BPM ofrece mayor flexibilidad, agilidad y velocidad en el diseño y la implementación de procesos, para que los usuarios de su empresa puedan asumir más responsabilidad en sus procesos e impulsar la innovación.
La gestión de procesos de negocio (BPM) es una metodología que mantiene a sus equipos eficientes y su negocio competitivo.
Las organizaciones sin procedimientos claros terminarán con retrasos operativos, amenazas a la seguridad y procesos confusos que afectarán sus resultados. Las estrategias de BPM adecuadas permiten a sus equipos realizar sus responsabilidades a tiempo y experimentar resultados más rápidos.
BPM es la creación, optimización, implementación y evaluación de procesos específicos en una organización.
La disciplina BPM se puede aplicar a actividades operativas que son repetitivas, continuas y predecibles. Con BPM, las organizaciones pueden optimizar estas actividades para que sus equipos puedan alcanzar hitos comerciales, reducir el costo de los errores y brindar excelentes experiencias a los clientes.
BPM puede ayudar a las organizaciones a alcanzar objetivos comerciales en muchos departamentos y funciones diferentes. Por ejemplo:
Comprender el ciclo de vida de BPM es esencial para implementar sus propias estrategias centradas en el crecimiento. El ciclo de vida de BPM se divide en cinco etapas que deben completarse en secuencia para lograr el resultado empresarial deseado.
La etapa de diseño del ciclo de vida de BPM examina minuciosamente cómo se realiza actualmente un proceso específico.
Por ejemplo, la gerencia podría comenzar entrevistando a los empleados y equipos para comprender cómo se aprueban las solicitudes, se gestionan las reclamaciones, se realizan los pagos, etc. Luego observarían los documentos, las personas, los recursos y las acciones adicionales necesarias para alcanzar un objetivo. Este también sería el momento de tomar nota de todos los desafíos que están frenando un proceso.
Una vez realizadas todas las observaciones, llega el momento de la fase de modelado. La etapa de modelado es la ilustración visual de todos los pasos involucrados en un proceso.
Esto representa el principio hasta el final de una tarea; junto con las formas en que se puede optimizar para ofrecer el mejor resultado. Los equipos pueden trabajar junto con la gerencia para crear un modelo de proceso que resalte los posibles cuellos de botella y los posibles escenarios que surgirán en una tubería.
La ejecución de un modelo de proceso se produce después de que el nuevo marco se haya editado, mejorado y listo para su implementación.
Muchas organizaciones utilizan esta parte del ciclo de vida de BPM para probar cómo se comportaría un proceso con equipos más pequeños en un entorno controlado. Los profesionales de BPM deben documentar exactamente qué flujos de trabajo están cambiando y notificar a todas las partes relevantes (clientes, proveedores, empleados, proveedores de servicios, etc.) de todas las modificaciones para garantizar la continuidad del negocio.
La fase de supervisión del ciclo de vida de BPM está reservada para cuando la gerencia, los equipos y todas las demás partes interesadas incluidas se reúnen periódicamente para hacer un seguimiento del desempeño de un proceso.
Las organizaciones pueden identificar cuellos de botella en el flujo de trabajo nuevos o imprevistos durante la fase de seguimiento. A partir de aquí, los equipos deben centrarse en recopilar datos sobre qué salió mal, en qué etapa ocurren estos problemas o si empleados específicos deben reevaluar cómo realizan una actividad.
Finalmente, los departamentos pueden centrar su atención en optimizar el proceso empresarial descrito.
Tenga en cuenta toda la información recopilada, los informes y las métricas a la hora de optimizar un plan de procesos para poder mejorar a fondo la eficacia. Tenga en cuenta que BPM requiere una evaluación continua para mejorar y adaptar los procesos de negocio a las demandas actuales de su organización.
Obtenga más información | ¿Qué es la hiperautomatización?
Puede elegir qué tipo de tecnología de Gestión de procesos de negocio implementar según la complejidad de un objetivo comercial o cómo se ve la estructura de su equipo. Los tres tipos de Gestión de procesos de negocio más comunes son:
Un sistema de Gestión de procesos de negocio orientada a documentos se aplica a las revisiones, aprobaciones, edición, firma, intercambio y gestión de contratos y acuerdos.
Los procesos centrados en documentos también pueden beneficiarse de los sistemas BPM que utilizan la automatización del flujo de trabajo. Los equipos pueden mantener una visibilidad completa sobre el estado de su documentación digital, enviar los archivos correctos electrónicamente a los usuarios correctos y liberar a sus empleados para que se concentren en actividades centradas en los ingresos.
Gestión de procesos de negocio orientado al ser humano requiere una intervención humana sustancial y habilidades críticas para la toma de decisiones. Aquí, las organizaciones deben considerar sistemas BPM que sean lo suficientemente fáciles de usar para que los empleados puedan navegar por ellos.
El BPM orientado a las personas sigue siendo relevante para los departamentos de recursos humanos que planifican y ejecutan procesos de contratación. Este curso de acción comienza con un líder departamental que utiliza una interfaz visual para solicitar una nueva contratación. La solicitud y toda la información pertinente (tipo de puesto, funciones, etc.) se transmiten a la alta dirección y, finalmente, a Recursos Humanos, que empezará a examinar a los posibles candidatos.
El BPM orientado a la integración detalla la conexión sin fisuras entre varias redes, herramientas y sistemas.
Los equipos que deberían utilizar un BPM basada en la integración son a menudo los que tienen dificultades para llevar a cabo operaciones complejas. Esto podría traducirse en que los empleados tuvieran que alternar entre programas informáticos o introducir datos más de una vez en varios sistemas. Con el BPM centrado en la integración, las redes dispares (CRM, ERP, sistemas de nóminas, etc.) permiten el flujo constante de datos e información a la vez.
Implementar una disciplina BPM va más allá de simplificar el trabajo administrativo diario. Ayuda a organizaciones de todos los tamaños y en todas las industrias a mantenerse a la vanguardia de las crecientes demandas que conlleva la transformación digital. Cinco beneficios clave de tener un software BPM son:
El trabajo manual y repetitivo deja a los equipos expuestos a una baja productividad, errores costosos, riesgos de cumplimiento y pérdida de tiempo. Los procesos ineficientes cuestan tiempo y dinero a las organizaciones, y depender de flujos de trabajo ad hoc o procesos de gestión de proyectos obsoletos acabará obstaculizando el crecimiento de una empresa.
Una estrategia global de BPM funciona rápidamente para identificar las lagunas que han causado estos cuellos de botella en los procesos. A partir de ahí, la administración puede avanzar rápidamente con el software BPM adecuado para crear nuevos flujos de trabajo y automatizar tareas predecibles para alcanzar hitos importantes a mayor velocidad. BPM permite a las empresas mantener la eficiencia al realizar modificaciones futuras de acuerdo con nuevos objetivos, demandas de los clientes, prioridades organizacionales en evolución y regulaciones en constante cambio.
Los equipos pueden verse abrumados muy rápidamente si no tienen visibilidad de sus procesos. Las conjeturas y el seguimiento manual harán que los empleados tengan dificultades para acceder a los documentos, comprender los pasos a seguir y adelantarse a los plazos.
El software BPM no deja lugar a confusión. Los empleados autorizados pueden rastrear:
Las organizaciones no pueden permitirse una respuesta lenta al fraude, las filtraciones de datos y los problemas de cumplimiento.
El tipo de software o estrategias de BPM que establezca debe poder mantener reglas estrictas y exhaustivas para todos los procesos organizacionales. Esto es para garantizar que las reglas comerciales se apliquen de manera consistente a las tareas críticas que ocurren a diario. Después de la implementación, BPM permitirá a las empresas aumentar la responsabilidad de los usuarios, cumplir con las regulaciones cambiantes y mejorar la seguridad de la información
Las decisiones comerciales más rápidas requieren un acceso más sencillo a archivos, datos, registros y otra información. Pero eso no significa que todos los empleados deban tener el mismo acceso a todos los documentos.
Un modelo BPM exitoso definirá muy claramente los roles de los usuarios. Los administradores pueden controlar lo que se muestra a cada usuario, minimizando el desorden de información y permitiendo a los empleados centrarse únicamente en lo que es relevante para ellos. Un sistema BPM también puede otorgar y revocar el acceso a documentos, restringir información y ocultar información confidencial en consecuencia.
Podría haber procesos ocultos y costosos detrás de cada flujo de trabajo "tradicional". Por ejemplo, los pasos que dependen en gran medida de la impresión, el intercambio y el almacenamiento de documentos en papel siempre serán costosos de mantener.
Los sistemas BPM que implementan tecnología de captura de datos podrán capturar rápidamente información de documentos físicos, minimizando la necesidad de depender de registros en papel. Luego entra la automatización para acelerar las revisiones y aprobaciones de todos los contratos comerciales, solicitudes y otra documentación. Una metodología BPM de extremo a extremo como esta dará como resultado un tiempo de comercialización más rápido para nuevos productos, servicios, actualizaciones, asociaciones y otras decisiones centradas en los ingresos.
BPM encabeza los esfuerzos de transformación digital de su organización centrándose en objetivos a corto y largo plazo. Esto comienza con la dirección y los respectivos empleados analizando continuamente procesos obsoletos, implementando medidas avanzadas y optimizando sus operaciones. Una vez finalizadas las nuevas técnicas de BPM, las empresas pueden trabajar para alcanzar sus objetivos organizacionales a través de tecnologías digitales innovadoras que mantengan su competitividad.
Haga a su proveedor estas tres preguntas al elegir una solución BPM para acelerar la transformación digital:
Tanto BPM como la automatización robótica de procesos (RPA) pueden respaldar estrategias digitales para organizaciones que exigen visibilidad, agilidad y rentabilidad. Pero, ¿en qué se diferencian estas dos tecnologías?
Piense en BPM como el modelo que agiliza múltiples flujos de trabajo y procesos simultáneamente para mejorar la eficiencia general. RPA, por otro lado, se centra en automatizar tareas específicas dentro de un proceso para que puedan realizarse más rápido. RPA funciona mediante el uso de bots para minimizar las tareas administrativas que consumen mucho tiempo y que tradicionalmente han sido realizadas por una fuerza laboral humana, para que sus empleados puedan concentrarse en procesos más críticos basados en estrategias.
Las organizaciones pueden lograr el mayor impacto si combinan estrategias BPM y RPA. La mejor forma de conseguirlo es aplicar la disciplina BPM a todas las operaciones manuales, que requieren mucho papel, y utilizar herramientas RPA para automatizar los pasos basados en reglas de ese flujo de trabajo.
¿Cómo elegir las herramientas de automatización adecuadas para las necesidades y los objetivos de su organización? Comience con los conocimientos de la empresa de asesoría Deep Analysis, que incluye los distintos tipos de herramientas de automatización y sus diferencias, siete pasos para decidir qué herramientas de automatización usar y cómo las empresas punteras abordan sus iniciativas de automatización.
La automatización está en todas partes. Es hora de ponerla a su servicio.
