Chaîne de supermarché Heinen’s

Heinen permet l'expansion du marché avec la solution RH basée sur le cloud d'Hyland

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Le défi

En 1929, une petite boucherie a ouvert ses portes dans la partie Est de Cleveland. En 2010, l'entreprise Heinen's était devenue une chaîne d'épiceries haut de gamme prospère avec 17 magasins dans le nord-est d'Ohio.

L'objectif suivant de Heinen était l'expansion dans la région de Chicago, mais la société a réalisé que ses processus de ressources humaines (RH) ne pouvaient pas tenir le rythme. Sa minuscule salle d'archives abritait déjà quatre employés, ainsi que des dossiers personnels et médicaux qui menaçaient d'occuper toute l'espace.

La solution

Avant la mise en œuvre d’OnBase par Hyland, les processus manuels des RH de Heinen créaient trop de gaspillage de papier et obligeaient les employés à passer des heures à classer des documents et à traquer des informations. "Nous devions juste nous débarrasser de tous ces papiers. Avant 2012, nous avions une petite organisation. Au cours des années suivantes, il y aurait une importante croissance, et nous avons réalisé que les processus actuels allaient nuire à cette croissance", explique Jennifer Artino, gestionnaire de la santé et de la sécurité chez Heinen.

Du traitement en double et des feuilles de calcul disparates aux problèmes avec les magasins utilisant des formulaires obsolètes pour les changements de statut des associés, il était clair que les processus étaient à changer.

Heinen’s a choisi une solution d’OnBase hébergée dans le cloud pour simplifier la gestion des informations par les associés. Abritant plus de 90 types de documents digitales RH pour chaque associé, OnBase offre un moyen plus rapide et plus sécurisé de stocker, d'accéder et de partager les fichiers des associés. Le partage de documents pour un dossier RH, par exemple, est désormais possible grâce à l'intégration Outlook. Le personnel peut envoyer des fichiers en toute sécurité à partir d'OnBase ainsi que télécharger des fichiers dans le système—le tout sans quitter leur client email. Et avec l'accès aux documents d'associés à distance, les représentants des ressources humaines ont la possibilité de travailler à partir de divers emplacements du point de vente au lieu d'être attachés à un classeur.

De 2011 à 2012, l'entreprise a connu une croissance de 20 à 25%, avec l'ouverture de quatre nouveaux magasins. Mais le nombre de personnes effectuant le travail est resté le même dans les ressources humaines.

Bob Walters
Analyste d'entreprise Heinen's

Avec l'ajout de l'automatisation du workflow d'OnBase, Heinen's a accéléré les processus des RH vitaux, comme les changements de statut des associés, les demandes de congés et le suivi de l'acceptation des politiques et procédures. Le personnel des RH utilise également OnBase WorkView|Case Manager pour gérer les demandes de congés prolongés tels que le FMLA et l'invalidité de courte durée. À partir d'un seul écran, la solution offre une vue à 360 degrés de toutes les informations et documents liés à chaque demande.

Pourquoi l'hébergement cloud ? Bob Walters, analyste d'entreprise et administrateur système d'OnBase pour Heinen's, dit que l'entreprise estimait que l'hébergement des informations sur place était inefficace et risqué. « Nous avions déjà hébergé des solutions auparavant et nous savions que nous ne voulions pas pas être dans le secteur des centres de données. C'est cher et difficile. Le fait de gérer un serveur est déjà un travail dans son ensemble. Et si quelque chose arrive et que le serveur est détruit ? Nous voulions avoir la certitude que les données étaient prises en charge en dehors de notre bâtiment ». Un autre avantage d’avoir une solution OnBase hébergée dans le cloud ? Les mises à jour qui sont entièrement gérées par Hyland, dit Walters.

Incroyablement, Heinen's a pu suivre sa croissance lors de son expansion sur le marché de Chicago sans augmenter le personnel de son bureau principal. « De 2011 à 2012, l'entreprise a connu une croissance de 20 à 25%, avec l'ouverture de quatre nouveaux magasins. Mais le nombre de personnes effectuant le travail est resté le même dans les ressources humaines », explique M. Walters.

Aujourd'hui, les documents et processus des Ressources Humaines pour les 3 393 travailleurs de Heinen, employés par ses 23 épiceries, son siège social, ses deux entrepôts et son usine de fabrication récemment ouverte, passent tous de manière transparente par le département centralisé des Ressources Humaines de la société. Selon Walters, l'amélioration du service à la clientèle est l'un des avantages les plus importants de ce traitement rationalisé. « La mise en place d'OnBase nous permet de mieux servir nos clients", explique M. Walters ». « Nous sommes une épicerie et nous pouvons maintenant nous concentrer sur nos points forts ».

La différence

  • Fournit un accès immédiat aux documents et aux informations : Les associés des RH peuvent accéder aux informations d'associés, qu'ils travaillent au bureau principal ou à distance dans un magasin, un entrepôt ou une usine de fabrication.
  • Améliore le service client : L'organisation et ses associés ont été libérés des processus papier frustrants pour se concentrer sur la fourniture d'un excellent service aux clients de l'épicerie.
  • Réduit les risques : L'hébergement cloud garantit que toutes les informations des associés sont stockées en toute sécurité hors des locaux.
  • Évolue en toute transparence : Les associés des RH peuvent consacrer leur temps de manière plus efficace, réduisant ainsi le besoin de personnel supplémentaire à mesure que l'entreprise continue de se développer