What are the benefits of a paperless workplace?
By moving away from paper-based processes, organizations can reduce the risk of errors and oversights that come with manual document management and data entry.
So stellen Sie auf ein papierloses Büro um
Ein papierloses Dokumentenmanagementsystem erfasst und speichert Informationen digital auf einer einzigen Plattform mit integrierten Suchoptionen. Um den Umstieg von Papier auf digital zu erleichtern, können Sie zunächst:
- Die richtige Lösung ermitteln. Die Plattform, die Sie bereitstellen, sollte Ihre individuellen Geschäftsanforderungen und Herausforderungen berücksichtigen und bewältigen können und die Flexibilität bieten, sich an Veränderungen anzupassen und bei einem Unternehmenswachstum zu skalieren.
- Den Digitalisierungsprozess beginnen. Aufgrund des Zeit- und Arbeitsaufwands ist dies wahrscheinlich der schwierigste Teil. Der Umfang der Arbeit hängt davon ab, wie viele Papierakten überhaupt vorhanden sind. Mithilfe Ihres Lösungsanbieters können Sie jedoch eine Strategie zur Bewältigung des Digitalisierungsprozesses erarbeiten, die dann als Best Practices für die Mitarbeiter umgesetzt werden kann.
- Änderungsmanagement einführen. Ein entscheidender Teil jeder erfolgreichen Transformationsinitiative besteht darin, die Zustimmung der Stakeholder zu gewinnen. Helfen Sie Ihrem Team, die Notwendigkeit von Veränderungen zu begreifen und zu verstehen, wie ein neues System ihnen hilft, ihre Arbeit produktiver, wirkungsvoller und wertvoller zu machen. Entwickeln Sie ein Schulungsprogramm, um die Mitarbeiter auf den Umgang mit neuen Prozessen vorzubereiten und von ihnen Feedback für weitere Verbesserungen einzuholen.
Wie bei jeder Änderung wird es einige Zeit dauern, bis sich Ihre Organisation umgestellt hat. Es wird empfohlen, in einem kleineren Maßstab mit kritischen Prozessen zu beginnen, bei denen die Umstellung auf eine papierlose Arbeitsweise die größten Auswirkungen hat, bevor die Lösung auf andere Prozesse und Abteilungen ausgeweitet wird.
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