques exemples :
Toyota Motor North America
Cas d'utilisation : gestion des dossiers des employés
Les défis auxquels ils ont été confrontés :
Toyota Motor North America avait besoin de gagner du temps dans la réception des informations sur ses employés et la rationalisation des processus d'audit pour la documentation requise. Le géant de l'automobile avait du contenu « dispersé dans de nombreux domaines, dans divers systèmes et à différents endroits », selon Ervin Campbell, responsable des systèmes de ressources humaines.
Lorsque l'équipe des ressources humaines recevait une demande des services juridique ou de conformité, il était difficile de répondre rapidement en raison des silos de contenu de l'entreprise.
L'automatisation en action
Toyota Motor North America a choisi Hyland Alfresco comme interface moderne pour accéder aux dossiers des employés, à tout moment et en tout lieu. L'entreprise automatise et rationalise maintenant le processus de stockage des documents.
« Cela a été un véritable tournant », a déclaré E. Campbell.
Le fait de pouvoir automatiser et rationaliser le stockage de nos documents et de disposer d'un emplacement central sécurisé où les services juridique et de conformité peuvent consulter tous les documents de l'entreprise a révolutionné notre fonctionnement.
Principaux résultats
Meilleur dialogue avec les employés : l'équipe RH peut désormais « se concentrer sur le travail de terrain, interroger les employés sur la façon dont elle peut améliorer leur vie au lieu de rester en retrait à faire du travail administratif et à gérer les papiers », explique E. Campbell.
Possibilités à l'échelle de l'entreprise : Alfresco ayant reçu un accueil positif, d'autres services se demandent comment ils peuvent exploiter la solution pour stocker, sécuriser et récupérer facilement leur contenu.
Rester à l'avant-garde des tendances du marché : « Étant donné que Hyland produit des solutions de premier ordre, Toyota Motor North America peut compter sur son partenaire technologique pour mieux comprendre comment elle peut innover et rester en tête de la concurrence », explique Campbell.
Plus d'espace, moins de coûts : maintenant qu'elle ne dépend plus des documents papier, l'entreprise récupère de l'espace de bureau et réduit les frais de déplacement des auditeurs.
> Webinaire | Gestion plus intelligente du contenu des employés grâce à l'IA
Heinen’s
Cas d'utilisation : automatisation des tâches
Les défis auxquels ils ont été confrontés :
Les processus manuels des RH entraînaient une surconsommation de papier et obligeaient les employés à passer des heures à remplir des formulaires et à retrouver les informations.
Avec le développement de la chaîne régionale de supermarchés, les tâches obsolètes devenaient de plus en plus problématiques.
L'automatisation en action
Heinen's a choisi Hyland OnBase pour automatiser ses processus RH essentiels tels que les changements de statut des collaborateurs, les demandes de congés et le suivi des accusés de réception des politiques et procédures. L'équipe de RH utilise également les fonctionnalités de gestion de dossiers d'OnBase pour superviser les demandes de congés prolongés.
La mise en place d'OnBase nous permet de mieux servir nos clients. Nous sommes une épicerie, et nous pouvons désormais nous concentrer sur nos points forts.
Principaux résultats
Risque réduit : en hébergeant OnBase dans Hyland Cloud, Heinen's a « la certitude » que ses données sont « prises en charge en externe », explique Bob Walters, analyste commercial et administrateur système OnBase.
Croissance de l'activité sans ajout de personnel : en un an, l'activité de l'épicier a bondi de 20 % à 25 %. Même après l'ouverture de quatre nouveaux magasins, la taille de l'équipe RH de Heinen's est restée la même.
Amélioration du service client : les documents et processus RH des magasins, du siège social et des entrepôts du détaillant circulent facilement par le service RH centralisé de l'entreprise. « La mise en place de OnBase nous permet de mieux servir nos clients », explique B. Walters. « Nous sommes une épicerie, et nous pouvons désormais nous concentrer sur nos points forts ».
Accès immédiat à l'information : qu'ils travaillent au siège ou à distance dans un magasin ou sur un autre site, les collaborateurs RH peuvent trouver les données dont ils ont besoin.
Un travail plus utile : libérés des processus papier frustrants, les collaborateurs de Heinen's peuvent utiliser leur temps de manière plus efficace et se concentrer sur la fourniture d'un meilleur service aux clients.
> En savoir plus | Un épicier rationalise ses processus RH
Kwik Trip
Cas d'utilisation : gestion des documents de RH
Les défis auxquels ils ont été confrontés :
Le service RH de Kwik Trip, chargé de gérer les processus et les dossiers de dizaines de milliers d'employés, était confronté à des processus papier lourds et à un système de conservation de documents peu performant qui rendait la gestion des dossiers des employés laborieuse et inefficace.
La chaîne de magasins de proximité avait déjà adopté Hyland OnBase dans son service des comptes fournisseurs et était convaincue que le déploiement de la solution dans son service RH améliorerait la gestion des dossiers et la transparence.
L'innovation en action
« OnBase est l'unité centrale pour toutes les sous-fonctions des ressources humaines afin d'avoir une vue unique des informations des employés », a déclaré Sarah Jilk, administratrice OnBase. « Auparavant, ces sous-fonctions étaient très cloisonnées. »
Chaque unité des RH dispose désormais de sa propre recherche personnalisée intégrée à OnBase, qui lui permet d'accéder instantanément aux fichiers spécifiques dont elle a besoin.
OnBase est l'unité centrale de toutes les sous-fonctions des RH, qui leur permet d'avoir une vue unique des informations des employés. Auparavant, ces sous-fonctions étaient très compartimentées.
Principaux résultats
Des processus rationalisés : les demandes des employés, telles que les remboursements de frais kilométriques et les changements de statut, s'effectuent via des formulaires en ligne standardisés. Cela a accéléré les processus et a permis à Kwik Trip d'éliminer cinq bases de données Microsoft Access.
Amélioration de la conservation des documents et de la gestion des dossiers : « Lorsque nous avons mis à jour notre système, nous avons enfin pu procéder à des purges efficaces », déclare S. Jilk. « Nous pouvons désormais créer des règles de conservation des documents qui nous permettent de supprimer automatiquement les documents après leur date de résiliation. »
Facilité d'utilisation : les fonctionnalités d'OnBase, associées aux vidéos de formation efficaces de Hyland, simplifient la mise à niveau des nouveaux utilisateurs.
Sécurité renforcée : Kwik Trip conserve des millions de documents RH contenant des informations sensibles. Grâce à la sécurité basée sur les rôles intégrée à OnBase, les niveaux d'accès aux documents varient selon la fonction RH des différents utilisateurs. « J'ai une confiance absolue en la sécurité de nos informations », affirme S. Jilk.
Automatisez — et innovez — avec nous
Les équipes RH doivent travailler efficacement tout en maintenant un contrôle total sur les données des employés.
Grâce à l'automatisation des processus pilotée par l'IA de Hyland, votre organisation peut accélérer ses tâches, réduire les interventions manuelles, renforcer l'engagement des employés et s'intégrer parfaitement aux systèmes de gestion du capital humain (HCM).
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