Gestão moderna de conteúdo em nuvem

A transição para a gestão moderna de conteúdo em nuvem

Reconhecendo os pontos problemáticos dos sistemas ECM legados

As organizações que mantêm sistemas ECM legados frequentemente enfrentam diversos desafios interconectados que se acumulam com o tempo. Essas plataformas antigas geram uma fricção operacional significativa que vai muito além dos departamentos de TI.

Limitações da infraestrutura obsoleta: muitas plataformas ECM tradicionais ainda mantêm sua arquitetura monolítica original do início dos anos 2000. Esse design cria gargalos de funcionalidade, torna a integração com sistemas de negócios modernos complexa e cara, e exige longos ciclos de desenvolvimento até mesmo para personalizações básicas.

Lacunas de prontidão para a nuvem: embora alguns fornecedores legados eventualmente tenham oferecido opções em nuvem, essas soluções muitas vezes não possuem a funcionalidade completa e o desempenho de arquiteturas realmente nativas de nuvem. As organizações precisam de uma gestão de conteúdo que ofereça acesso em qualquer hora e lugar, mantendo padrões de segurança e conformidade em nível corporativo.

Dispersão da informação: apesar das promessas de armazenamento de conteúdo unificado, o conteúdo corporativo está distribuído em uma média de 21 sistemas, segundo a Forrester. Essa fragmentação torna praticamente impossível obter insights abrangentes a partir dos dados corporativos ou criar fluxos de trabalho automatizados e eficientes entre departamentos.

Capacidade limitada de inovação: fornecedores legados frequentemente concentram seus recursos na manutenção de infraestruturas envelhecidas em vez de desenvolver novas capacidades. Isso deixa as organizações sem acesso a tecnologias transformadoras, como inteligência de conteúdo impulsionada por IA, automação avançada e frameworks modernos de integração.

A evolução dos serviços de conteúdo

A gestão moderna de conteúdo em nuvem representa uma mudança fundamental do armazenamento tradicional de documentos para serviços inteligentes de conteúdo. Essa evolução reconhece que uma gestão eficaz de conteúdo deve ir além do armazenamento e da recuperação básicos para abranger todo o ciclo de vida do conteúdo e permitir o uso das tecnologias mais recentes.

As organizações de hoje exigem plataformas que possam extrair insights automaticamente de dados não estruturados, encaminhar conteúdo de forma inteligente por meio dos processos de negócios e se integrar sem dificuldades às aplicações corporativas existentes. O objetivo é transformar repositórios passivos de documentos em plataformas ativas de inteligência de negócios que impulsionem a eficiência operacional e a tomada de decisões estratégicas.

Principais recursos da gestão moderna de conteúdo em nuvem

Acesso à informação e escalabilidade

As plataformas de gestão de conteúdo nativas em nuvem oferecem escalabilidade ilimitada que se adapta às necessidades organizacionais em tempo real. Essa arquitetura elástica permite que as organizações escalem o poder de processamento durante períodos de pico — como universidades lidando com temporadas de inscrição de estudantes — enquanto reduzem o consumo de recursos em momentos de menor demanda.

A arquitetura em nuvem também possibilita um custo total de propriedade controlável, por meio de despesas operacionais previsíveis e de uma gestão simplificada de recursos. As organizações se beneficiam de arquiteturas de microsserviços, que permitem uma escalabilidade modular e um posicionamento estratégico para aproveitar os serviços nativos de nuvem emergentes, à medida que se tornam disponíveis.

Inteligência de conteúdo baseada em IA

As plataformas modernas podem transformar dados não estruturados em conteúdo preparado para IA por meio de recursos avançados de processamento. Esses sistemas extraem metadados automaticamente, classificam documentos e estabelecem relações contextuais entre fontes de conteúdo díspares.

Os recursos de inteligência de conteúdo incluem:

• Curadoria de dados: conversão de conteúdo em mais de 600 formatos de arquivo em dados estruturados e prontos para IA.
• Enriquecimento de contexto: vinculação de dados não estruturados com informações contextuais relevantes para aprimorar a capacidade de pesquisa e os insights.
• Pesquisa impulsionada por IA: fornecimento de descoberta unificada de informações em múltiplos repositórios e sistemas de negócios.
• Recursos de verificação: permitem que os usuários rastreiem respostas geradas por IA até os documentos de origem para validação de precisão.

Federação de conteúdo

Em vez de exigir migrações complexas, a gestão moderna de conteúdo em nuvem unifica o acesso a todos os repositórios existentes. A federação de conteúdo cria conexões seguras entre os sistemas atuais — incluindo soluções como Hyland OnBase, Microsoft SharePoint, Salesforce e Workday — sem projetos caros de movimentação de dados.

Essa abordagem mantém os padrões de conformidade e controle, ao mesmo tempo em que possibilita a gestão e a orquestração centralizadas do conteúdo corporativo, independentemente de sua localização física.

Processos de negócios automatizados

Os recursos de automação inteligente vão muito além do roteamento tradicional de fluxos de trabalho. As plataformas modernas oferecem:

• Processamento inteligente de documentos: captura, separação e classificação de documentos com extração precisa de dados, impulsionada por IA.
• Orquestração de processos: roteamento automatizado de conteúdo para os fluxos de trabalho, sistemas e pessoal apropriados
• Automação de processos baseada em agentes: agentes de IA que executam tarefas complexas de forma autônoma, adaptando-se a condições em mudança sem roteiros predefinidos.

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Segurança e conformidade nativas da nuvem

As plataformas modernas de gestão de conteúdo em nuvem oferecem segurança em nível corporativo, com recursos como criptografia de ponta a ponta, recuperação de desastres e redundância geográfica. Essas plataformas normalmente mantêm 99,99% de tempo de atividade enquanto atendem a rigorosos requisitos regulatórios em diversos setores.

Inovação por meio da criação de soluções

Ferramentas de desenvolvimento intuitivas e de baixo código permitem a criação rápida de aplicações específicas de negócios sem necessidade de amplo conhecimento técnico. Esses recursos oferecem interfaces de design visual, ambientes de desenvolvimento colaborativo e processos de refinamento iterativo que aceleram os ciclos de inovação.

Roteiro para a gestão moderna de conteúdo em nuvem

1. Imagine novas possibilidades

Comece repensando o que é possível quando as limitações da gestão de conteúdo são removidas. As plataformas modernas permitem que as organizações pensem estrategicamente sobre como o conteúdo pode impulsionar a transformação digital em vez de simplesmente armazenar documentos.

Crie listas de desejos abrangentes de soluções que possam beneficiar funcionários, parceiros e clientes. Considere como insights impulsionados por IA, fluxos de trabalho automatizados e integrações sem dificuldades podem transformar os processos de negócios atuais.

2. Avaliar os requisitos principais

Identifique as funcionalidades essenciais em quatro áreas-chave:

1. Acesso à informação
2. Inteligência de conteúdo
3. Automação inteligente
4. Criação rápida de soluções

Diferentes fornecedores se destacam em áreas distintas, portanto compreender as necessidades específicas da organização ajuda a orientar a seleção da plataforma.

3. Pesquise e valide

Aproveite estudos de caso de modernização, revisões por pares e relatórios de analistas para entender implementações no mundo real. As organizações devem pesquisar minuciosamente as capacidades dos fornecedores, os níveis de satisfação dos clientes e os roteiros de plataformas de longo prazo.

4. Teste e valide

Os fornecedores modernos de gestão de conteúdo devem demonstrar a agilidade de suas plataformas por meio de projetos de prova de conceito ou implementações piloto. Essas oportunidades de teste permitem que as organizações validem as alegações dos fornecedores sobre ciclos rápidos de desenvolvimento e eficácia das soluções.

5. Execute com confiança

O avanço tecnológico acelera continuamente, e o volume de conteúdo cresce exponencialmente. Cada dia gasto na manutenção de sistemas legados oferece aos concorrentes vantagens em eficiência, inovação e experiência do cliente.

Benefícios da modernização com a Hyland 

A Hyland Content Innovation Cloud exemplifica a gestão moderna de conteúdo em nuvem ao conectar sistemas existentes com recursos impulsionados por IA. Em vez de exigir a substituição completa da plataforma, o Content Innovation Cloud permite uma transformação gradual, preservando os investimentos existentes.

A plataforma oferece suporte a ambientes híbridos e de multinuvem, permitindo que as organizações implementem soluções na nuvem da Hyland, em nuvens privadas ou em infraestrutura local. Essa flexibilidade garante que a modernização esteja alinhada às estratégias de TI e aos requisitos de conformidade existentes.

A abordagem federada da Content Innovation Cloud unifica o acesso e a gestão de conteúdo em repositórios corporativos sem exigir migrações complexas. A plataforma enriquece o conteúdo federado com metadados, contexto e relacionamentos, criando bases preparadas para IA que possibilitam automação e geração de insights.

As organizações que utilizam a Content Innovation Cloud podem:

Unifique as soluções de conteúdo em ambientes locais e na nuvem, mantendo a governança centralizada

• Oferecer experiências de usuário modernas que aumentam as taxas de adoção e a produtividade.
• Automatizar processos centrados em conteúdo com recursos de orquestração inteligente.
• Incorporar inteligência aos fluxos de trabalho diários para aprimorar a tomada de decisões.
• Obter maior valor em inovação a partir dos investimentos em software, indo além da manutenção básica.