¿Qué es la gestión de documentos de archivo?
Los registros son "información creada, recibida y mantenida como evidencia e información por una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción comercial", según lo define la Organización Internacional de Normalización (ISO). Los registros pueden tomar forma de papel, archivos digitales, fotografías, grabaciones de audio o videos, y contener información sobre operaciones legales, financieras, históricas y diarias.
La gestión de registros incluye tareas como:
Identificar, clasificar y almacenar registros0
Establecer y hacer cumplir políticas, normas y directrices
Asignar responsabilidades y gerentes
Mantener la usabilidad
Proporcionar acceso interno y externo
Integrar la gestión de registros como parte de las operaciones diarias
El proceso de gestión de registros
The records management process is the records lifecycle from creation, usage and maintenance, to destruction or archival preservation. These steps can be further explained as:
Crear o recibir. Este es el comienzo del proceso de gestión de registros, que comienza con la creación o recepción de un documento relacionado con la transacción o actividad de una organización.
Usar o modificar. En esta fase activa, los registros son utilizados y distribuidos a los empleados. La fase activa varía según la naturaleza de los registros, pero la tasa de uso eventualmente disminuye a medida que los registros entran en la etapa inactiva.
Mantener o proteger. Los registros se aplican con una clasificación de seguridad adecuada y se organizan en consecuencia en archivadores o plataformas digitales para protegerlos del acceso no autorizado y de daños.
Disponer o destruir. Incluso si los registros quedan inactivos, deben conservarse de acuerdo con las políticas y las normas y regulaciones gubernamentales. Al final del programa de retención, estos registros se destruyen de acuerdo con la política de la empresa.
Archivar o conservar. Algunos registros deben conservarse de forma permanente y, en estos casos, se trasladan a un archivo. Es importante que estos registros estén indexados y se puedan buscar para facilitar su recuperación si es necesario.
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