Alliant Credit Union

Una de las 10 cooperativas de crédito más grandes de EE.UU. aumenta la eficiencia en toda la empresa

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El desafío

Aunque Alliant tenía una solución de gestión de contenido empresarial (ECM), solo la usaba de una forma limitada, para escanear, almacenar y recuperar documentos en unos pocos departamentos. Alliant se dio cuenta que necesitaba una solución de ECM más robusta que pudiera extenderse fácilmente por toda la empresa. Esa solución también necesitaba incluir un software de flujo de trabajo que fuera fácilmente configurable y lo suficientemente robusto para automatizar los procesos en papel, que requieren mucho tiempo.

La solución

A finales del 2011, Alliant implementó OnBase para empezar a capturar documentos e información automáticamente. Ahora, más del 95 % de su documentación es electrónica.

“Pero queríamos hacer más que tan solo almacenar las imágenes de documentos”, dijo Lally.

Así que Alliant utilizó OnBase para dejar de imprimir documentos para poder acceder a ellos electrónicamente desde múltiples sistemas. La cooperativa de crédito fácilmente integró OnBase con Symitar, su sistema de procesamiento principal existente, para habilitar el acceso inmediato y seguro a informes y otra documentación de los miembros, sin tener que abandonar pantallas familiares.

"Hemos aumentado la eficiencia y la precisión y redujimos los costos a través de un proceso estructurado. Esto nos permite seguir moviéndonos rápidamente para proporcionar un gran servicio a nuestros miembros”.

Heather Lally

Vicepresidenta de operaciones

Alliant Credit Union

Permitiendo que el trabajo fluya – electrónicamente

Después, Alliant transformó su proceso manual de cuentas por pagar con el poderoso software de flujo de trabajo de OnBase. Creó fácilmente tres flujos de trabajo esenciales: RR.HH. para la contratación de empleados, CP para el procesamiento de facturas, y Legal para la gestión de contratos.

Ahora, Alliant envía automáticamente documentos e información mediante procesos, notificando a las partes interesadas. Como ejemplo de cómo el flujo de trabajo optimiza los procesos, si no registra una aprobación en el debido tiempo, el sistema automáticamente prioriza la solicitud para la aprobación en el siguiente nivel.

“Eso reduce los cargos por pagos tardíos de las facturas que pueden estar demasiado tiempo en los escritorios", dijo Lally.

Otro importante flujo de trabajo notifica a los gerentes cuando uno de los 300 contratos de terceros de Alliant debe renovarse. La solución hace un seguimiento de cada punto del proceso de renovación o iniciación de un contrato en el flujo de trabajo, incluyendo la diligencia debida, la solicitud de propuesta y la negociación del contrato.

Desarrollo de una solución contra el fraude – juntos

Alliant y Hyland construyeron una solución de administración de fraudes para asegurar que no solo se ajustaba a las necesidades de Alliant, sino de las cooperativas de crédito de todos los tamaños. El resultado fue un sistema tan fácil de usar que los empleados tardaron una hora en dominarlo.

Al eliminar la necesidad de hacer referencias cruzadas de múltiples hojas de cálculo de Excel, la solución ahorra varias horas al día para los investigadores de fraudes de Alliant. Alliant tardaba 4 o 5 horas para realizar un informe de fraude mensual. Ahora solo tarda 10 minutos. Optimizando aún más el proceso, la solución de gestión de casos de OnBase permite a los investigadores fácilmente registrar, acceder e interactuar con todos los datos - incluyendo registros, documentos, formularios e historial - involucrados en una investigación de fraude.

“Gracias a la solución de gestión de casos de fraude, ahora tenemos análisis así como la capacidad de trabajar en distintos casos a la vez”, dijo Jason Knapp, gerente ejecutivo, Operaciones.

Optimizar – por toda la empresa

La cooperativa de crédito ve otras formas de optimizar por toda la empresa.

“Todavía tenemos otros procesos manuales. Queremos mejorar la eficiencia, aumentar la precisión y reducir los costos a través de un procesamiento estructurado. Esto nos permite seguir moviéndonos rápidamente para proporcionar un gran servicio a nuestros miembros”, dijo Lally.

La diferencia

  • Se integra con Symitar: Al integrar OnBase con Symitar, Alliant permite que los empleados accedan a la información inmediatamente usando las pantallas de siempre, dándoles más tiempo para centrarse en los clientes.
  • Reduce el tiempo del procesamiento de CP por un 70 %: “Ante de implementar la solución de CP, teníamos dos empleados a tiempo completo gestionando este proceso tan manual. Ahora se necesita la mitad de un empleado a tiempo completo para gestionar el proceso automatizado, lo que nos permite trasladar a esos empleados. Esto fue un triunfo para nosotros”, dijo Knapp.
  • Agiliza las investigaciones de fraude: Los informes que tomaban cuatro o cinco horas de producir ahora toman diez minutos.
  • Optimiza los procesos en toda la empresa: En lugar de buscar en los archivadores o compartir archivos, todos los empleados tienen acceso a los documentos y la información que necesitan con solo unos clics.