Alliant Credit Union

<p><span>L&rsquo;une des dix plus grandes coop&eacute;ratives de cr&eacute;dit aux &Eacute;tats-Unis optimise son efficacit&eacute; &agrave; l&rsquo;&eacute;chelle de l&rsquo;entreprise</span></p>

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Le défi

Même si la société Alliant disposait d’une solution de gestion de contenu (ECM), la coopérative de crédit ne l’utilisait que de façon limitée : pour la numérisation, le stockage et la recherche de documents dans quelques départements seulement. Alliant a réalisé la nécessité d’une solution ECM plus puissante en mesure d’être étendue facilement à toute l’entreprise. Cette solution requérait également l’inclusion d’un logiciel de worfklow pouvant être configuré facilement et suffisamment robuste pour automatiser des processus basés sur le papier gourmands en temps.

La solution

À la fin de l’année 2011, Alliant a mis OnBase en place pour commencer à capturer automatiquement des documents et des informations. Aujourd’hui, plus de 95 % de la documentation de la coopérative de crédit sont disponibles sous forme électronique.

« Mais nous souhaitions faire plus que stocker des numérisations de documents », déclare Lally.

Alliant a donc utilisé OnBase pour arrêter d’imprimer des documents et, à la place, y accéder de manière électronique à partir de plusieurs systèmes. La coopérative de crédit a facilement intégré OnBase dans le système central de traitement existant d’Alliant, baptisé Symitar, pour permettre un accès instantané et sécurisé aux rapports et à toute la documentation des membres, sans quitter les écrans familiers.

"laquo; Grâce à un traitement structuré, nous avons généré de l’efficacité, augmenté notre exactitude et diminué nos coûts. Ceci nous permet de continuer à réagir rapidement afin de fournir à nos membres un excellent service. »."

Heather Lally 
Vice-présidente des opérations
Alliant Credit Union
  Permettre un bon déroulement du travail – par la voie électronique

Au cours de la prochaine étape, Alliant a transformé ses processus manuels de comptabilité fournisseurs avec OnBase et son puissant logiciel de workflow. La coopérative de crédit a facilement mis au point trois flux de travaux essentiels à sa mission : RH pour le recrutement, AP (accounts payable : comptabilité fournisseurs) pour le traitement des factures et le service juridique pour la gestion des contrats.

Désormais, la coopérative de crédit fait suivre automatiquement les documents et les informations à travers les processus, en avisant les acteurs de la manière dont elle le fait. En guise d’exemple de la façon dont le workflow optimise les processus, s’il n’enregistre pas une approbation en temps voulu, le système fait automatiquement passer la demande d’approbation au niveau suivant.

« Cela réduit les frais de retard sur les factures qui peuvent éventuellement rester trop longtemps sur les bureaux », déclare Lally.

Un autre workflow important avertit les managers lorsque l’un des 300 contrats tiers d’Alliant doit être renouvelé. La solution assure le suivi de chaque étape du processus de renouvellement ou de lancement d’un contrat dans le flux de travail, y compris la diligence raisonnable, la demande de proposition et la négociation du contrat.

Développer une solution contre la fraude – ensemble

En joignant leurs efforts, Alliant et Hyland ont mis au point une solution de gestion de la fraude pour s’assurer non seulement qu’elle répondait aux besoins d’Alliant, mais qu’elle était extensible pour les coopératives de crédit de toutes tailles. Le résultat est un système simple d’utilisation. Les employés ont besoin d’une heure seulement pour apprendre à s’en servir.

En éliminant la nécessité de plusieurs feuilles de calcul Excel avec référence croisée, la solution permet aux enquêteurs spécialistes de fraude d’Alliant d’économiser plusieurs heures par jour. Auparavant, Alliant avait besoin de quatre ou cinq heures pour établir un rapport mensuel sur les fraudes. Cela prend désormais moins de 10 minutes. En optimisant davantage le processus, la solution de Case Management d’OnBase permet aux enquêteurs de consigner, d’accéder et d’interagir facilement avec toutes les données, y compris les enregistrements, documents, formulaires et historiques, impliquées dans une enquête pour fraude.

« Grâce à la solution de Case Management de fraude, nous disposons maintenant d’outils d’analyse et de la possibilité pour plusieurs analystes de travailler sur des cas de fraude en même temps », a déclaré Jason Knapp, manager principal des opérations.

Optimisation – de la totalité de l’entreprise

En considérant l’entreprise dans son intégralité, la coopérative de crédit voit d’autres façons d’optimiser.

« Nous avons toujours d’autres processus manuels. Nous souhaitons générer davantage d’efficacité, augmenter notre exactitude et diminuer nos coûts grâce à un traitement structuré. Ceci nous permet de continuer à réagir rapidement afin de fournir à nos membres un excellent service », a déclaré Lally.

La différence

  • Intégration avec Symitar : en intégrant OnBase et Symitar, Alliant donne aux employés les moyens d’accéder instantanément aux informations tout en utilisant des écrans d’ordinateur familiers, ce qui leur accorde plus de temps pour se concentrer sur les membres.
  • Réduction du temps du traitement AP (accounts payable : comptabilité fournisseurs) de 70 % : « avant la mise en œuvre de la solution AP, nous avions deux employés à temps plein (ETP) qui géraient ce processus très manuel. Désormais, seul 1,5 ETP est requis pour gérer les processus automatisés, ce qui nous permet de réutiliser ces employés pour d’autres tâches. C’est un gain important pour nous », a déclaré Knapp.
  • Optimisation des enquêtes de cas de fraude : les rapports dont la production nécessitait quatre ou cinq heures ne requièrent aujourd’hui que 10 minutes.
  • Optimisation des processus dans toute l’entreprise : au lieu de chercher des classeurs de fichiers ou des partages de fichiers, l’ensemble des employés a désormais accès au documents et aux informations dont ils ont besoin en quelques clics seulement.