Macquarie University
La universidad pública de investigación en Australia mejora drásticamente el tiempo de toma de decisiones después de dejar de usar papel con la plataforma Alfresco de Hyland.
El cliente
La Universidad Macquarie en Sydney, Australia, se enfoca en el aprendizaje transformador y la investigación de clase mundial. La prestigiosa universidad cuenta con casi 50.000 estudiantes y 2.800 empleados en sus cuatro facultades, y ha sido ampliamente reconocida por su alto rendimiento en docencia, investigación, empleabilidad de licenciados e instalaciones.
El reto
Antes de implantar la plataforma Alfresco de Hyland, la Universidad Macquarie luchaba con grandes volúmenes de registros físicos e información en papel.La presentación de informes obligatorios al gobierno y la gestión de los registros para cumplir los requisitos de la universidad hicieron que se acumularan los expedientes de los estudiantes, los registros del personal y los registros de propiedad sobre el mantenimiento de los edificios.
Estos documentos en papel se gestionaban manualmente y se almacenaban en archivos que se inundaron hace varios años, lo que provocó importantes daños.
"Causó mucho moho y nos costó mucho trabajo desmoldar cada trozo de papel", explica Chi Nguyen, responsable de información digital de Macquarie. “Ahí fue cuando comenzamos el recorrido hacia la digitalización”.
Macquarie necesitaba una forma de gestionar mejor sus activos digitales en torno a registros y documentos y facilitar mejores flujos de trabajo electrónicos para aumentar la eficacia de muchos de los procesos en torno a la universidad.
Con la plataforma Alfresco, ahora podemos hacer cosas que antes no eran posibles, lo que es importante dado el panorama competitivo en términos de atracción de estudiantes. Sigue siendo necesario mantener registros físicos, pero ahora producimos mucho menos papel.
— Chi Nguyen, Director de Información Digital, Macquarie University
La solución
Tras evaluar varias soluciones, Macquarie eligió la plataforma Alfresco de Hyland en gran medida por su vibrante comunidad de usuarios y su arquitectura abierta.
"Una de las cosas más importantes que nos llevó a la plataforma Alfresco fue que nos permitía acceder al código, lo que nos permitía personalizar la solución según nuestros requisitos", afirma Nguyen. "Pudimos lograr una gran integración, no solo de otros sistemas a la plataforma Alfresco, sino también a otros sistemas".
Macquarie implementó Alfresco y comenzó a trasladar sus contenidos digitalizados a la plataforma. Muy pronto, los casos de uso de Alfresco crecieron y la universidad empezó a gestionar no solo los registros de su área central de registros, sino también los de otras unidades autónomas, como los registros de recursos humanos, los registros de propiedades y el Graduate School of Management.
Además de los registros, la escuela también utilizó Alfresco para la gestión de documentos, proporcionando a los miembros del comité un acceso rápido a los horarios y las actas de las reuniones.
"Antes de la plataforma Alfresco, teníamos una unidad compartida en la que los usuarios realizaban actualizaciones, pero al cabo de un tiempo no se sabía qué versión era la autorizada", explica Nguyen. Ahora, dijo, "hemos sido capaces de consolidar en un área central y la gente ahora sabe con certeza cuál es la única fuente de verdad para cualquier pieza de información".
La diferencia
En la actualidad, Macquarie ya no produce registros en papel. Todos los expedientes de los estudiantes son ahora electrónicos, y la plataforma Alfresco sirve como repositorio central de contenidos de la universidad. En el momento en que se escanean los expedientes de los estudiantes, por ejemplo, los administradores pueden mover el archivo directamente a una carpeta especificada para que se dirija automáticamente a la carpeta de expedientes de estudiantes correcta. Se ha creado un flujo de trabajo electrónico similar para las facturas.
“Hay muy poco trabajo que deban hacer además de escanear el documento en papel”, dijo Nguyen. “Fue muy importante para nosotros alejar a la universidad de un flujo de trabajo basado en papel a uno puramente electrónico”.
La plataforma Alfresco de Macquarie contiene actualmente más de 1,6 millones de activos y cuenta con más de 2.500 usuarios. Cada semana se crean y cargan en Alfresco entre 10.000 y 15.000 activos nuevos.
El primer paso fue digitalizar el contenido. Ahora, la universidad se centra en conocer mejor su contenido. Por ejemplo, analizar los expedientes de los estudiantes para comprender mejor qué factores impulsan la permanencia de los estudiantes, así como qué información es relevante para los informes reglamentarios.
Aunque algunos aspectos de la plataforma están disponibles actualmente en tabletas, de cara al futuro, la escuela planea aprovechar la aplicación móvil de Alfresco para facilitar a los usuarios el acceso remoto a Alfresco.
“Con las nuevas adopciones de flujos de trabajo electrónicos, y a medida que implementamos nuevos flujos de trabajo en diferentes grupos empresariales de la universidad, la capacidad de realizar aprobaciones y evaluaciones sobre la marcha será mucho mejor dentro de una aplicación móvil diseñada específicamente para tabletas o teléfonos. ”, dijo Nguyen.
Macquarie también planea aprovechar la infraestructura basada en la nube de Alfresco en un futuro próximo. Como cliente de Premier Services, Macquarie se benefició del uso de trabajar con un gestor técnico de cuentas de Alfresco, y sus administradores internos asistieron a varias sesiones de formación para poder aprovechar rápidamente la plataforma en las numerosas unidades de negocio de la universidad.
"Por la experiencia que hemos tenido, recomendaría encarecidamente los servicios de consultoría de la plataforma Alfresco a cualquier cliente nuevo", afirma Nguyen. "La plataforma Alfresco ha sido un sistema muy importante dentro de la universidad. Es difícil imaginar que haya otro producto que pueda satisfacer tantos casos de uso diferentes en un entorno universitario, donde tienes muchas unidades autónomas, cada una con sus propios requisitos muy específicos".