Composition et distribution de documents
Une fois la question d'organisation et de stockage de vos documents dans un système centralisé résolue, vient alors celle de leur transmission à vos clients. OnBase peut simplifier ce processus de manière significative en générant des lettres individualisées ou en créant des documents et déclarations à partir de vos documents et données existants, afin de vous permettre de les distribuer sans effort à vos clients et mandants, même par voie électronique.
Étudions ensemble les options suivantes et découvrez comment OnBase peut rationaliser la composition et la distribution de vos documents :
Document Composition
OnBase vous soulage d'avoir à passer du temps à créer manuellement des documents et vous permet également de les transmettre plus rapidement à vos clients.
OnBase Document Composition, l'outil de composition de documents OnBase automatise la création de documents et réduit les coûts liés à la communication écrite. Cet outil vous permet de gagner en rapidité et en précision, en générant des documents à partir de données système existantes, de fragments de documents Word et des données fournies par l'utilisateur. Des modèles de documents standard peuvent être utilisés lors de la création de vos documents afin d'assurer la conformité de l'utilisation des images, logos et marques de l'entreprise.
Vous pouvez désormais remplacer la création manuelle de documents, lente et onéreuse, par une composition de documents automatisée, précise et efficace !
Image Document Composition
Le remplissage de formulaires papier est encore très présent dans bon nombre de processus métiers, même pour les organisations qui travaillent avec des documents électroniques. Une fois ces formulaires remplis, un temps considérable est consacré à leur numérisation, leur stockage et leur connexion aux données sauvegardées dans différents systèmes.
OnBase standardise la création et le remplissage des formulaires initialement sur papier, en les transformant en images numériques. Les documents images TIFF des formulaires numérisés servent de base pour tout nouveau document. Les requêtes de base de données, les entrées utilisateur et les champs OnBase sont configurés en tant que partie intégrante du modèle de formulaire. Les champs d’insertion des données dans le document sont ensuite configurés et ajoutés dans le modèle de formulaire. Le système fusionne les données provenant de toutes les sources dans le modèle de document et génère le document image final.
Avec OnBase, transformez facilement vos formulaires papier en documents conformes, homogènes et pratiques.
Image Statements
Écourtez votre cycle de recouvrement et améliorez votre flux de trésorerie en soumettant plus tôt vos documents financiers à vos clients. OnBase rassemble les documents associés, les consolide et génère un document image unique. Vous pouvez distribuer le document consolidé par e-mail au format PDF ou par courrier postal sous forme de document papier. OnBase vous permet également d’imprimer des codes-barres POSTNET qui facilitent le tri du courrier et peuvent vous faire bénéficier de tarifs postaux réduits.
Améliorez votre service client, diminuez vos litiges de facturation, réduisez les délais de traitement et les demandes de renseignements des clients grâce à Image Statements.
Publication sur CD/DVD/Blu-ray
Votre organisation tisse des relations avec les clients, les partenaires et les fournisseurs à travers l'échange d'informations métier essentielles. Souvent inefficace et laborieux, cet échange prend du temps pour collecter et envoyer par voie postale ou électronique de grands volumes de documents.
OnBase facilite le partage de contenu en vous permettant de localiser rapidement un ensemble particulier de documents (par exemple, l’état mensuel d’un client et tous les documents pertinents) et de les regrouper dans un paquet numérique pour en simplifier la distribution. Vos clients recevront leurs documents dans un système de visualisation OnBase autonome, le tout sur un seul et même CD/DVD/Blu-ray.