Gestion des documents

Travaillez efficacement avec les documents électroniques

Une fois toutes les informations capturées dans OnBase, vous pouvez gagner en efficacité en utilisant des outils qui n'existent tout simplement pas dans l'univers des processus papier. 

Révisions

Avec OnBase, vous pouvez suivre chaque modification faite sur les documents grâce à un historique de révision permanent. Vous aurez l'identité des employés qui révisent vos documents d'entreprise et l'assurance que les utilisateurs accèdent uniquement aux versions les plus récentes.

Signatures

OnBase dispose d'une gamme variée d'outils de signature électronique de documents.   

  • Signatures écrites - Signez et capturez électroniquement les signatures sur vos documents et formulaires à l'aide d'un appareil à stylet ou d'une tablette.
  • Signatures numériques - Contrôlez efficacement les  confirmations de lecture des documents à l'aide des certificats numériques, pour garantir leur authenticité et leur intégrité. Ainsi, vous avez la garantie que vos documents signés demeurent protégés et inaltérés après autorisation.

Recherche

L'un des principaux avantages de votre solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM) est qu'elle vous aide à trouver les documents recherchés, quand vous en avez besoin.

OnBase offre plusieurs options qui vous permettent de localiser rapidement et facilement les documents recherchés, en l'occurrence :

  • La recherche à partir de valeurs d’index spécifiques, telles qu’un nom ou un numéro de compte ;
  • La recherche à partir de plages de valeurs d’index, tel que « factures entre 500 € et 1000 € » ;
  • La recherche à l'aide des dates ou plages de dates spécifiques ;
  • L'utilisation de classeurs et dossiers électroniques
  • La recherche de mots spécifiques dans les documents de texte brut et versions OCR de documents image.
  • La recherche plein texte, qui consiste à utiliser un chaîne de texte pour faciliter la récupération des documents PDF et Microsoft Office, les e-mails, les formulaires électroniques OnBase, les documents images et textuels.

Lecture et formation obligatoires

Chaque organisation possède des documents que les employés doivent lire et confirmer lecture. Il s'agit entre autres de documents RH, des politiques de  sécurité des informations, les procédures de sécurité au travail et la formation sur le harcèlement par exemple.

Alors qu’il existe de nombreux modes de distribution des documents aux employés, le suivi de cette activité et la mise à jour des dossiers des employés impliquent parfois un nombre important de tâches manuelles. Comment prouver que tous vos employés ont reçu et lu la version la plus récente des documents obligatoires inhérents à leurs rôles ?

Si vous êtes impliqués dans des contentieux pour violation des directives d'entreprise ou des protocoles de sécurité d'entreprise, vous devez prouver que vos employés ont reçu une formation appropriée. Demandez-vous où trouver les informations à utiliser comme preuves ?

Grâce à OnBase, vous pouvez distribuer rapidement les documents adéquats aux employés concernés et réduire considérablement les coûts en automatisant la distribution et l'administration des documents que vos employés doivent obligatoirement lire. Gardez le contrôle et des preuves de confirmation de lecture des documents pour vos audits de conformité.

Pour en savoir plus sur l'ensemble des solutions ECM OnBase, cliquez ici.