O que é automação de processos robóticos (RPA)?
A automação de processos robóticos (RPA) utiliza robôs de software para automatizar tarefas repetitivas baseadas em regras em um processo.
A vantagem de usar RPA é que ele pode lidar com tarefas repetitivas e de alto volume de maneira eficiente e precisa. Isso libera sua força de trabalho humana para lidar com tarefas mais complexas de resolução de problemas.
Aqui estão alguns processos manuais que podem ser substituídos por RPA:
Realizar transações repetitivas de alto volume
Extrair e reformular dados em relatórios e painéis de controle
Unir dados de múltiplas localidades e sistemas
Coletar estatísticas de mídias sociais
Benefícios da RPA para sua organização
Organizações que utilizam RPA promovem impactos incrementais, mas poderosos, nos processos automatizados. Esses benefícios incluem:
Maior precisão das informações
RPA permite que departamentos automatizem tarefas repetitivas e baseadas em regras que aceleram os ciclos de negócios. Isso elimina a margem de erro humano e conclui as tarefas no prazo, o tempo todo.
Gestão de conformidade mais fácil
Todos os passos são registrados e podem fornecer trilhas de auditoria, e a atividade dos bots pode ser verificada em relação aos regulamentos para garantir conformidade. Como os bots de RPA seguem regras predefinidas, eles sempre agem em conformidade com os regulamentos relevantes.
Melhores insights sobre dados valiosos
Enquanto os bots de RPA concluem tarefas, eles também as monitoram e coletam informações. Essas informações podem ser retroalimentadas para os tomadores de decisão, proporcionando insights melhores. Isso leva a decisões mais informadas e torna mais fácil monitorar os impactos.
Maior satisfação e produtividade dos funcionários
Usar RPA para concluir tarefas manuais libera os funcionários para se concentrarem em atividades de maior valor. Isso melhora o engajamento dos funcionários e otimiza o uso da RPA. Por sua vez, isso aumenta a produtividade dos negócios.
Operações mais eficientes em termos de custos
RPA realiza tarefas com alta precisão e consistência, resultando em menos erros. Isso significa menos tempo e recursos gastos na correção de erros e atrasos custosos.
Construção de aplicações altamente configurável
Integrar seus sistemas legados com sistemas centrais usando processos RPA não será um problema. Além disso, com configuração de baixo código, o software RPA é fácil de construir e gerenciar, e requer esforço mínimo de suas equipes de TI. Isso o torna facilmente escalável em operações de negócios e permite que você altere processos no software sem tempo de inatividade ou com tempo de inatividade mínimo.
Gerenciamento de erros e exceções
Ferramentas avançadas de RPA possuem capacidades de gerenciamento de erros e exceções integradas para lidar com problemas imprevistos durante a automação. Isso garante continuidade e minimiza as interrupções.
Recursos de segurança
Plataformas líderes de RPA incluem recursos de segurança robustos para garantir que os dados sejam tratados de forma segura. Isso inclui criptografia, armazenamento seguro de credenciais e conformidade com padrões regulamentares.
Saiba mais | Antes de investir em IA, avalie a prontidão da sua organização para IA
Como a RPA funciona?
Os bots de RPA são capazes de ser programados para corrigir seus erros e melhorar ao longo do tempo. Eles podem ser configurados para reconhecer gatilhos e situações, ajudando-os a completar tarefas automaticamente.
Aqui está um passo a passo de como os bots de RPA funcionam:
Passo 1: Identificação de tarefa. O primeiro passo é identificar os processos de negócios adequados para automação. Isso pode incluir extração de dados de faturas, preenchimento de formulários usando dados predeterminados ou atualização de informações de clientes em um CRM.
Passo 2: Desenvolvimento do bot. Usando software RPA especializado, um bot é configurado para realizar as tarefas identificadas. Uma vez configurado, o bot é testado para garantir que ele possa executar a tarefa corretamente e eficientemente. Quaisquer problemas detectados durante o teste são corrigidos nesta etapa.
Passo 3: Integração. Os bots são então integrados aos sistemas, aplicações ou softwares existentes.
Passo 4: Interação com a interface do usuário. Os bots de RPA começam a interagir com aplicações e sistemas como um ser humano faria. Eles navegam, clicam em botões, preenchem formulários e extraem dados; no entanto, os bots fazem isso sem esforço.
Passo 5: Manipulação de dados.Os bots podem puxar conteúdo e dados para bancos de dados ou documentos para serem armazenados ou transferidos entre diferentes sistemas.
Passo 6: Execução. Uma vez que os dados estão refinados e prontos para uso, os bots de RPA realizam tarefas preprogramadas. Isso pode variar desde o envio de e-mails automáticos até o preenchimento de formulários ou execução de transações complexas seguindo instruções.
Passo 7: Monitoramento e otimização. Os bots de RPA podem monitorar parâmetros específicos e acionar alertas com base em condições predefinidas. Esses mesmos bots podem aprender com processos ao longo do tempo para aumentar a precisão e produtividade em seus processos.
Como RPA trabalha com IA
RPA automatiza tarefas baseadas em regras; integrar IA permite que bots lidem com processos que exigem inteligência semelhante à humana, como compreender documentos com dados não estruturados e realizar conversas. Essa combinação desbloqueia novas possibilidades para automação empresarial, aumentando a eficiência e resiliência gerais.
Identificando os processos certos para implementação de RPA
O sucesso da implementação da sua RPA depende dos processos que você escolhe automatizar. Aqui estão algumas perguntas que ajudarão a determinar se um processo é otimizável com RPA:
1. O processo é baseado em regras?
RPA é excelente para realizar tarefas que seguem um conjunto claro de regras lógicas. Isso significa que processos que dependem do julgamento humano podem não ser candidatos ideais para automação.
2. Esses processos são repetidos em intervalos regulares com prompts predefinidos?
Os processos que ocorrem regularmente ou são acionados por eventos específicos são perfeitos para RPA. Os bots podem ser programados ou configurados para iniciar após receber determinados prompts, garantindo que as tarefas sejam concluídas no prazo.
3. Esses processos têm entradas e saídas definidas?
RPA exige entrada exata para operar de forma eficaz. Ambiguidade ou variabilidade nas entradas podem levar a erros. Por exemplo, um bot que processa faturas precisa saber a localização dos dados da fatura (entrada) e onde armazenar os dados processados (saída). Se essas informações são bem definidas e previsíveis, o bot pode funcionar de forma autônoma, reduzindo a dependência de intervenção manual.
4. Os processos são de alto volume?
Bots de RPA podem processar grandes volumes de dados rápida e precisamente. Isso reduz os recursos dedicados ao processamento manual. Por exemplo, no contexto da saúde, os bots RPA poderiam lidar com a tarefa de alto volume de entrada de dados de pacientes, liberando a equipe para tarefas mais críticas e aumentando a produtividade.
Saiba mais | Como a gestão de processos de negócios (BPM) apoia iniciativas de RPA?
Estudo de caso de RPA da Hyland
Como esta agência governamental local utiliza software de RPA para automatizar restituições de impostos
O Escritório do Auditor de Horry County— uma agência governamental na Carolina do Sul — recebia mais de 90,000 declarações de imposto sobre a propriedade pessoal a cada ano. Sua equipe reduzida de seis pessoas levava quase seis meses para concluir o processamento delas.
Para lidar com o crescente volume de documentos recebidos, a agência recorreu a Hyland RPA, um software RPA agnóstico à plataforma, para modernizar e automatizar vários processos-chave.
No seu primeiro ano, Hyland RPA ajudou o Condado de Horry a processar autonomamente 33% de todas as declarações de impostos, utilizando critérios avançados para verificar detalhes e sinalizar entradas suspeitas para revisão humana.
Por exemplo, quando um contribuinte apresenta uma declaração alegando uma determinada propriedade como sua residência principal, Hyland RPA verifica esses dados em outra aplicação de negócios, Aumentum. Com base no resultado da verificação, ele então toma as medidas necessárias.
Cada ação do bot é então registrada para facilitar o diagnóstico fácil mais tarde. Esse é apenas mais um benefício que demonstra as capacidades da ferramenta RPA da Hyland — que fortalece as medidas de conformidade ao dar aos auditores acesso às interações dos usuários com documentos fiscais.
Melhore seus serviços de conteúdo com RPA
Agora mais do que nunca, é imprescindível que as organizações aproveitem as ferramentas de automação para enfrentar os desafios de negócios como parte das iniciativas de transformação digital.
A adição da tecnologia RPA é um componente integral da estratégia de automação inteligente da Hyland. Além de meramente automatizar processos, Hyland RPA oferece componentes inteligentes para melhorar a eficiência, rastreio inteligente de decisões cognitivas e muito mais.
Hyland RPA amplia as capacidades de automação de processos da plataforma de serviços de conteúdo líder do setor da Hyland, permitindo que as organizações melhorem facilmente suas soluções com processos RPA mais robustos.
Perguntas frequentes sobre RPA
Qual é a diferença entre RPA e automação tradicional?
A automação tradicional muitas vezes requer alterações significativas na infraestrutura de TI subjacente e envolve codificação personalizada para automatizar processos específicos. RPA usa bots de software para imitar ações humanas dentro de sistemas existentes. Isso facilita e acelera a implementação sem alterar as configurações de TI atuais.
Quanto tempo leva para implementar uma solução RPA?
O tempo de implementação de uma solução RPA pode variar dependendo da complexidade do projeto. Muitas soluções RPA podem ser configuradas em poucas semanas, com resultados significativos aparecendo em breve.
O RPA pode integrar-se aos nossos sistemas existentes?
A maioria das plataformas RPA é projetada para integrar-se perfeitamente com sistemas existentes, incluindo sistemas legados que podem não ter APIs. Isso torna o RPA uma solução flexível para automatizar processos em várias plataformas sem exigir reformas significativas de sistema.
Quão seguro é o RPA?
As plataformas RPA incluem recursos robustos de segurança, como criptografia, armazenamento seguro de credenciais e conformidade com padrões regulatórios. Isso garante que os dados sejam tratados de forma segura durante todo o processo de automação.
Que tipo de tarefas são mais adequadas para RPA?
RPA é ideal para tarefas repetitivas, baseadas em regras e de alto volume. Exemplos incluem entrada de dados, processamento de faturas, geração de relatórios e atualizações de dados de clientes. Processos com entradas e saídas bem definidas também são excelentes candidatos para RPA.
O RPA substituirá empregos humanos?
Ao assumir tarefas repetitivas e mundanas, o RPA é projetado para aumentar o trabalho humano, não substituí-lo.
Quais são os custos associados à implementação de RPA?
Os custos de implementação do RPA variam com base na complexidade do projeto. RPA geralmente requer um investimento inicial mínimo em comparação com tecnologias semelhantes. Ele pode então proporcionar um rápido retorno do investimento ao aumentar a eficiência e reduzir os custos operacionais.
Como o RPA lida com erros durante a automação?
Ferramentas RPA avançadas vêm com recursos embutidos de manuseio de erros e gerenciamento de exceções. Esses recursos permitem que bots gerenciem problemas imprevistos durante a automação, garantindo continuidade e minimizando interrupções. Bots podem ser programados para registrar erros e acionar alertas para intervenção humana, se necessário.