Was sind die Vorteile eines papierlosen Arbeitsplatzes?
Durch den Umstieg von papierbasierten Prozessen können Organisationen das Risiko von Fehlern und Übersehen, die mit manueller Dokumentenverwaltung und Dateneingabe einhergehen, verringern.
Zusammenfassung
Ein papierloses Büro reduziert die Abhängigkeit von physischen Dokumenten durch die Nutzung eines zentralen digitalen Systems, was erhebliche Kosten und Ineffizienzen reduziert. Durch die Digitalisierung von Dateien können Organisationen Herausforderungen im Zusammenhang mit der manuellen Dokumentenverwaltung lösen.
Die Hauptvorteile der Einführung eines papierlosen Systems umfassen:
Zeitersparnis
Förderung der Zusammenarbeit
Verbesserung der Sicherheit
Kostenersparnis
Um erfolgreich zu wechseln, wählen Sie eine flexible Lösung, die Ihren Geschäftsbedürfnissen entspricht, bestehende Dokumente digitalisiert und den Wandel durch Mitarbeiterschulungen managt.
Was ist ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro ist ein Arbeitsplatz, der minimale papierbasierte Prozesse hat und stattdessen auf digitalisierte Dokumente setzt. Einige Organisationen bevorzugen den Begriff „papierleicht“, da viele Büros und Abteilungen papierbasierte Dateien aufgrund von Prozess- oder Compliance-Anforderungen nicht vollständig beseitigen können.
Ungeachtet dessen hilft die Reduzierung der Papiernutzung, die digitale Transformationsreise einer Organisation zu beschleunigen. Dies beinhaltet typischerweise den Übergang zu einem elektronischen papierlosen Dokumentenverwaltungssystem, das Dateien digitalisiert und in einem zentralen Repositoryspeichert.
Die Vorteile eines papierlosen Betriebs
Unternehmen in den USA geben mehr als 120 Milliarden USD pro Jahr nur für gedruckte Formulare aus, von denen die meisten innerhalb von drei Monaten obsolet werden und im Müll landen. Darüber hinaus verbringen Büroangestellte 30 bis 40 % ihrer Zeit damit, Dokumente in physischen Aktenschränken zu suchen.
Einige der papierintensivsten Abteilungen sind Personalwesen, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Gebäudeverwaltung und Kundenservice, die mit einem hohen Volumen an Anträgen, Lebensläufen, Quittungen, Arbeitsaufträgen, Rechnungen, Belegen und mehr umgehen.
Offensichtlich schaffen papierbasierte Dokumente Probleme, die verhindern, dass ein Mitarbeiter produktiv ist, und eine Organisation daran hindern, Kosten zu sparen. Die Einführung eines papierlosen Systems kann diese Herausforderungen lösen und Vorteile wie die folgenden erzielen:
Zeitersparnis durch die Lokalisierung und das Abrufen physischer Dateien
Digitale Dokumente können leicht organisiert und indexiert werden, was das Finden benötigter Dateien mit Suchfunktionen erheblich beschleunigt. Da Dokumente besser zugänglich werden, wird die zum Abrufen von Dateien benötigte Zeit erheblich verkürzt, sodass Ihr Team produktiver sein und sich auf andere hochwertige Aufgaben konzentrieren kann.
Förderung der Zusammenarbeit unter Teammitgliedern
Mitarbeiter können Dateien digital teilen, ohne sie ausdrucken zu müssen, und auf aktualisierte und vergangene Versionen von Dokumenten zugreifen. Dies minimiert die Schritte und optimiert den Arbeitsablauf bei der Zusammenarbeit an Dokumenten.
Verbesserung der Informationssicherheit
Zugriffsrechte können je nach Benutzerstufe und Dokumentart zugewiesen und widerrufen werden. Mit granularen Sicherheitseinstellungen können vertrauliche und sensible Informationen verfolgt und vor Missbrauch und unbefugten Änderungen geschützt werden. Dies reduziert auch das Risiko von Verlust und Diebstahl.
Kostenersparnis bei der Druck- und Lagerkosten
Die Beseitigung des Großteils der Papierarbeit hilft Ihnen, die durch Papier und Aktenschränke entstehenden Kosten sowie andere Kosten wie Kopiererfarbe und Büromaterial zu sparen.
Wir haben unseren internen Beschaffungsprozess vollständig automatisiert, was ein sehr, sehr umfangreicher und involvierter Prozess ist. Wir haben das vollständig automatisiert und jegliches Papier daraus genommen. Wir führen auch viele backend, Workflow-Prozesse für verschiedene Agenturen durch, die die Hilfe benötigen.
So stellen Sie auf ein papierloses Büro um
Ein papierloses Dokumentenmanagementsystem erfasst und speichert Informationen digital auf einer einzigen Plattform mit integrierten Suchoptionen. Um den Umstieg von Papier auf digital zu erleichtern, können Sie zunächst:
Die richtige Lösung ermitteln. Die Plattform, die Sie bereitstellen, sollte Ihre individuellen Geschäftsanforderungen und Herausforderungen berücksichtigen und bewältigen können und die Flexibilität bieten, sich an Veränderungen anzupassen und bei einem Unternehmenswachstum zu skalieren.
Den Digitalisierungsprozess beginnen. Aufgrund des Zeit- und Arbeitsaufwands ist dies wahrscheinlich der schwierigste Teil. Der Umfang der Arbeit hängt davon ab, wie viele Papierakten überhaupt vorhanden sind. Mithilfe Ihres Lösungsanbieters können Sie jedoch eine Strategie zur Bewältigung des Digitalisierungsprozesses erarbeiten, die dann als Best Practices für die Mitarbeiter umgesetzt werden kann.
Änderungsmanagement einführen. Ein entscheidender Teil jeder erfolgreichen Transformationsinitiative besteht darin, die Zustimmung der Stakeholder zu gewinnen. Helfen Sie Ihrem Team, die Notwendigkeit von Veränderungen zu begreifen und zu verstehen, wie ein neues System ihnen hilft, ihre Arbeit produktiver, wirkungsvoller und wertvoller zu machen. Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm, um die Mitarbeiter auf den Umgang mit neuen Prozessen vorzubereiten und von ihnen Feedback für weitere Verbesserungen einzuholen.
Erfahren Sie mehr über Enterprise Content Management
Wie bei jeder Änderung wird es einige Zeit dauern, bis sich Ihre Organisation umgestellt hat. Es wird empfohlen, in einem kleineren Maßstab mit kritischen Prozessen zu beginnen, bei denen die Umstellung auf eine papierlose Arbeitsweise die größten Auswirkungen hat, bevor die Lösung auf andere Prozesse und Abteilungen ausgeweitet wird.