¿Qué es la automatización de procesos robóticos (RPA)?
La automatización de procesos robóticos (RPA) utiliza robots de software para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas dentro de un proceso.
La ventaja de usar RPA es que puede manejar tareas repetibles de alto volumen de manera eficiente y precisa. Esto libera a su fuerza laboral humana para manejar tareas de resolución de problemas más complejas.
Aquí hay algunos procesos manuales que se pueden reemplazar con RPA:
Realizar transacciones repetitivas de alto volumen
Extraer y reformatear datos en informes y paneles de control
Fusionar datos de múltiples ubicaciones y sistemas
Recopilar estadísticas de redes sociales
Beneficios de RPA para su organización
Las organizaciones que aprovechan RPA impulsan impactos incrementales pero poderosos en los procesos automatizados. Estos beneficios incluyen:
Mayor precisión en la información
RPA permite a los departamentos automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas que aceleran los ciclos de negocio. Esto elimina el margen de error humano y completará las tareas a tiempo, todo el tiempo.
Gestión de cumplimiento más fácil
Todos los pasos se registran y pueden proporcionar pistas de auditoría, y la actividad de los bots se puede verificar en comparación con las regulaciones para garantizar el cumplimiento. Dado que los bots de RPA siguen reglas predefinidas, siempre actuarán en conformidad con las regulaciones relevantes.
Mejores ideas sobre datos valiosos
Mientras los bots de RPA terminan las tareas, también las monitorean y recopilan información. Esta información se puede devolver a los tomadores de decisiones para brindarles mejores perspectivas. Esto lleva a decisiones más informadas y facilita el monitoreo de impactos.
Mejor satisfacción y productividad de los empleados
Usar RPA para completar tareas manuales libera a los empleados para que se concentren en actividades de mayor valor. Esto mejora el compromiso de los empleados y optimiza el uso de RPA. A su vez, esto aumenta la productividad empresarial.
Operaciones más rentables
RPA realiza tareas con alta precisión y consistencia, lo que resulta en menos errores. Esto significa menos tiempo y recursos destinados a la corrección de errores y retrasos costosos.
Construcción de aplicaciones altamente configurables
Usar procesos de RPA para integrar sus sistemas heredados con sistemas principales no será un problema. Además, con configuración de poco código, el software RPA es fácil de construir y administrar, y requiere un esfuerzo mínimo de sus equipos de TI. Esto lo hace fácilmente escalable en las operaciones comerciales y permite cambiar procesos en el software con cero o un tiempo de inactividad mínimo.
Manejo de errores y gestión de excepciones
Las herramientas avanzadas de RPA tienen capacidades integradas para manejo de errores y gestión de excepciones para gestionar problemas imprevistos durante la automatización. Esto garantiza la continuidad y minimiza las interrupciones.
Características de seguridad
Las plataformas líderes de RPA incluyen características de seguridad robustas para garantizar que los datos se manejen de manera segura. Esto incluye encriptación, almacenamiento seguro de credenciales y cumplimiento con estándares regulatorios.
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¿Cómo funciona RPA?
Los bots de RPA son capaces de ser programados para corregir sus errores y mejorar con el tiempo. Pueden configurarse para reconocer disparadores y situaciones, ayudándolos a completar tareas automáticamente.
Aquí hay un desglose paso a paso de cómo funcionan los bots de RPA:
Paso 1: Identificación de la tarea. El primer paso es identificar los procesos de negocio que son adecuados para la automatización. Estos podrían incluir extracción de datos de facturas, completar formularios con datos predeterminados o actualizar información del cliente en un CRM.
Paso 2: Desarrollo del bot. Usando software especializado de RPA, se configura un bot para realizar las tareas identificadas. Una vez configurado el bot, se prueba para asegurarse de que pueda realizar la tarea correctamente y de manera eficiente. Cualquier problema detectado durante las pruebas se corrige en esta etapa.
Paso 3: Integración. Los bots luego se integran con los sistemas, aplicaciones o software existentes.
Paso 4: Interacción con la interfaz de usuario. Los bots de RPA comienzan a interactuar con aplicaciones y sistemas como lo haría un ser humano. Navegan, hacen clic en botones, completan formularios y extraen datos; sin embargo, los bots lo hacen sin esfuerzo.
Paso 5: Manipulación de datos.Los bots pueden extraer contenido y datos en bases de datos o documentos para ser almacenados o transferidos a través de diferentes sistemas.
Paso 6: Ejecución. Una vez que los datos están refinados y listos para usar, los bots de RPA realizan tareas preprogramadas. Esto podría variar desde enviar correos electrónicos automatizados hasta completar formularios o ejecutar transacciones complejas actuando sobre instrucciones.
Paso 7: Monitoreo y optimización. Los bots de RPA pueden monitorear parámetros específicos y activar alertas basadas en condiciones predefinidas. Estos mismos bots pueden aprender de los procesos con el tiempo para impulsar más precisión y productividad en sus procesos.
Cómo funciona RPA con IA
RPA automatiza tareas basadas en reglas; integrar IA permite que los bots manejen procesos que requieren inteligencia similar a la humana, como entender documentos con datos no estructurados y llevar a cabo conversaciones. Esta combinación desbloquea nuevas posibilidades para la automatización empresarial, mejorando la eficiencia y la resiliencia general.
Identificación de los procesos adecuados para la implementación de RPA
El éxito de la implementación de RPA depende de los procesos que elija automatizar. Aquí hay algunas preguntas que ayudarán a determinar si un proceso es optimizable con RPA:
1. ¿El proceso está basado en reglas?
RPA sobresale en realizar tareas que siguen un conjunto claro de reglas lógicas. Esto significa que los procesos que dependen del juicio humano pueden no ser candidatos ideales para la automatización.
2. ¿Estos procesos se repiten en intervalos regulares con comandos predefinidos?
Los procesos que ocurren regularmente o son activados por eventos específicos son perfectos para RPA. Los bots pueden programarse para comenzar al recibir ciertos comandos, asegurando que las tareas se completen a tiempo.
3. ¿Estos procesos tienen entradas y salidas definidas?
RPA requiere entradas exactas para operar eficazmente. La ambigüedad o la variabilidad en las entradas pueden llevar a errores. Por ejemplo, un bot que maneja el procesamiento de facturas necesita conocer la ubicación de los datos de la factura (entrada) y dónde almacenar los datos procesados (salida). Si estos están bien definidos y son predecibles, el bot puede funcionar de manera autónoma, reduciendo la dependencia de la intervención manual.
4. ¿Los procesos son de alto volumen?
Los bots de RPA pueden procesar grandes volúmenes de datos rápida y precisamente. Esto reduce los recursos dedicados al procesamiento manual. Por ejemplo, en un contexto de atención médica, los bots de RPA podrían manejar la tarea de alta volumen de entrada de datos de pacientes, liberando al personal para tareas más críticas y mejorando la productividad.
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Hyland RPA estudio de caso
Cómo esta agencia gubernamental local utiliza el software RPA para automatizar las devoluciones de impuestos
La Oficina del Auditor del Condado de Horry— una agencia gubernamental en Carolina del Sur — recibía más de 90,000 declaraciones de impuestos sobre la propiedad personal cada año. A su reducido personal de seis personas le tomaba casi seis meses completarlas.
Para manejar el aumento en el volumen de documentos entrantes, la agencia recurrió a Hyland RPA, un software RPA independiente de la plataforma, para modernizar y automatizar varios procesos clave.
En su primer año, Hyland RPA ayudó al Condado de Horry a procesar automáticamente el 33% de todas las declaraciones de impuestos, utilizando criterios avanzados para verificar detalles y marcar entradas sospechosas para revisión humana.
Por ejemplo, cuando un contribuyente presenta una declaración afirmando que cierta propiedad es su residencia principal, Hyland RPA verifica estos datos contra otra aplicación empresarial, Aumentum. Según el resultado de la verificación, luego toma los pasos necesarios.
Cada acción del bot se registra para facilitar la solución de problemas más adelante. Ese es solo otro beneficio que habla de las capacidades de la herramienta RPA de Hyland — que refuerza las medidas de cumplimiento al dar a los auditores acceso a las interacciones de los usuarios con los documentos fiscales.
Mejora tus servicios de contenido con RPA
Ahora más que nunca, es imperativo que las organizaciones aprovechen las herramientas de automatización para abordar desafíos empresariales como parte de las iniciativas de transformación digital.
La adición de tecnología RPA es un componente integral de la estrategia de automatización inteligente de Hyland. Más allá de simplemente automatizar procesos, Hyland RPA ofrece componentes inteligentes para mejorar la eficiencia, un seguimiento inteligente de decisiones cognitivas y mucho más.
Hyland RPA extiende las capacidades de automatización de procesos de la plataforma de servicios de contenido líder en la industria de Hyland, permitiendo que las organizaciones mejoren fácilmente sus soluciones con procesos RPA más robustos.
Preguntas frecuentes sobre RPA
¿Cuál es la diferencia entre RPA y la automatización tradicional?
La automatización tradicional a menudo requiere cambios significativos en la infraestructura de TI subyacente e implica codificación personalizada para automatizar procesos específicos. RPA utiliza bots de software para imitar acciones humanas dentro de los sistemas existentes. Esto facilita y acelera la implementación sin alterar las configuraciones actuales de TI.
¿Cuánto tiempo lleva implementar una solución RPA?
El tiempo de implementación para una solución RPA puede variar dependiendo de la complejidad del proyecto. Muchas soluciones RPA pueden configurarse dentro de unas pocas semanas, con resultados significativos siguiendo poco después.
¿Puede RPA integrarse con nuestros sistemas existentes?
La mayoría de las plataformas RPA están diseñadas para integrarse perfectamente con sistemas existentes, incluidos los sistemas heredados que pueden carecer de APIs. Esto hace que RPA sea una solución flexible para automatizar procesos en varias plataformas sin requerir grandes revisiones del sistema.
¿Qué tan segura es RPA?
Las plataformas RPA incluyen características de seguridad robustas como cifrado, almacenamiento seguro de credenciales y cumplimiento de estándares regulatorios. Esto asegura que los datos se manejen de manera segura a lo largo del proceso de automatización.
¿Qué tipo de tareas son las más adecuadas para RPA?
RPA es ideal para tareas que son repetitivas, basadas en reglas y de gran volumen. Ejemplos incluyen la entrada de datos, el procesamiento de facturas, la generación de informes y las actualizaciones de datos de clientes. Los procesos con entradas y salidas bien definidas también son excelentes candidatos para RPA.
¿Reemplazará RPA los trabajos humanos?
Al asumir tareas repetitivas y mundanas, RPA está diseñado para aumentar el trabajo humano, no reemplazarlo.
¿Cuáles son los costos asociados con la implementación de RPA?
Los costos de implementación de RPA varían según la complejidad del proyecto. RPA generalmente requiere una inversión inicial mínima en comparación con tecnologías similares. Luego puede ofrecer un rápido retorno de inversión al aumentar la eficiencia y reducir los costos operativos.
¿Cómo maneja RPA los errores durante la automatización?
Las herramientas RPA avanzadas vienen con manejo de errores y capacidades de gestión de excepciones integradas. Estas características permiten a los bots gestionar problemas imprevistos durante la automatización, asegurando la continuidad y minimizando interrupciones. Los bots pueden ser programados para registrar errores y activar alertas para la intervención humana si es necesario.