Aspectos destacados de la historia
Acerca de la FAA: agencia gubernamental de EE. UU. que modernizó su infraestructura de TI para ofrecer soluciones de alta calidad de forma más rápida y eficiente en toda la organización.
Producto de Hyland: Alfresco
Principales éxitos:
- Estableció un servicio de gestión de documentos compartidos en toda la empresa (EDMS) para satisfacer las diversas necesidades empresariales.
- Redujo los gastos de TI y obtuvo más valor al consolidar los contratos de varios proveedores en un único acuerdo de licencia para toda la empresa.
- Incorporó al primer cliente a la nueva plataforma en solo dos días, lo que demuestra una implementación rápida y eficaz.
- Creó un modelo de costos holístico para una planificación financiera y presupuestaria eficaz, que proporciona confianza respaldada por los datos a la hora de tomar decisiones de servicio.
Para agencias gubernamentales, los servicios compartidos de TI son una estrategia probada para ofrecer soluciones de alta calidad de forma más rápida y eficiente. Caso: El servicio de gestión de documentos empresariales (EDMS) compartido de la Administración Federal de Aviación (FAA), bajo la organización de la Oficina de Información y Tecnología (AIT) de la FAA, fue construido con un amplio consumo empresarial, economías de escala y ahorros de costos y tiempo en mente.
Impulsado por Alfresco, el EDMS encarna la visión de servicios compartidos de TI.
"EDMS es un servicio compartido para ayudar a los socios comerciales de la agencia a planificar y satisfacer las necesidades de sus empresas. Este éxito se debe a un enfoque inicial en la planificación de servicios de extremo a extremo, gobernanza y estandarización, con miras hacia la adopción en toda la empresa", dijo Carmen Marco, Vicepresidenta Sénior de Servicios de Experiencia Digital en la firma de servicios profesionales Network Designs, Inc. (NDi).
Construir sobre el éxito
El camino de la FAA hacia el EDMS comenzó cuando AIT contrató a NDi para reemplazar un sistema de gestión documental envejecido de la Oficina de Reglamentación. La solución resultante (el Sistema de Gestión de Información para la Elaboración de Normas (en inglés, RIMS)) utilizó Alfresco Content Services y Alfresco Process Services para agilizar la revisión, la aprobación y el almacenamiento de documentos de elaboración de normas.
Tras construir RIMS, NDi vio una oportunidad para ayudar a AIT a resolver dos problemas que enfrentaba la organización: una larga lista de solicitudes de capacidades de gestión de documentos y muchos repositorios dispares con costos de mantenimiento crecientes. NDi colaboró con AIT en un servicio empresarial compartido que podía satisfacer las necesidades de los clientes de toda la FAA.
Nuevo servicio de gestión de documentos para empresas
AIT contrató a NDi para planificar e implementar Alfresco como una plataforma como servicio (PaaS) en la nube comunitaria pública de AWS a través del servicio en la nube de la FAA. Alfresco es una plataforma moderna de servicios compartidos que ofrece diversas ventajas, como una arquitectura modular nativa de la nube, soporte de estándares abiertos, un núcleo open source y una API que desvinculan las aplicaciones de interfaz de usuario de la plataforma para lograr la máxima flexibilidad a largo plazo.
NDi supervisó el proceso de implementación del EDMS, desde la definición del servicio y la gobernanza hasta el establecimiento de una arquitectura robusta y escalable, y la incorporación de los grupos de usuarios a la producción. Como contratista del gobierno durante casi 25 años, NDi aportó su experiencia en la gestión de programas, el análisis empresarial, el diseño de la experiencia de usuario, la arquitectura de sistemas, el desarrollo ágil, DevSecOps, la gestión del cambio y la fijación de precios de servicios compartidos.
El EDMS es un servicio compartido diseñado para ayudar a los socios comerciales de la agencia a planificar y satisfacer las necesidades de su empresa. Este éxito se atribuye a un enfoque temprano en la planificación integral de servicios, la gobernanza y la estandarización, con miras a la adopción en la empresa.
— Carmen Marco, Vicepresidenta Sénior de Experiencia Digital, Network Designs, Inc.
Arquitectura PaaS
NDi estableció una arquitectura para respaldar una oferta de PaaS que apoya el desarrollo y el despliegue de aplicaciones basadas en la web. La capa de aplicación para EDMS aloja recursos agrupados que aprovechan los servicios empresariales integrados para un acceso seguro, cifrado de extremo a extremo y con alta disponibilidad. La capa de servicios compartidos contiene varios servicios como repositorios centrales, búsqueda, modelado de contenidos, indexación, diseñador de procesos y otros más expuestos a través de API REST. Los servicios de almacenamiento se proporcionan y acceden a través de un servicio de API seguro que utiliza Amazon Relational Database Service (RDS) para almacenar metadatos del sistema y se conecta con Amazon Simple Cloud Storage Service (S3) para el almacenamiento de documentos y objetos.
La EDMS madura y crece
Unos 18 meses después de que se lanzara el proyecto EDMS, NDi incorporó socios comerciales con diversos requisitos en cuanto a documentos, flujos de trabajo e interfaz de usuario de las líneas de negocio internas de la FAA.
La Oficina de Reglamentación fue el primer cliente de EDMS. Su sistema RIMS se incorporó en solo dos días. Otros clientes de EDMS incluyen la Oficina de Contrataciones de la FAA, que gestiona los contratos en toda la agencia, y la línea de negocio Aeropuertos, que mantiene miles de documentos relacionados con la seguridad, la capacidad y el estado del sistema aeroportuario de EE. UU.
Múltiples beneficios financieros
Para una planificación financiera y presupuestaria eficaz, NDi desarrolló un modelo de costos holístico para el EDMS que incluye mano de obra y activos en función de una cartera de clientes prevista. El equipo proporcionó a la agencia confianza a través de los datos para tomar la decisión de prestar el servicio.
La consolidación de contratos ha sido otro resultado económico del EDMS. La FAA obtiene más valor de un único Acuerdo de Licencia para toda la empresa que de varios contratos más pequeños con distintos proveedores. Además, la FAA puede dar de baja los sistemas de gestión de documentos heredados a medida que se incorporan clientes, lo que ayuda a racionalizar la cartera de aplicaciones de la agencia y a reducir los gastos de TI.
Fuerte demanda interna
NDi continúa apoyando a EDMS con recursos dedicados a la captación y la interacción con el cliente, la producción y el servicio de asistencia.
Hay una sólida cartera de clientes para incorporar a EDMS, y NDi está colaborando con la AIT de la FAA para facilitar la transición de esos clientes empresariales a la plataforma.
