Hoy en día, las organizaciones están abandonando los repositorios de documentos monolíticos a favor de plataformas de servicios de contenido capaces de agregar contenido de múltiples repositorios para conectar aplicaciones diversas.
Entonces, ¿qué son los servicios de contenido? Gartner, una empresa líder en investigación y consultoría, acuñó el término para representar un cambio de sistemas y repositorios autónomos a servicios abiertos.
En Hyland, creemos que esta evolución también apoya las expectativas cambiantes sobre cómo y dónde se crea, usa y comparte el contenido en las organizaciones.
Con la transformación de la gestión de contenido empresarial(ECM) a los servicios de contenido, Gartner compartió una nueva definición de mercado en su informe, Lo que necesitas saber sobre las plataformas de servicios de contenido:
""Los servicios de contenido son un conjunto de servicios y microservicios, encarnados como un conjunto de productos integrados o como aplicaciones separadas que comparten APIs y repositorios comunes, para explotar tipos de contenido diversos y servir a múltiples grupos y numerosos casos de uso en una organización.""
— Gartner, Lo que necesitas saber sobre las plataformas de servicios de contenido, 2017.
El informe de Gartner también afirma que la práctica de gestión, colaboración y difusión de contenido se facilita mejor a través de un conjunto de servicios que coordinan el uso del contenido por todas las partes — usuarios, sistemas y aplicaciones.
Elementos de los servicios de contenido
El informe de Gartner afirma que los servicios de contenido constan de plataformas, aplicaciones y componentes:
Plataformas de servicios de contenido
Según el informe de Gartner, las plataformas de servicios de contenidorepresentan la evolución de los paquetes ECM, centrados en la gestión, gobernanza y procesamiento del contenido. Como afirma el informe, una plataforma de servicios de contenido tendrá su propio repositorio y también puede integrar repositorios externos a través de conectores y APIs o integraciones empaquetadas.
Los proveedores de plataformas de servicios de contenido ofrecen conjuntos integrados de servicios relacionados con el contenido, microservicios, repositorios y herramientas que apoyan casos de uso común. Los servicios comunes disponibles con estas plataformas incluyen gestión de documentos, búsqueda, indexación, categorización, captura, control de versiones, flujo de trabajo, gestión de registros, análisis de contenido y más.
Aplicaciones de servicios de contenido
Las aplicaciones proporcionan capacidades enfocadas en soluciones empresariales, según el informe de Gartner. Estas aplicaciones ofrecen características que pueden manejar ciertos casos de uso en toda la empresa.
Ejemplos incluyen integración de HR, gestión de facturas de proveedores, gestión de contratos legales y gestión de reclamaciones de seguros.
Componentes de servicios de contenido
Los servicios basados en utilidades agregan capacidades adicionales a aplicaciones y plataformas existentes, según el informe de Gartner.
Por ejemplo, las organizaciones pueden aprovechar un componente de servicio que traduce inglés a español, o una aplicación que analiza y etiqueta automáticamente el contenido.
Servicios de contenido: Un paisaje en evolución
El cambio de ECM a servicios de contenidodenota una transición de centrarse en el almacenamiento de contenido en toda la empresa hacia el uso activo del contenido — en contexto — por individuos y equipos, tanto dentro como fuera de la organización.
¿Qué es una plataforma de servicios de contenido
Una plataforma de servicios de contenido (CSP) almacena y gestiona varios tipos de datos y tipos de contenido desde una ubicación centralizada y accesible. La adecuada CSP mantiene la gobernanza de la información, facilita el intercambio de documentos y acelera la toma de decisiones en toda una organización.
Una CSP incluye todas las capacidades de una plataforma ECM, como la gestión de documentos, captura de datos, indexación y gestión de flujo de trabajo. La diferencia es que una solución CSP enfatiza la máxima integración con otras aplicaciones empresariales que se usan diariamente. Esto permite que diversos tipos de contenido (archivos, audio, videos, etc.) sean accesibles a través de la interfaz de las aplicaciones de proceso respectivas.
Como resultado, tus empleados minimizan la necesidad de cambiar constantemente entre sistemas al acceder o compartir información crucial.
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Características clave de una plataforma de servicios de contenido
Al seleccionar software CSP basado en la nube, determina si sus características disponibles realmente satisfacen las demandas de tu organización para la transformación digital continua. Los componentes innovadores de servicios de contenido incluyen:
Automatización de procesos de negocio (BPA)
Considera una CSP que aumente la eficiencia de tus flujos de trabajo y procesos empresariales.
Las tecnologías de BPA en una solución de servicios de contenido optimizarán la ruta de documentos, revisiones o aprobaciones, actualizaciones de estado de tareas y notificaciones a los usuarios en un flujo de trabajo. Las organizaciones pueden establecer y modificar estos desencadenantes de flujo de trabajo o construir otros procesos basados en reglas para mejorar la productividad de los empleados y tomar decisiones informadas más rápido.
Desarrollo de bajo código
Elige un proveedor de servicios de contenido que minimice tu acumulación de TI en lugar de añadir complejidad a tu negocio. Un enfoque de bajo códigoutiliza herramientas visuales simplistas para permitir que los desarrolladores ciudadanos (usuarios con conocimiento mínimo de codificación) desplieguen nuevas aplicaciones empresariales y actualizaciones.
Una CSP habilitada con bajo código permite a tus equipos crear procesos específicos por departamento y desplegar automatización cuando lo necesiten. Los usuarios finales pueden acelerar la adopción digital para sus procesos respectivos, y los equipos de TI pueden modificar y mejorar estas aplicaciones al final.
Integraciones y conectividad
El bastión de una CSP es su capacidad para eliminar silos. Es vital que tu proveedor de servicios de contenido preferido sea capaz de integrarsecon tus sistemas heredados existentes, herramientas de contenido dispares u otras aplicaciones empresariales.
Tu CSP debe servir como una vista sistemática y centralizada de todo el contenido almacenado para minimizar los procesos que consumen tiempo y pueden confundir a tus empleados al intentar acceder a información importante.
Capacidades de búsqueda
Las organizaciones reciben una cantidad increíble de datos diariamente, que se almacenan en varios lugares. Los empleados encontrarán desafiante acceder a documentos específicos, especialmente si están archivados en sistemas dispares o titulado con métodos inconsistentes de nombramiento de archivos.
Por eso tu organización requiere una funcionalidad de búsqueda potente y perceptiva. La tecnología de búsqueda avanzada permite a los empleados acceder tanto a datos no estructurados como estructurados con dinámicas:
Herramientas de diseño de consultas inteligentes
Vista previa de resultados de más de 500 formatos de contenido
Clasificaciones por relevancia
Seguridad de datos
Las empresas que manejan información crítica del cliente y datos sensibles deben estar al tanto de las regulaciones en constante cambio.
Su proveedor de servicios en la nube debe contar con controles de acceso para gestionar o limitar el acceso de los usuarios a información confidencial y prevenir filtraciones de datos. La solución adecuada de CSP apoya la capacidad de su organización para proteger documentos que están en uso, en tránsito o en reposo. Otras formas de medidas de seguridad pueden incluir firmas digitales, control de versiones o políticas de seguridad de contraseñas para reforzar procedimientos sólidos y mitigar riesgos.