Navegando pelos riscos do shadow IT
Descubra as melhores práticas para monitorar aplicações não autorizadas, garantir a segurança dos dados e alinhar o uso de shadow IT com o controle corporativo.
Descubra as melhores práticas para monitorar aplicações não autorizadas, garantir a segurança dos dados e alinhar o uso de shadow IT com o controle corporativo.
O shadow IT ocorre quando funcionários utilizam ferramentas, softwares ou dispositivos sem o conhecimento ou a aprovação do departamento de TI. Frequentemente, eles fazem isso para agilizar seu fluxo de trabalho ou atender necessidades específicas de forma mais eficiente.
O crescimento dos serviços em nuvem e dos dispositivos móveis levou a um aumento do shadow IT nas organizações modernas, já que essas tecnologias facilitam o acesso e o uso de ferramentas não autorizadas disponíveis on-line. Neste blog, vamos examinar os riscos associados ao shadow IT e apresentar soluções usando sistemas modernos de gestão de conteúdo (CMS).
Shadow IT refere-se ao uso de ferramentas não autorizadas, aplicações de terceiros, softwares on-line ou dispositivos dentro de uma organização sem o conhecimento ou a aprovação do departamento de TI. Frequentemente, funcionários utilizam esses recursos não autorizados para aumentar sua produtividade ou acessar funcionalidades não disponíveis nas ferramentas oficiais aprovadas.
Alguns exemplos de shadow IT incluem o uso de armazenamento pessoal em nuvem, como Google Drive ou OneDrive, ferramentas de comunicação de terceiros, como WhatsApp ou Slack, e aplicações de produtividade, como ClickUp ou TickTick. Embora essas ferramentas possam aumentar a produtividade, também podem introduzir vulnerabilidades de segurança significativas e riscos de conformidade para o negócio. Muitas vezes, essas aplicações não contam com medidas adequadas de segurança, criptografia de dados e controles de conformidade regulatória, o que pode deixar informações sensíveis suscetíveis a violações e acessos não autorizados.
O shadow IT representa um desafio cada vez maior para muitas organizações. Aqui estão os principais motivos pelos quais o shadow IT pode se tornar um problema para sua organização:
Funcionários têm fácil acesso (e experiência) com tecnologias avançadas, como serviços em nuvem e aplicações SaaS, que podem ajudá-los a encontrar soluções rápidas de forma independente.
Considere um cenário em que um funcionário prefere usar Asana para gerenciar tarefas de forma eficiente porque as ferramentas de gerenciamento de projetos aprovadas pela empresa são menos intuitivas e carecem de certos recursos. Frustrado com essas limitações, o funcionário continua usando o Asana para manter o controle de suas entregas, ampliando ainda mais a lacuna entre as tecnologias de TI corporativas e as expectativas dos colaboradores.
A discrepância entre as tecnologias de TI corporativas e as necessidades dos funcionários frequentemente leva a equipe a buscar soluções alternativas para simplificar seu trabalho. Quando as ferramentas corporativas existentes são insuficientes ou ocorrem atrasos na aquisição, os funcionários recorrem ao shadow IT para atender às suas necessidades imediatas.
Por exemplo, considere um cenário em que os funcionários precisam compartilhar e colaborar em documentos rapidamente, mas acham o sistema corporativo de compartilhamento de arquivos complicado ou ultrapassado. Frustrados com essas limitações, eles passam a usar serviços de nuvem de consumo, como Dropbox ou Google Drive, para compartilhar e gerenciar informações da empresa. Essa falta de controle, tanto no compartilhamento quanto na gestão de conteúdo, pode gerar resultados arriscados.
Embora essas soluções on-line temporárias atendam às necessidades imediatas, elas introduzem riscos potenciais associados à privacidade dos dados e à conformidade regulatória. A ausência de controle sobre o conteúdo compartilhado e gerenciado nesses serviços pode levar a vazamentos de dados e à não conformidade com padrões do setor. Essa situação destaca a importância de fechar a lacuna entre os recursos de TI corporativa e as expectativas dos funcionários.
Os avanços tecnológicos estão superando rapidamente a capacidade da TI corporativa de acompanhar novas ferramentas e aplicações, devido ao processo, muitas vezes demorado, de aprovação corporativa. Isso cria uma disparidade entre as ferramentas e aplicações de que os funcionários precisam (e que estão acostumados a usar fora do trabalho) e o que a TI corporativa pode atualmente oferecer suporte.
Como resultado, os funcionários frequentemente recorrem a soluções tecnológicas públicas para manter e aumentar sua produtividade, mesmo que essas soluções não sejam autorizadas. Por exemplo, eles podem usar versões mais recentes e não aprovadas de ferramentas de IA, como o ChatGPT, para redigir e-mails e relatórios, ignorando os softwares e protocolos aprovados pela empresa.
Embora essas ferramentas de IA aumentem significativamente a produtividade, também podem introduzir riscos que não são visíveis para a TI corporativa, como vazamentos de dados e não conformidade com padrões do setor. Essa situação reforça a necessidade de a TI corporativa acompanhar os avanços tecnológicos e alinhar-se de forma mais próxima às necessidades dos funcionários.
O crescimento do trabalho remoto contribuiu de forma significativa para a proliferação de shadow IT, com funcionários usando dispositivos pessoais e aplicações externas que não são monitoradas ou controladas pela segurança de TI da organização. Muitos funcionários remotos utilizam notebooks pessoais, smartphones e serviços em nuvem para realizar suas tarefas, o que gera riscos potenciais de segurança e desafios no gerenciamento de dados.
Essa tendência ressalta a necessidade de as organizações adaptarem suas estratégias de TI para acomodar o trabalho remoto de forma segura. Ao compreender as ferramentas que os funcionários provavelmente utilizarão e manter segurança e eficiência, as empresas podem gerenciar melhor os riscos associados ao shadow IT enquanto apoiam uma força de trabalho remota produtiva.
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O shadow IT envolve muitos riscos que podem comprometer a segurança e a integridade de uma organização. É importante estar familiarizado com os riscos potenciais, incluindo:
Existem muitos tipos de shadow IT, e reconhecê-los ajuda a superar seus desafios. Entender esses tipos comuns é essencial para que as organizações abordem e mitiguem riscos associados. Alguns exemplos de shadow IT que as organizações devem conhecer incluem:
As soluções de gestão de conteúdo da Hyland ajudam a minimizar os riscos associados ao shadow IT por meio de recursos abrangentes de gerenciamento e segurança. Abaixo estão os principais recursos que as plataformas da Hyland oferecem para mitigar os riscos de shadow IT:
Lidar com os riscos associados ao shadow IT é fundamental para proteger a segurança dos dados e a conformidade.
Para mitigar de forma proativa os riscos do shadow IT, as organizações devem considerar a integração de uma solução moderna de gestão de conteúdo, como uma das soluções da Hyland, em seus processos de TI.