Ministerio de Agricultura de Francia
La agencia aprovecha la plataforma Nuxeo de Hyland para crear e implementar soluciones personalizadas centradas en el contenido con un tiempo de entrega acelerado.
El Ministerio de Agricultura francés optó por utilizar la plataforma Nuxeo de Hyland para desarrollar aplicaciones internas centradas en los contenidos. El Ministerio ha implementado una estrategia para limitar el número de componentes de software con el fin de optimizar las habilidades y la infraestructura, y ha invertido en metodologías como MAREVA, CMMi e ITIL.
El objetivo es permitir a sus equipos crear e implementar soluciones personalizadas con un tiempo de entrega acelerado.
Hoy en día, tienen cinco proyectos de desarrollo basados en la Plataforma Nuxeo, que van desde la gestión de documentos hasta la gestión de correspondencia y la gestión del flujo y distribución de memorandos gubernamentales.
A continuación se presenta un perfil de los dos principales proyectos de la cartera: gestión de memorandos y gestión de correspondencia.
Gestión de memorandos
Contexto
En el Ministerio de Agricultura, la comunicación se realiza a través de memorandos, que se distribuyen a los organismos del Ministerio. También pueden aparecer en un diario que se publica todos los jueves en un sitio de intranet para usuarios internos, o en un boletín oficial del Ministerio para el público.
Hubo algunos problemas con los procesos manuales detrás de esta distribución, como por ejemplo:
- Consumía demasiado tiempo para el administrador del sitio.
- La consulta no fue optimizada. No se dieron notificaciones sobre memorandos que afectaran a una población altamente objetivo. La función de búsqueda también era bastante limitada.
- Se utilizaron dos sitios diferentes , uno público y otro interno , con duplicación de memorandos dirigidos tanto a socios como a agentes.
- Los derechos de acceso no eran lo suficientemente flexibles, por lo que el administrador tuvo que crear una solución especial para memorandos con acceso muy restringido.
Solución
La aplicación Memorandum Management gestiona la publicación y distribución desde una única fuente, eliminando la duplicación de contenido y administración. Nuxeo Platform sirve como back-end de gestión de contenido y Nuxeo WebEngine es el front-end.
Sin Nuxeo Studio, no podríamos haber creado la aplicación de gestión de correspondencia. No disponíamos de tiempo de desarrollo para este proyecto. En 20 días, pudimos diseñar e implementar esta solución, sin escribir una sola línea de código.
- Julie Lecomte, Directora de proyectos, Ministerio francés de Agricultura
La aplicación automatiza los procesos, desde la creación de los memorandos hasta la generación de una portada y el proceso público. También existe un servicio de suscripción para que los usuarios reciban automáticamente un resumen semanal de los memorandos publicados.
La creación de memorandos es guiada por la aplicación, con un formulario y metadatos que deben ser llenados. Luego hay un proceso de validación con una marca de tiempo. Un solo memorando consta de la nota en sí y los documentos relacionados, que se compilan en un solo PDF. A continuación, se valida el PDF y se emite una solicitud de publicación.
Cada memorando tiene un tipo de permiso que indica si se publicará internamente, en el sitio público o se limitará a un grupo específico.
Todos los jueves al mediodía se ponen en marcha tres procesos automatizados:
- El enlace al resumen semanal se envía a todos los suscriptores.
- Se envía al administrador del sitio un correo electrónico con enlaces a todos los memorandos para publicar en el boletín público.
- Se compila una lista de personas con un interés creado en uno o más de los memorandos y se envía un correo electrónico con un enlace al contenido que requieren.
También existe una noción de archivos, y es posible consultar todos los resúmenes semanales en línea, ya sea a través de mecanismos de navegación o de búsqueda avanzada. Todos los memorandos también están clasificados por tema.
Resultados
La aplicación de gestión de memorandos se creó en seis meses. Introdujo un conjunto de mecanismos automatizados diseñados con Nuxeo Studio que mejoraron el proceso de desarrollo, validación y publicación. También ayudó a mejorar la consulta a través de la búsqueda y la navegación temática.
Por último, ha mejorado la distribución a través de un proceso de suscripción y un sistema de notificaciones automáticas desarrollado con Nuxeo Studio, al tiempo que centraliza la gestión de los derechos de acceso, con muchos perfiles de usuarios finales.
Gestión de correspondencia
Contexto
Uno de los procesos manuales del Ministerio de Agricultura francés es la gestión de los intercambios de correspondencia por fax, papel y correo electrónico. En el pasado, intentaron administrar la correspondencia con diferentes herramientas de software, pero eran demasiado complicadas de usar y los usuarios, que eran secretarios del Ministerio, no las adoptaron.
Los objetivos de la nueva aplicación de gestión de correspondencia eran:
- Para gestionar electrónicamente toda la correspondencia entrante y saliente
- Proporcionar archivos de la correspondencia
- Proporcionar un mecanismo de búsqueda y recuperación
- Para crear vínculos entre elementos de correspondencia relacionados
Solución
La solución, construida con Nuxeo Platform, es pragmática y fácil de usar. Para la correspondencia entrante, proporciona funcionalidad para ingresar el elemento de correo, asignarlo o redirigirlo y clasificarlo. La funcionalidad para la correspondencia saliente incluye validación, marca de tiempo y clasificación.
Se utilizó Nuxeo Studio para personalizar y configurar la aplicación, de modo que el mantenimiento fuera lo más fácil posible. Las funciones de Nuxeo Studio se utilizaron para:
- Desarrollo de tipos de documentos para correspondencia entrante y saliente, y planes de clasificación
- Creación de pestañas para una fácil visualización de la correspondencia entrante y saliente, flujos de trabajo y artículos para clasificar
- Definición de metadatos específicos para la correspondencia entrante y saliente.
Para construir una mejor experiencia de usuario, la cantidad de clics se redujo siempre que fue posible. Por ejemplo, un simple botón "Guardar y crear" permite a los usuarios crear múltiples entradas más rápido.
Resultados
La creación de la aplicación tomó menos de 20 días, con dos personas en el equipo. El trabajo de diseño en Nuxeo Studio fue realizado por un empleado subalterno y no fue necesario ningún desarrollo.
La aplicación se implementó inicialmente en un solo departamento y luego se implementó para todo el Ministerio.