Chaîne de supermarchés Heinen’s

La solution

Avant la mise en œuvre de la plateforme OnBase de Hyland, les processus manuels des RH de Heinen entrainaient trop de gaspillage de papier et obligeaient les employés à passer des heures à classer des documents et à traquer des informations.

"Nous devions juste nous débarrasser de tous ces papiers. Avant 2012, nous avions une petite organisation. Au cours des années suivantes, il y aurait une importante croissance, et nous avons réalisé que les processus actuels allaient nuire à cette croissance", explique Jennifer Artino, gestionnaire de la santé et de la sécurité chez Heinen.

Du traitement en double et des feuilles de calcul disparates aux problèmes avec les magasins utilisant des formulaires obsolètes pour les changements de statut des associés, il était clair que les processus devaient changer.

Heinen’s a choisi une solution d’OnBase hébergée dans le cloud pour simplifier la gestion des informations. Abritant plus de 90 types de documents numériques rattachés aux RH pour chaque employé, OnBase offre un moyen plus rapide et plus sécurisé de stocker les fichiers relatifs au personnel, d’y accéder et de les partager. Il permet par exemple de transmettre des documents pour un dossier RH grâce à une intégration Outlook. Les membres du personnel peuvent envoyer des fichiers en toute sécurité à partir d’OnBase ainsi que télécharger des fichiers dans le système, le tout sans quitter leur client de messagerie électronique. Et avec l’accès à distance aux documents associés, les représentants des ressources humaines ont la possibilité de travailler à partir de divers emplacements du point de vente.

Avec l'ajout de l'automatisation du workflow d'OnBase, Heinen's a accéléré les processus des RH vitaux, comme les changements de statut des associés, les demandes de congés et le suivi de l'acceptation des politiques et procédures. Le personnel des RH utilise également OnBase WorkView Case Manager pour gérer les demandes de congés prolongés tels que le FMLA et l'invalidité de courte durée. À partir d'un seul écran, la solution offre une vue à 360 degrés de toutes les informations et documents liés à chaque demande.

Pourquoi l'hébergement cloud ? Bob Walters, analyste d'entreprise et administrateur système d'OnBase pour Heinen's, a déclaré que l'entreprise estimait que l'hébergement des informations sur place était inefficace et risqué.

« Nous avions déjà hébergé des solutions auparavant et nous savions que nous ne voulions pas être dans le secteur des centres de données », a indiqué M. Walters. « C'est cher et complexe. Le fait de gérer un serveur est déjà un travail dans son ensemble. Et si quelque chose arrive et que le serveur est détruit ? Nous voulions avoir la certitude que les données étaient prises en charge en dehors de notre bâtiment ».

Un autre avantage d’avoir une solution OnBase hébergée dans le cloud ? Les mises à jour qui sont entièrement gérées par Hyland.

Étonnamment, Heinen’s est arrivée à gérer sa croissance sans augmenter les effectifs de son bureau principal pendant son expansion sur le marché de Chicago.

« De 2011 à 2012, l’entreprise a connu une croissance de 20 à 25 %, avec l’ouverture de quatre nouveaux magasins. Mais le nombre de personnes effectuant le travail est resté le même au niveau des ressources humaines », explique M. Walters.

Aujourd’hui, les documents et processus des ressources humaines pour les 3 393 travailleurs de Heinen’s, employés par ses 23 épiceries, son siège social, ses deux entrepôts et son usine de fabrication récemment ouverte, passent tous de manière transparente par le département centralisé des ressources humaines de la société. Selon M. Walters, l’amélioration du service à la clientèle est l’un des avantages les plus importants de ce traitement rationalisé.

« La mise en place de OnBase nous permet de mieux servir nos clients » explique-t-il. « Nous sommes une épicerie, et nous pouvons désormais nous concentrer sur nos points forts ».