DAB Bank AG
Une banque allemande utilise la plateforme Alfresco de Hyland pour se préparer à faire face aux défis à venir et rester flexible.
Le défi
Basé à Munich, DAB Bank AG est le leader du courtage d'escompte en Allemagne. En tant que banque en ligne, l'entreprise propose une gamme étendue de services axés notamment sur la croissance des investissements et la sécurité sur le marché des titres. Ses solutions s'adressent aux épargnants, aux investisseurs et aux traders. En tant que banque d'affaires, DAB Bank est partenaire de sociétés d'investissement, de gestionnaires de fonds, de consultants financiers, de banques et d'établissements de crédit épargne.
Pour se préparer aux défis futurs, DAB a prévu d'introduire la plateforme Alfresco de Hyland en tant que nouvelle technologie de base pour l'entreprise. L'objectif était d'utiliser une plateforme unique et centralisée pour représenter des processus complexes. Tous les documents associés au processus sont gérés par un puissant système de gestion de contenu de la plateforme Alfresco.
Pour le premier projet déployé dans le nouvel environnement, la banque a choisi un processus client B2B : des transactions par téléphone avec des courtiers et d'autres partenaires. Pour une institution financière, il est particulièrement important d'enregistrer tous les documents conformément aux exigences réglementaires, ainsi que la preuve de la conformité avec un audit.
Par le passé, ce processus impliquait l’utilisation de supports papier. Tous les documents étaient imprimés, puis classés dans des dossiers. La société DAB disposait certes d’un système d’archivage électronique (IBM FileNet Image Services), mais elle était incapable de s’en servir à ces fins en raison de limitations liées à l’architecture.
Le nouveau système devait répondre à différents impératifs :
- Mise en œuvre efficace des nouveaux processus et applications
- Possibilités flexibles de modifier les processus existants
- Stabilité, extensibilité, performance, prise en charge des clusters et simplicité de gestion
- Flexibilité dans la maintenance du système (intégration des changements, test, déploiement)
- Faibles coûts d'exploitation (licences, support et maintenance inclus)
- Capacité d'intégration dans l'environnement existant
- Capacité de développement de l'architecture
- Contrôle et surveillance via un moteur de processus unique centralisé
Avant de choisir la plateforme Alfresco, les parties prenantes de DAB ont pris soin de définir une feuille de route pour l'avenir. Par ailleurs, l'organisation du projet a été conçue pour une coopération efficace sur le long terme entre les différents services et la division informatique et pour servir de modèle aux projets futurs.
Au vu de notre expérience à ce jour, nous recommandons vivement la plateforme Alfresco, en particulier son architecture ouverte et sa prise en charge des standards les plus courants.
— Karl Brandner, architecte informatique, DAB Bank AG
La solution
Pour sélectionner le système de gestion de documents ou de gestion de contenu d'entreprise approprié, DAB a collaboré avec un consultant expérimenté en gestion des données d'entreprise et partenaire Hyland. Dans un premier temps, les deux partenaires ont étudié un certain nombre de solutions possibles afin d'optimiser leur solution de contenu actuelle : IBM FileNet Image Services, IBM FileNet P8 Content Manager, Alfresco Content Services et Microsoft SharePoint.
La plateforme Alfresco s'est rapidement imposée comme la meilleure solution en raison de ses capacités d'intégration et surtout de son interface par défaut CMIS. La plateforme Alfresco, intégrée via CMIS, est en effet parfaitement compatible avec la technologie standard DAB (Linux, Tomcat, Java). Son architecture modulaire garantit une excellente extensibilité et est facile à installer. La possibilité de configurer facilement les différentes fonctionnalités est également un atout pour DAB. L'approche open-source a été un atout pour la mise en œuvre du processus B2B.
Après avoir choisi la plateforme Alfresco comme solution ECM, DAB a travaillé sur la planification, l'implémentation, la configuration et la personnalisation de la plateforme. L'interface CMIS a nettement facilité l'intégration technique d'Alfresco dans la plateforme SOA et a demandé très peu d'efforts. Les fonctionnalités standard de la plateforme d'Alfresco couvrant l'essentiel des besoins spécifiques de DAB, très peu de personnalisation a été nécessaire.
DAB a personnalisé la plateforme Alfresco afin qu’elle satisfasse ses exigences précises en matière de sécurité et a apporté son concours dans la configuration des autorisations pour la création du site. L’interface utilisateur a également été adaptée aux exigences de DAB et dotée d’un formulaire de recherche sur mesure.
Les spécialistes en ECM (Enterprise Content Management – gestion de contenu d’entreprise) de DAB ont rapidement fait avancer le projet. DAB a progressé d'autant vite qu'il n'y avait ni système existant, ni documents à faire migrer. Grâce au design moderne et au mode de configuration convivial d’Alfresco, moins de deux mois ont suffi à la banque pour déployer son nouveau système de gestion de documents.
Résultats
- Intégration technique en douceur via une interface CMIS
- Très peu de personnalisation
- Remplacement des processus existants basés sur des supports papier par des processus B2B entièrement numérisés
- Archivage et gestion de 50 à 100 nouveaux documents par jour
- Recherche simplifiée dans les documents stockés conformément aux obligations légales d’archivage
- Transparence accrue et meilleur contrôle des processus en cours et clôturés
- Jusqu'à dix personnes connectées au sein d'un même processus B2B
DAB mise sur les avantages de la plateforme Alfresco
DAB utilise avec succès la plateforme Alfresco en production intégrale depuis un certain nombre d'années. Le workflow d'un processus sélectionné dans le commerce des commissions de sécurité est désormais contrôlé via Alfresco Process Services. Les recherches sur les transactions en cours ou déjà terminées sont effectuées à l'aide du formulaire de recherche personnalisé de la plateforme Alfresco — . Les recherches peuvent être effectuées sur les documents à l'aide des métadonnées ou du texte intégral.
Cette fonction de recherche offre à DAB des avantages concrets. La banque peut désormais gérer le processus de façon entièrement électronique, sans les supports papier d'origine du workflow. Le personnel gagne du temps grâce à des recherches plus rapides et simplifiées dans les documents enregistrés. Cela accroît la transparence et améliore le contrôle sur tous les processus en cours ou clôturés.