¿Cuál es el proceso de gestión de registros?
Gestionar el ciclo de vida de su información es crucial. Descubra el enfoque adecuado con la gestión de registros y retención.
¿Qué es la gestión de documentos de archivo?
Los registros son "información creada, recibida y mantenida como evidencia e información por una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción comercial", según lo define la Organización Internacional de Normalización (ISO). Los registros pueden tomar forma de papel, archivos digitales, fotografías, grabaciones de audio o videos, y contener información sobre operaciones legales, financieras, históricas y diarias.
La gestión de registros incluye tareas como:
- Identificar, clasificar y almacenar registros0
- Establecer y hacer cumplir políticas, normas y directrices
- Asignar responsabilidades y gerentes
- Mantener la usabilidad
- Proporcionar acceso interno y externo
- Integrar la gestión de registros como parte de las operaciones diarias
El proceso de gestión de registros
The records management process is the records lifecycle from creation, usage and maintenance, to destruction or archival preservation. These steps can be further explained as:
- Crear o recibir. Este es el comienzo del proceso de gestión de registros, que comienza con la creación o recepción de un documento relacionado con la transacción o actividad de una organización.
- Usar o modificar. En esta fase activa, los registros son utilizados y distribuidos a los empleados. La fase activa varía según la naturaleza de los registros, pero la tasa de uso eventualmente disminuye a medida que los registros entran en la etapa inactiva.
- Mantener o proteger. Los registros se aplican con una clasificación de seguridad adecuada y se organizan en consecuencia en archivadores o plataformas digitales para protegerlos del acceso no autorizado y de daños.
- Disponer o destruir. Incluso si los registros quedan inactivos, deben conservarse de acuerdo con las políticas y las normas y regulaciones gubernamentales. Al final del programa de retención, estos registros se destruyen de acuerdo con la política de la empresa.
- Archivar o conservar. Algunos registros deben conservarse de forma permanente y, en estos casos, se trasladan a un archivo. Es importante que estos registros estén indexados y se puedan buscar para facilitar su recuperación si es necesario.
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Best practices in records management
The concepts and principles of managing records fall under ISO 15489-1:2016, which applies to management of records in any form or structure for all types of organizations over a period of time. Records management is a requirement for many governmental agencies and businesses, and provides evidence of an organization’s compliance and conduct. This serves as proof during audits and legal cases and failing to produce well-maintained records could cause fines or penalties.
Some of the principles you can put into practice for a compliant records management process are:
- Setting up a records retention policy
- Creating a records management procedure
- Managing the records database
- Implementing records management compliance auditing
- Determining disposal methods for records
Coming up with a records management plan can be overwhelming, especially if your organization has been relying on manual processes and paper files for recordkeeping.
One of the most effective and efficient methods is to look into a records management solution that gives you a complete view of your records database — both physical and digital files — with the ability to automate repetitive tasks. The security and privacy of your records can be better managed for improved compliance.