Casos de éxito: Cómo Hyland ayuda a los equipos de RRHH a innovar y automatizar

La automatización y modernización de los flujos de trabajo de recursos humanos (RR. HH.) puede aumentar la eficiencia, la colaboración y la productividad, y ayudar a las organizaciones a cumplir con las regulaciones.

Según una investigación de IDC, los flujos de trabajo modernos centrados en el contenido pueden proporcionar ventajas sustanciales para las organizaciones.

• El 40 % de los encuestados citaron un aumento en la visibilidad, la auditabilidad y la responsabilidad, lo que condujo a una mejora en la seguridad y el cumplimiento

• El 37 % dijo que la toma de decisiones ha mejorado

• El 36 % mencionó la mejora de la satisfacción y el compromiso de los clientes

• 33% mencionaron un aumento en la satisfacción y el compromiso de los empleados

¿Su equipo de RR. HH. sigue dependiendo de procesos manuales e ineficientes? Estamos aquí para ayudarlo.

Los flujos de trabajo empaquetados de Hyland para procesos de back-office, herramientas low-code e integraciones empresariales sin fisuras empoderan a los equipos de RR. HH. con la automatización de procesos impulsada por IA.

Estos son solo algunos ejemplos:

Toyota Motor North America

Caso de uso: Gestión de los expedientes de empleados

Desafíos que enfrentaron:

Toyota Motor North America necesitaba ahorrar tiempo para recibir información de los empleados y agilizar los procesos de auditoría para la documentación obligatoria. El gigante automotriz tenía contenido “distribuido entre muchas áreas, en varios sistemas, en varias ubicaciones”, dijo el gerente de Sistemas de Recursos Humanos, Ervin Campbell.

Cuando el equipo de RR. HH. recibía una solicitud de los departamentos legales o de cumplimiento, era difícil responder rápidamente debido a los silos de contenidos de la empresa.

Automatización en acción

Toyota Motor North America seleccionó a Hyland Alfresco para que actuara como interfaz moderna desde la cual se puede acceder a los expedientes de los empleados, en cualquier momento y lugar. La empresa ahora está automatizando y optimizando el proceso de almacenamiento de documentos.

“Ha sido un cambio radical”, dijo Campbell.

Resultados clave

Mayor compromiso de los empleados: el personal de RR. HH. ahora puede "centrarse en estar en el piso, interactuar con los empleados para averiguar cómo pueden mejorar su vida, en lugar de quedarse en la oficina, haciendo trabajo administrativo y gestionando papeles", dijo Campbell.

Posibilidades para toda la empresa: con las críticas positivas que recibió Alfresco, otros departamentos están preguntando cómo pueden utilizar la solución para almacenar, asegurar y recuperar fácilmente su contenido.

Mantenerse a la vanguardia de las tendencias de la industria: "dado que Hyland produce soluciones de primera clase", Toyota Motor North America puede confiar en su socio tecnológico para comprender mejor cómo la empresa puede innovar y mantenerse por delante de la competencia, afirmó Campbell.

Más espacio, menos costos: ahora que ya no depende de los documentos en papel, la empresa está recuperando espacio de oficina y reduciendo los gastos de viaje de los auditores.

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Caso de uso: Automatización del flujo de trabajo

Desafíos que enfrentaron:

Los procesos manuales de RR. HH. generaban demasiados residuos de papel y obligaban a los empleados a pasar horas completando el papeleo y buscando información.

A medida que la cadena de supermercados regional se expandía, los flujos de trabajo anticuados se volvieron aún más problemáticos.

Automatización en acción

Heinen's seleccionó Hyland OnBase para automatizar los procesos vitales de RR. HH., como los cambios de estado de los asociados, las solicitudes de licencia y el seguimiento del acuse de recibo de políticas y procedimientos. El personal de RR. HH. también utiliza las capacidades de gestión de casos de OnBase para supervisar las solicitudes de licencia extendida.

Resultados clave

• Riesgo reducido: Al alojar OnBase en Hyland Cloud, Heinen’s sabe “con certeza” que sus datos están “siendo cuidados fuera de nuestro edificio”, dijo Bob Walters, analista de negocios y administrador del sistema OnBase.

• Crecimiento de la empresa sin adiciones de personal: Durante un período de un año, el negocio del minorista aumentó entre un 20 % y un 25 %. Incluso al abrir cuatro nuevas tiendas, el tamaño del equipo de Recursos Humanos de Heinen se mantuvo igual.

• Mejora de la atención al cliente: los documentos y procesos de RR. HH. para las tiendas de comestibles, la oficina corporativa y los almacenes fluyen sin problemas a través del departamento de RR. HH. centralizado de la empresa. “Tener OnBase nos permite atender mejor a los clientes”, dijo Walters. "Somos un supermercado y ahora podemos centrarnos en nuestros puntos fuertes".

• Acceso inmediato a la información: ya sea que trabajen en la oficina principal o de forma remota en una tienda o instalación, los asociados de RR. HH. pueden encontrar los datos que necesitan.

• Un trabajo más significativo: al liberarse de los frustrantes procesos basados en papel, los asociados de Heinen pueden encontrar usos más eficientes para su tiempo y centrarse en proporcionar una mejor atención a los clientes.

> Más información | Un supermercado agiliza los procesos de RR. HH.

Caso de uso: Gestión de documentos de RR. HH.

Desafíos que enfrentaron:

El departamento de RR. HH. de Kwik Trip, encargado de gestionar los procesos y archivos de decenas de miles de empleados, enfrentaba dificultades con procesos engorrosos en papel y un sistema de retención de documentos ineficaz que hacía que la gestión de archivos de los empleados fuera laboriosa e ineficiente.

La cadena de tiendas de conveniencia ya había implementado Hyland OnBase en su departamento de cuentas por pagar (AP) y estaba segura de que la implementación de la solución en RR. HH. mejoraría la gestión de archivos y aumentaría la transparencia.

Innovación en acción

"OnBase es la unidad central para que todas las subfunciones de RR. HH. tengan una vista única de la información de los empleados", dijo Sarah Jilk, administradora de OnBase. “Anteriormente, esas subfunciones estaban muy compartimentadas”.

Cada unidad de RR. HH. ahora dispone de su propia búsqueda personalizada integrada en OnBase, que ofrece acceso instantáneo a los archivos específicos que necesitan.

Resultados clave

Procesos optimizados: las solicitudes iniciadas por empleados, como los reembolsos de kilometraje y los cambios de estado, se gestionan a través de formularios en línea estandarizados. Esto ha acelerado los procesos y ha permitido a Kwik Trip eliminar cinco bases de datos de Microsoft Access.

Mejora de la retención de documentos y la gestión de archivos: "cuando actualizamos nuestro sistema, finalmente pudimos hacer la purga de manera efectiva", dijo Jilk. Ahora podemos crear reglas para la retención de documentos que nos permitan eliminar automáticamente los documentos después de su fecha de vencimiento.

Facilidad de uso: la funcionalidad de OnBase, junto con los videos de capacitación efectivos de Hyland, hace que sea sencillo poner al día a los nuevos usuarios.

Seguridad mejorada: Kwik Trip almacena millones de documentos de RR. HH. que contienen información sensible. Con la seguridad basada en roles integrada en OnBase, los diferentes usuarios tienen distintos niveles de acceso a la documentación, según su función en RR. HH. “Tengo un 100 % más de confianza en la seguridad de la información”, dijo Jilk.

Los equipos de RR. HH. deben operar eficientemente mientras mantienen un control total sobre los datos de los empleados.

Con la automatización de procesos impulsada por inteligencia artificial de Hyland, su organización puede acelerar los flujos de trabajo, reducir las intervenciones manuales, aumentar la participación de los empleados e integrarse sin problemas con los sistemas de gestión del capital humano (HCM).

¿Ha obtenido todo el potencial de sus procesos de RR. HH.? Hable con nosotros.