Navegando pelos riscos do shadow IT

O shadow IT ocorre quando funcionários utilizam ferramentas, softwares ou dispositivos sem o conhecimento ou a aprovação do departamento de TI. Frequentemente, eles fazem isso para agilizar seu fluxo de trabalho ou atender necessidades específicas de forma mais eficiente.

O crescimento dos serviços em nuvem e dos dispositivos móveis levou a um aumento do shadow IT nas organizações modernas, já que essas tecnologias facilitam o acesso e o uso de ferramentas não autorizadas disponíveis on-line. Neste blog, vamos examinar os riscos associados ao shadow IT e apresentar soluções usando sistemas modernos de gestão de conteúdo (CMS).

O shadow IT representa um desafio cada vez maior para muitas organizações. Aqui estão os principais motivos pelos quais o shadow IT pode se tornar um problema para sua organização:

Familiaridade e facilidade de acesso à tecnologia

Funcionários têm fácil acesso (e experiência) com tecnologias avançadas, como serviços em nuvem e aplicações SaaS, que podem ajudá-los a encontrar soluções rápidas de forma independente.

Considere um cenário em que um funcionário prefere usar Asana para gerenciar tarefas de forma eficiente porque as ferramentas de gerenciamento de projetos aprovadas pela empresa são menos intuitivas e carecem de certos recursos. Frustrado com essas limitações, o funcionário continua usando o Asana para manter o controle de suas entregas, ampliando ainda mais a lacuna entre as tecnologias de TI corporativas e as expectativas dos colaboradores.

Provisão inadequada pela TI corporativa

A discrepância entre as tecnologias de TI corporativas e as necessidades dos funcionários frequentemente leva a equipe a buscar soluções alternativas para simplificar seu trabalho. Quando as ferramentas corporativas existentes são insuficientes ou ocorrem atrasos na aquisição, os funcionários recorrem ao shadow IT para atender às suas necessidades imediatas.

Por exemplo, considere um cenário em que os funcionários precisam compartilhar e colaborar em documentos rapidamente, mas acham o sistema corporativo de compartilhamento de arquivos complicado ou ultrapassado. Frustrados com essas limitações, eles passam a usar serviços de nuvem de consumo, como Dropbox ou Google Drive, para compartilhar e gerenciar informações da empresa. Essa falta de controle, tanto no compartilhamento quanto na gestão de conteúdo, pode gerar resultados arriscados.

Embora essas soluções on-line temporárias atendam às necessidades imediatas, elas introduzem riscos potenciais associados à privacidade dos dados e à conformidade regulatória. A ausência de controle sobre o conteúdo compartilhado e gerenciado nesses serviços pode levar a vazamentos de dados e à não conformidade com padrões do setor. Essa situação destaca a importância de fechar a lacuna entre os recursos de TI corporativa e as expectativas dos funcionários.

Avanços tecnológicos rápidos

Os avanços tecnológicos estão superando rapidamente a capacidade da TI corporativa de acompanhar novas ferramentas e aplicações, devido ao processo, muitas vezes demorado, de aprovação corporativa. Isso cria uma disparidade entre as ferramentas e aplicações de que os funcionários precisam (e que estão acostumados a usar fora do trabalho) e o que a TI corporativa pode atualmente oferecer suporte.

Como resultado, os funcionários frequentemente recorrem a soluções tecnológicas públicas para manter e aumentar sua produtividade, mesmo que essas soluções não sejam autorizadas. Por exemplo, eles podem usar versões mais recentes e não aprovadas de ferramentas de IA, como o ChatGPT, para redigir e-mails e relatórios, ignorando os softwares e protocolos aprovados pela empresa.

Embora essas ferramentas de IA aumentem significativamente a produtividade, também podem introduzir riscos que não são visíveis para a TI corporativa, como vazamentos de dados e não conformidade com padrões do setor. Essa situação reforça a necessidade de a TI corporativa acompanhar os avanços tecnológicos e alinhar-se de forma mais próxima às necessidades dos funcionários.

Tendências de trabalho remoto

O crescimento do trabalho remoto contribuiu de forma significativa para a proliferação de shadow IT, com funcionários usando dispositivos pessoais e aplicações externas que não são monitoradas ou controladas pela segurança de TI da organização. Muitos funcionários remotos utilizam notebooks pessoais, smartphones e serviços em nuvem para realizar suas tarefas, o que gera riscos potenciais de segurança e desafios no gerenciamento de dados.

Essa tendência ressalta a necessidade de as organizações adaptarem suas estratégias de TI para acomodar o trabalho remoto de forma segura. Ao compreender as ferramentas que os funcionários provavelmente utilizarão e manter segurança e eficiência, as empresas podem gerenciar melhor os riscos associados ao shadow IT enquanto apoiam uma força de trabalho remota produtiva.

O shadow IT envolve muitos riscos que podem comprometer a segurança e a integridade de uma organização. É importante estar familiarizado com os riscos potenciais, incluindo:

• Segurança de dados: aplicações não aprovadas podem levar a violações e vazamentos de dados, colocando informações sensíveis em risco. Esse risco de segurança existe tanto no uso intencional quanto não intencional dessas aplicações, ressaltando a importância da vigilância e do controle sobre os recursos de TI.

• Violações de conformidade: o uso de software não autorizado pode resultar em não conformidade com regulamentos e padrões do setor, expondo a organização a penalidades legais e financeiras. Por exemplo, quando funcionários utilizam serviços de armazenamento em nuvem não aprovados para guardar e compartilhar informações sensíveis, isso pode gerar violações de regulamentos de proteção de dados como GDPR ou HIPAA, colocando a organização em risco significativo.

• Infecções por malware: o uso de aplicações não verificadas aumenta o risco de que malware e outras ameaças cibernéticas se infiltrem na rede da organização, potencialmente comprometendo sistemas e resultando em perda de dados.

• Custos elevados: custos ocultos de TI surgem da duplicação de funcionalidades, quando múltiplas ferramentas com recursos sobrepostos são utilizadas sem coordenação. Além disso, despesas não rastreadas com software e a remediação de problemas de segurança causados por aplicações não autorizadas afetam negativamente o orçamento e os recursos da organização.

• Produtividade reduzida: o gerenciamento e a solução de problemas relacionados a recursos de TI não autorizados podem desviar a equipe de TI de suas responsabilidades principais, reduzindo a produtividade geral. Embora ferramentas não autorizadas possam satisfazer usuários finais, elas frequentemente exigem trabalho adicional, como atender requisitos de retenção ou resolver incidentes de segurança para estar em conformidade com as diretrizes organizacionais.

Existem muitos tipos de shadow IT, e reconhecê-los ajuda a superar seus desafios. Entender esses tipos comuns é essencial para que as organizações abordem e mitiguem riscos associados. Alguns exemplos de shadow IT que as organizações devem conhecer incluem:

• Aplicações SaaS e de produtividade: aplicações como Google Docs, Trello, Slack, Asana e Dropbox são conhecidas pela funcionalidade, mas muitas vezes não têm aprovação formal da TI. Segundo o relatório 2023 State of SaaS, da Productiv, 51% dos aplicativos SaaS em organizações são classificados como shadow IT.

• Ferramentas de comunicação: ferramentas como WhatsApp, Skype e Zoom facilitam a colaboração, mas ignoram os canais de comunicação seguros estabelecidos pela TI. Isso introduz riscos de segurança, já que informações sensíveis podem não estar devidamente protegidas.

• Dispositivos pessoais ou políticas BYOD (traga seu próprio dispositivo): os funcionários frequentemente utilizam dispositivos pessoais, incluindo notebooks e smartphones, para fins de trabalho. Sem medidas de segurança adequadas para proteger e monitorar esses dispositivos, a organização se torna vulnerável a violações de segurança.

• Dispositivos IoT: dispositivos IoT não aprovados conectados à rede da empresa representam potenciais ameaças à segurança. Dispositivos como pulseiras fitness ou smart TVs usados em ambiente corporativo sem o devido monitoramento e proteção podem introduzir vulnerabilidades inesperadas, como acessos não autorizados à rede ou vazamentos de dados.

As soluções de gestão de conteúdo da Hyland ajudam a minimizar os riscos associados ao shadow IT por meio de recursos abrangentes de gerenciamento e segurança. Abaixo estão os principais recursos que as plataformas da Hyland oferecem para mitigar os riscos de shadow IT:

• O gerenciamento centralizado de dados agiliza a segurança da informação e o monitoramento de acessos, garantindo que todos os dados sejam armazenados em um único repositório seguro.

• Protocolos de segurança robustos, incluindo recursos avançados como criptografia, controles de acesso e detecção de ameaças, ajudam a proteger contra acessos não autorizados, vazamentos de dados e ameaças cibernéticas, preservando a confidencialidade das informações sensíveis.

• Recursos seguros de compartilhamento e colaboração possibilitam a troca de informações de forma segura e controlada, tanto internamente quanto externamente. Isso reduz a dependência de ferramentas não autorizadas que trazem riscos de segurança.

• Recursos de conformidade regulatória fornecem ferramentas para o gerenciamento adequado de registros e trilhas de auditoria. Isso garante que todas as práticas de manuseio de dados atendam aos padrões legais e regulatórios.

• A integração inteligente melhora a experiência do usuário com ferramentas aprovadas pela empresa, simplificando fluxos de trabalho e mantendo a consistência dos dados em diferentes sistemas. Essa abordagem reduz a necessidade de softwares não autorizados e favorece um ambiente seguro e monitorado.

• O gerenciamento abrangente de usuários capacita os departamentos de TI a controlar efetivamente acessos e permissões. As configurações granulares de permissão permitem direitos de acesso sob medida de acordo com as funções dos usuários, reduzindo o risco de acesso não autorizado a dados e melhorando a proteção geral das informações.

Lidar com os riscos associados ao shadow IT é fundamental para proteger a segurança dos dados e a conformidade.

Para mitigar de forma proativa os riscos do shadow IT, as organizações devem considerar a integração de uma solução moderna de gestão de conteúdo, como uma das soluções da Hyland, em seus processos de TI.