WellSpan Health reduce de horas a minutos sus tiempos de inactividad

• Desafío: WellSpan Health necesitaba reducir el tiempo de inactividad, simplificar la creciente complejidad de TI y mantener el cumplimiento normativo, todo ello garantizando un acceso casi instantáneo a la información de los pacientes.

• Solución: El sistema de salud migró su solución Hyland OnBase a Hyland Cloud, con lo que obtuvo una plataforma segura y escalable que mejora la flexibilidad y reduce la carga de infraestructura.

• Resultados: Los tiempos de inactividad por actualizaciones bajaron de 6 a 8 horas a 30 minutos, lo que redujo los costos de mantenimiento y reforzó el cumplimiento. El cambio también sentó las bases para la innovación impulsada por IA a través de Hyland Content Innovation Cloud™.

A la altura de una misión que no deja de acelerar

WellSpan Health es un sistema de salud integrado que atiende el centro de Pensilvania y el norte de Maryland. Con una red de 12 hospitales, más de 250 centros de atención al paciente y 23.000 integrantes, WellSpan se dedica a reimaginar la atención médica y a transformar las comunidades a las que sirve.

A medida que WellSpan creció, su entorno de contenido local exigía una mayor coordinación de los tiempos de inactividad, mantenimiento de servidores y supervisión operativa. Las actualizaciones de infraestructura ponían en riesgo la disponibilidad clínica, mientras que un pequeño equipo de TI quedaba limitado por el mantenimiento rutinario en lugar de enfocarse en iniciativas de mayor valor.

“El mayor cambio en la atención médica en este momento es que todos quieren tener acceso a todos sus documentos al alcance de la mano. Pasar a la nube y no tener tanto tiempo de inactividad fue realmente el punto central para nosotros”, afirmó Ryan Heathcote, arquitecto de aplicaciones de WellSpan Health.

Al mismo tiempo, las exigencias normativas y clínicas requieren una disponibilidad del sistema casi continua y un acceso rápido a la información de los pacientes, sin tolerancia a la pérdida de datos ni a interrupciones prolongadas.

“En la atención médica, incluso las tasas de falla pequeñas importan. No podemos permitirnos perder el acceso a la información, ya sea durante una actualización o una caída del sistema”, señaló Heathcote.

Alcance empresarial

Como parte de su iniciativa de modernización, WellSpan buscaba:

• Una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) que respaldara las operaciones clínicas y de negocio

• Contenido clínico, incluidos documentos e imágenes, integrado en los flujos de trabajo de Epic

• Flujos de trabajo empresariales en gestión de información de salud (HIM), cuentas por pagar (AP), RR. HH. y cadena de suministro

• Gobernanza, seguridad e integraciones compartidas en toda la organización

Objetivos del CIO

Para el CIO de WellSpan, el éxito se resumía en cuatro objetivos centrales:

• Aumentar la disponibilidad del sistema y reducir el tiempo de inactividad

• Eliminar los riesgos de la infraestructura on-premise

• Mantener el cumplimiento normativo en toda la organización

• Habilitar el crecimiento sin aumentar el personal de TI

Construir una base más sólida en la nube con Hyland + AWS

WellSpan migró OnBase a Hyland Cloud, consolidando el contenido clínico y de negocio en un único sistema gobernado y trasladando a Hyland la responsabilidad de la infraestructura, las actualizaciones y la disponibilidad.

OnBase sigue respaldando flujos de trabajo críticos en toda la organización, entre ellos:

• Acceso a documentos clínicos directamente dentro de Epic

• Operaciones de HIM y de cumplimiento

• Cuentas por pagar y procesamiento de facturas

• Registros y flujos de trabajo de RR. HH.

• Documentación e integraciones de la cadena de suministro

Hyland Cloud aprovecha la infraestructura de AWS para ofrecer:

• Resiliencia en múltiples zonas de disponibilidad para alta disponibilidad

• Escalado elástico para acompañar el crecimiento de contenido, usuarios e integraciones

• Una arquitectura de almacenamiento distribuido para lograr durabilidad y rendimiento

• Controles de seguridad de nivel empresarial alineados con los requisitos de cumplimiento del sector salud

“Desde la perspectiva del usuario, nadie tuvo que cambiar su forma de trabajar. OnBase dentro de Epic funcionaba exactamente igual, pero del lado de TI la carga operativa se redujo de forma significativa”, comentó Ray Markey, analista sénior de aplicaciones de WellSpan.

La automatización convierte el impulso en un impacto medible

A medida que WellSpan se asienta en su nueva base en la nube, la verdadera transformación se hace visible en los momentos que más importan.

Reducción de más del 90 % en el tiempo de inactividad planificado

La primera actualización importante de WellSpan en Hyland Cloud requirió solo 30 minutos de inactividad, frente a las 6 a 8 horas anteriores. Las ventanas de mantenimiento, ahora predecibles, coinciden con los horarios clínicos de menor actividad.

Mayor resiliencia y disponibilidad de la plataforma

“Mientras cientos de servidores estaban caídos durante una interrupción de TI importante, OnBase en Hyland Cloud simplemente siguió funcionando”, dijo Markey.

Menores riesgos operativos y menor carga de TI

WellSpan eliminó la aplicación de parches en servidores, la planificación de capacidad y el mantenimiento de bases de datos. Con ello redujo la dependencia de los recursos internos de TI y liberó a los equipos para enfocarse en la optimización, las integraciones y la automatización.

“Dejar la gestión de la infraestructura en manos de Hyland nos dio la libertad de concentrarnos en mejorar los flujos de trabajo en lugar de reparar servidores”, afirmó Markey.

Eficiencia en toda la organización

Ahora los profesionales clínicos acceden al contenido directamente dentro de los flujos de trabajo de Epic, y los equipos administrativos automatizan procesos complejos con Hyland IDP. Otro punto crucial: el sistema de salud puede añadir nuevas integraciones sin rediseñar la infraestructura.

“Con Hyland Intelligent Document Processing podemos gestionar facturas y registros exactamente como los necesita nuestra organización, incluso donde nuestro ERP se quedaba corto”, dijo Heathcote.

Mayor gobernanza y preparación para auditorías

La alianza con Hyland ha ayudado a WellSpan a:

• Centralizar el contenido con controles de acceso consistentes

• Acelerar las respuestas a auditorías y reducir los riesgos de cumplimiento

• Aumentar la confianza en la integridad de los datos

“Si alguna vez nos auditan, tener todo centralizado hace mucho más fácil encontrar exactamente lo que se necesita y responder con rapidez”, señaló Heathcote.

Una alianza fortalecida y optimización continua

WellSpan atribuye buena parte de su impulso a los equipos de Hyland y a su modelo de soporte estructurado, que ayudaron a garantizar una ejecución fluida y una optimización continua.

“Nos aliamos con Hyland para hacer la migración a la nube y, honestamente, ese fue el mejor proyecto que hemos realizado con ellos”, dijo Heathcote. Sobre la base de ese éxito, WellSpan también recurrió al Technical Account Manager y a los Success Paths de Hyland, recursos que Heathcote describió como “una excelente incorporación al soporte que ya estaba disponible”.

Una base en la nube preparada para el futuro

Con su nueva base en la nube ya en marcha, WellSpan está ampliando la automatización en toda la organización. El sistema de salud evalúa una adopción más amplia de Hyland IDP para reducir aún más el trabajo manual y mejorar la calidad de los datos.

“Estamos muy entusiasmados con Hyland IDP. Realmente estamos buscando optimizar nuestro escaneo e indexación, con la esperanza de centralizarlos aún más”, dijo Heathcote.

Content Innovation Cloud coloca a WellSpan en posición de adoptar con el tiempo capacidades adicionales de inteligencia y automatización, manteniendo la gobernanza, el rendimiento y el control.

“Hyland Cloud nos ha preparado para la próxima generación de IA. Ya estamos donde necesitamos estar para aprovechar lo que se viene”, afirmó Heathcote.

Markey comparte una visión complementaria: reunir el contenido de distintos repositorios y llevar las herramientas de análisis a esa capa unificada abre nuevas oportunidades de conocimiento y mejora.

“Es una oportunidad de tomar documentos de cualquier repositorio, reunirlos todos en un solo lugar y usar estas valiosas herramientas para analizar de verdad qué información contiene cada documento”, dijo.

A medida que la misión de WellSpan sigue acelerando, el camino a seguir se apoya en la confiabilidad, la claridad y la escala: mantener la información cerca del flujo de trabajo hoy y, al mismo tiempo, dejar espacio para la inteligencia y la eficiencia del mañana.

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