Supermercado Heinen's

Heinen’s permite la expansión del mercado con una solución para recursos humanos basada en la nube.

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El desafío

En 1929, una pequeña carnicería abrió en el lado este de Cleveland. En el 2010 el negocio de Heinen's se había convertido en una exitosa cadena de supermercados de primera calidad con 17 tiendas en todo el noreste de Ohio.

El siguiente objetivo de Heinen’s fue expandirse por Chicago, pero la compañía se dio cuenta que los procesos de recursos humanos no podrían seguir el ritmo. Su pequeña oficina de archivos ya albergaba a cuatro empleados, así como toda la documentación personal y médica del personal, que empezaba a ocupar todo el espacio.

La solución

Antes de implementar OnBase de Hyland, los procesos manuales de recursos humanos de Heinen’s desperdiciaban demasiado papel y requerían que los empleados pasaran horas archivando papeles y rastreando información. “Teníamos que liberarnos de tanto papel. Antes del 2012, teníamos una organización más pequeña. En los siguientes años hubo un crecimiento significativo y nos dimos cuenta que los procesos actuales iban a ser contraproducentes para ese crecimiento”, dice Jennifer Artino, gerente de Salud y Seguridad en Heinen’s.

Desde el procesamiento duplicado y las hojas de cálculo dispares, hasta problemas con las tiendas que utilizan formularios obsoletos para los cambios de estado de los asociados, era evidente que los procesos tenían que cambiar.

Heinen’s eligió una solución de OnBase hospedada en la nube para simplificar la gestión de la información de los empleados. Alojando a más de 90 tipos de documentos digitales de recursos humanos para cada empleado, OnBase ofrece una manera rápida y más segura de almacenar, acceder y compartir los archivos de los empleados. Ahora, por ejemplo, se puede compartir documentos para un caso de recursos humanos, a través de la integración de Outlook. El personal puede enviar archivos desde OnBase de manera segura, además de cargar archivos al sistema, todo esto sin tener que salir de su cliente de correo electrónico. Con acceso remoto a documentos de los empleados, los representantes de recursos humanos cuentan con la flexibilidad de trabajar desde varios puntos de venta, en vez de estar atados a un archivador.

"Del 2011 al 2012, la compañía creció entre un 20 y un 25 por ciento, abriendo cuatro nuevas tiendas. Pero el número de personas haciendo el trabajo no cambió”. explica Walters.

Bob Walters
Analista de negocios de Heinen’s

Con la adición de la automatización de Workflow de OnBase, Heinen’s ha acelerado los procesos esenciales de recursos humanos como los cambios de estado de los empleados, licencias laborales y el seguimiento del reconocimiento de políticas y procedimientos. El personal de recursos humanos también utiliza OnBase WorkView | Case Manager para gestionar peticiones de ausencias prolongadas como ausencias médicas o familiares y discapacidad a corto plazo. En una sola pantalla, la solución ofrece una vista completa de toda la información y trámites en torno a cada petición.

¿Por qué hospedar en la nube? Bob Walters, analista de negocios y administrador de sistemas de OnBase para Heinen's, dice que la compañía sentía que hospedar información en las instalaciones era ineficiente y riesgoso. “Hemos hospedado soluciones anteriormente y sabíamos que no queríamos estar en el negocio de los centros de datos”. Es costoso y complicado. Gestionar un servidor es ya un trabajo en sí. ¿Qué pasa si algo sucede y el servidor se destruye? “Queríamos saber con certeza que los datos estaban seguros fuera de nuestro edificio”. ¿Otra ventaja de tener una solución de OnBase hospedada en la nube? Las actualizaciones, dice Walters, gestionadas completamente por Hyland.

Increíblemente, Heinen’s ha seguido creciendo durante su expansión en el mercado de Chicago sin añadir personal en su oficina principal. "Del 2011 al 2012, la compañía creció entre un 20 y un 25 por ciento, abriendo cuatro nuevas tiendas. “Pero el número de personas haciendo el trabajo en recursos humanos no cambió”, explica Walters.

Actualmente, los documentos y procesos de recursos humanos para los 3 393 empleados de Heinen’s, contratados por las 23 tiendas, la oficina corporativa, dos almacenes e instalaciones de fabricación recientemente inauguradas, fluyen sin problemas a través del departamento centralizado de recursos humanos de la compañía. Walters destaca la mejora del servicio al cliente como uno de los beneficios más influyentes de este proceso optimizado. “Contar con OnBase nos ofrece la capacidad de servir a nuestros clientes mejor”, dice Walters. "Somos un supermercado y ahora podemos centrarnos en nuestras fortalezas".

La diferencia

  • Proporciona acceso inmediato a los documentos y la información: los asociados de RR. HH. pueden acceder a la información de los asociados, trabajen en la oficina principal o de forma remota, en una tienda, almacén o instalación de fabricación.
  • Mejora el servicio al cliente: la organización y sus asociados han eliminado procesos frustrantes y basados en papel para centrarse en brindar un excelente servicio a los clientes.
  • Reduce el riesgo: el alojamiento en la nube garantiza que toda la información de los asociados se pueda almacenar de forma segura fuera de las instalaciones.
  • Escala sin problemas: los asociados de RR. HH. pueden pasar su tiempo de manera más eficiente, lo que reduce la necesidad de contar con personal adicional a medida que la empresa sigue creciendo