¿Qué es el software de recursos humanos (RR. HH.)?

El software de recursos humanos es una solución digital que ayuda a las organizaciones a optimizar los procesos relacionados con recursos humanos, como la gestión de la información de los empleados y el enrutamiento de documentos.

El software de gestión de recursos humanos (HRMS) aumenta la eficiencia con la que operan los equipos de recursos humanos. Esto se hace a través de flujos de trabajo automatizados, herramientas colaborativas y una base de datos de archivos centralizada.

Estos sistemas de información de RR. HH. son el estándar para las empresas de rápido crecimiento que necesitan almacenar datos confidenciales de los empleados de forma segura, cumplir la normativa y aumentar la productividad de sus profesionales de RR. HH. en el día a día.

El software de recursos humanos juega un papel importante en la mejora de la eficiencia administrativa y la seguridad de la información de los empleados.

El sistema de gestión de RR. HH. adecuado permite a toda su plantilla de RR. HH. mantener un control total de los datos de los empleados y acelerar las revisiones o aprobaciones de documentos con la automatización del flujo de trabajo.

Los sistemas de RR HH basados en la nube, en particular, promueven el acceso de autoservicio a los usuarios empresariales con los permisos adecuados. Esto significa que los equipos de RR. HH. pueden localizar, ver, editar, compartir, firmar y colaborar en archivos desde cualquier parte del mundo, sin tener que esperar semanas para que se apruebe su solicitud.

Sin la solución adecuada, a los equipos de RR. HH. les resultará difícil hacer frente a los requisitos legales recientemente introducidos, a los procesos de contratación o incorporación que consumen mucho tiempo y a los flujos de trabajo de documentos.

Las mejoras clave para la eficiencia organizacional incluyen:

Centralizar la información de RR. HH.

Aunque muchos profesionales de Recursos Humanos se conforman con almacenar documentos en archivadores o en sus propias computadoras, esa no es la mejor solución para organizaciones en rápido crecimiento. A medida que se acumulan los archivos de los empleados, a los equipos de recursos humanos les resulta cada vez más difícil buscar lo que necesitan, especialmente si permanece disperso entre sistemas, escritorios y bandejas de entrada.

Muchas empresas han recurrido a la gestión de archivos de empleados basada en la nube por la conveniencia, accesibilidad y ventajas de costos que reducen los riesgos de los datos no estructurados. Un sistema de recursos humanos eficaz consolidará la documentación crucial en un solo lugar, para que los equipos puedan recuperar archivos al instante y tomar decisiones más informadas y más rápidas.

Capturar y digitalizar información electrónicamente

El mejor software de recursos humanos va mucho más allá del almacenamiento de archivos de empleados. Con la ayuda de herramientas de captura de datos, las organizaciones pueden procesar y registrar los datos entrantes, acelerando los procesos de recursos humanos desde el principio.

Esto puede resultar muy útil para las empresas que necesitan digitalizar el papeleo, así como para los departamentos de recursos humanos que necesitan capturar datos como información de contacto de los empleados, registros de capacitación e información de nómina. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) también se puede utilizar para escanear documentos e imágenes, haciéndolos fáciles de buscar y accesibles.

Simplificar los flujos de trabajo de recursos humanos con la automatización

Cuando es necesario enviar documentos para su revisión, puede llevar mucho tiempo y esfuerzo localizar a las personas adecuadas y obtener sus comentarios. Con un flujo de trabajo automatizado, todo eso se puede solucionar con una supervisión manual mínima y sin riesgos de cuellos de botella administrativos.

Los flujos de trabajo automatizados también pueden ayudar a garantizar que se obtengan todas las aprobaciones requeridas antes de que el documento se entregue a candidatos potenciales, nuevos empleados o empleados existentes. Al automatizar las tareas y realizar un seguimiento del estado de cada documento, la contratación, la incorporación u otros procesos relacionados con RR. HH. se pueden completar de forma rápida y eficiente.

Colaborar en documentos actualizados

Los equipos de Recursos Humanos necesitan editar y compartir documentos diariamente, ya sea con empleados de una organización o usuarios externos. Si la única forma de colaborar en las revisiones de documentos es a través de archivos adjuntos de correo electrónico y herramientas de edición de archivos dispares, los profesionales de RR. HH. se quedarán con demasiados sistemas costosos que actualizar y procesos ad hoc y confusos que mantener.

El sistema de gestión de recursos humanos adecuado implementa control de versiones y seguimiento histórico para mantener a todos al día. Varios miembros del personal de RR. HH. pueden trabajar en el mismo documento maestro, lo que elimina la necesidad de crear documentos duplicados y, posteriormente, mantener información crucial en un solo lugar. Todo esto promueve una mayor transparencia en los procesos de creación y edición de documentos, para que los equipos puedan tener control de extremo a extremo sobre los ciclos de vida de los documentos de RR. HH.

Mejorar el cumplimiento

Los requisitos de retención y las regulaciones federales que cambian rápidamente harán que cualquier forma de manejo de archivos sea un desafío. Los equipos de recursos humanos ahora necesitan el estándar de oro en software que les ayude a cumplir con la recopilación, el almacenamiento, la retención, la distribución y la destrucción de datos.

Un sistema de gestión de documentos para empleados debería poder hacer cumplir programas adecuados de retención de documentos. Este debe poder mantener los datos confidenciales de los empleados (formularios de impuestos, nóminas, registros médicos, etc.) seguros y contabilizados en caso de una auditoría o acción legal.

Proteger los datos confidenciales de los empleados de los riesgos de seguridad

Una gran cantidad de datos confidenciales de los empleados están bajo el control de los departamentos de recursos humanos. Es crucial adoptar medidas de protección de datos en cada paso del proceso de gestión documental. La seguridad de los documentos debe implementarse cuando los archivos de los empleados estén en reposo, en tránsito o en uso.

Implementar un sistema seguro de gestión de recursos humanos significa que la información crítica de sus empleados está protegida de las últimas amenazas de seguridad y vulnerabilidades de datos. Las funciones de seguridad integradas pueden incluir:

• Controles de permisos que regulan y restringen el acceso de los usuarios a información confidencial

• Políticas de contraseñas sólidas para proteger contra violaciones de datos

• Firmas digitales para notificar a los equipos sobre revisiones de documentos no autorizadas

Ahorro en costos de papeleo e ineficiencias

Cuando los procesos de recursos humanos son manuales, están basados en papel y son inconsistentes, las amenazas relacionadas con la seguridad, el cumplimiento y los costos están en todas partes. Cuando el manejo inadecuado de archivos conduce a una violación involuntaria de las leyes de privacidad de datos y mala conducta en el lugar de trabajo, puede resultar en multas significativas, lo que requiere el uso de una buena plataforma de servicios de contenido.

La decisión de pasar de las operaciones de recursos humanos en papel a la gestión de documentos digitales es rentable. Su personal ahorra tiempo y su empresa gasta menos en equipos, suministros e impresión. Contar con la gestión de retención de documentos adecuada también minimizaría aún más los riesgos de supervisión y error manual en todas las actividades de seguimiento del cumplimiento.

Crear mejores experiencias para los empleados

Un equipo de recursos humanos equipado con las soluciones adecuadas podrá gestionar y retener el recurso más valioso de una organización: su talento.

Las herramientas de automatización dinámica impulsarán la eficiencia de los flujos de trabajo de incorporación, de modo que los nuevos empleados tengan las políticas de la empresa y los documentos relevantes disponibles desde el primer día. Al mismo tiempo, los responsables de RR. HH. pueden hacer un seguimiento de todo el proceso de incorporación de los empleados desde un único lugar.

Mejorar la productividad con integraciones perfectas

Los procesos de RR. HH. ad hoc y confusos en todas sus organizaciones obligan a sus equipos:

• Cambiar constantemente de aplicación: Los profesionales de RR. HH. no tienen más remedio que abandonar su plataforma principal de sistemas de información de recursos humanos (SIRH) si necesitan buscar un archivo, rellenar un formulario o editar documentos.

• Realizar la entrada de datos por duplicado: Los usuarios deben volver a introducir los mismos formularios de datos en cada sistema de RR. HH. para mantener actualizada la información de los empleados

• Verificación manual de la información: No se realiza un seguimiento adecuado de las modificaciones y los equipos de RR.HH. deben confirmar manualmente la pertinencia de todos los documentos de los empleados almacenados

La implementación de soluciones integradas permite al personal de RR. HH. acceder a todos los expedientes de personal desde una plataforma central de RR. HH.El proveedor adecuado se integra con la mayoría de ERP, HRIS, HCM y otros sistemas de RR HH sin necesidad de codificación personalizada.

Apoyar iniciativas de recuperación ante desastres

Su organización simplemente no puede permitirse perder datos de misión crítica por fallos de los sistemas informáticos, borrados accidentales o incluso catástrofes naturales.

Un SIRH impulsado con soluciones de recuperación ante desastres protege a los equipos de RR. HH. de pérdidas irrecuperables de información de los empleados. Simplemente replica su entorno informático (datos relacionados con RR. HH., sistemas, aplicaciones, etc.) y lo hace accesible en caso de que su entorno informático principal no funcione. En caso de desastre, los equipos de RR. HH. pueden seguir accediendo a información crucial en un sitio web seguro mientras se llevan a cabo los procedimientos de recuperación.

Tanto si es un profesional de RR. HH. como si es un líder en busca de la solución de software de RR. HH. adecuada, es importante comprender cómo puede beneficiarle cada tipo de sistema de recursos humanos.

A continuación se muestran algunos de los tipos más comunes de software de RR. HH.:

Sistemas de información de recursos humanos (HRIS)

Un sistema de información de recursos humanos (SIRH) almacena datos relacionados con los empleados y es ampliamente utilizado por los profesionales de RR HH para tomar decisiones informadas sobre los procesos de contratación, formación y compensación. Un HRIS almacena datos de los empleados como:

• Información personal (nombres completos de los empleados, domicilios, fechas de nacimiento, etc.)

• Detalles de empleo como fecha de incorporación, detalles de salario y experiencia laboral

• Métricas de rendimiento, como la asistencia a cursos de formación

• Beneficios para los empleados, como seguro médico y planes de jubilación

Sistemas de gestión de recursos humanos

El factor diferenciador de los sistemas de gestión de recursos humanos (SGRH) con respecto a otras soluciones de RR HH es su enfoque en el talento y la rentabilidad. Al automatizar las tareas y almacenar los datos de los empleados en un único lugar, el SGRH puede mejorar la forma en que su organización gestiona a sus empleados y sus procesos. Esto facilita la búsqueda de información importante sobre los empleados cuando se necesita, reduce el papeleo y ahorra tiempo en general.

La nómina es una de las funciones más importantes realizadas por HRMS. Automatiza este proceso calculando los salarios en función de factores como habilidades, experiencia, bonificaciones y otros beneficios recibidos por un empleado de su empleador a cambio de los servicios prestados.

Gestión del capital humano

Cuando los empleados se sienten valorados en el trabajo, es más probable que permanezcan en su organización por períodos de tiempo más largos. Las soluciones de gestión del capital humano (HCM) tienen como objetivo maximizar el valor del capital humano y su contribución al rendimiento organizacional. Apoya una amplia gama de actividades, entre ellas el aprendizaje, el desarrollo y la retención del talento.

Las soluciones de HCM ayudan a las empresas a generar confianza entre los empleados y la dirección, proporcionándoles información transparente sobre su rendimiento a lo largo del tiempo. Esto les ayuda a tomar decisiones informadas sobre hacia dónde quieren ir en su trayectoria profesional y cómo quieren llegar allí, alineando sus objetivos personales con los de la empresa.

Sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS)

Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es una aplicación informática que automatiza el proceso de contratación. Gestiona todo el proceso de contratación de principio a fin, desde la búsqueda de candidatos y su selección hasta la presentación de ofertas de empleo y la incorporación de los nuevos empleados.

Las plataformas ATS permiten a los equipos de RR HH automatizar desde la publicación de ofertas de empleo en varios sitios hasta la programación de entrevistas con candidatos cualificados. El software también gestiona la información relacionada con los distintos candidatos en un único lugar. Esto facilita a los responsables de RR. HH. la comparación entre candidatos y la elección del mejor para un puesto específico.

Sistemas de nómina

La nómina puede ser una tarea que lleve mucho tiempo, especialmente cuando su organización se expande rápidamente. Un sistema de nóminas es un programa que automatiza el proceso de cálculo, procesamiento y distribución de las nóminas a tiempo. Un sistema de nóminas puede utilizarse para calcular las horas de los empleados, determinar la remuneración y generar los cheques de pago para los empleados.

También se puede utilizar para gestionar:

• Retenciones de impuestos

• Retenciones en la nómina

• Primas del seguro de enfermedad

• Contribuciones 401(k)

OnBase ofrece a los equipos de RR. HH. un acceso seguro e inmediato a la información. Las organizaciones pueden ahorrar tiempo en la búsqueda de datos críticos de los empleados, mejorar la seguridad y ajustarse a las actividades de cumplimiento normativo almacenando de forma centralizada y electrónica los documentos de los empleados en una única plataforma de servicios de contenido basada en la nube.

OnBase optimiza la gestión de RR. HH.:

• Garantizar la seguridad de los expedientes y datos personales

• Apoyo a los esfuerzos de cumplimiento organizativo y jurídico

• Automatización de los procesos de adquisición y control de los registros de cumplimiento de políticas y procedimientos

• Eliminar el procesamiento de papel

• Permitir que RR. HH. responda rápidamente a las solicitudes de los empleados

• Permitir que el personal de RR. HH. se centre en iniciativas de gran valor, como la retención y el desarrollo profesional de los empleados