O verdadeiro custo da manutenção de sistemas legados

O que são sistemas legados?

A Gartner define um sistema legado como “um sistema de informações que pode ser baseado em tecnologias obsoletas, mas é crítico para as operações diárias.” O termo “legado” nesse contexto refere-se não apenas a tecnologias antigas, mas também a qualquer software de computação, linguagem de programação ou sistema de hardware que não receberá mais suporte do fornecedor.

Embora a maioria dos sistemas legados em funcionamento possa ter o desempenho esperado, eles tendem a ter uma estrutura monolítica e ser limitados em sua capacidade de escalar e crescer com as necessidades de sua empresa. Os líderes empresariais podem permanecer relutantes em se desfazer de sistemas legados devido a considerações de custo, importância operacional, continuidade dos negócios ou simplesmente porque ainda funcionam.

Algumas empresas estão lidando com os pedidos de modernização de sistemas com a mentalidade de "se não está quebrado, não conserte", sem perceber que o alto custo de manter seus sistemas legados consumirá seus lucros.

Além das elevadas despesas com manutenção e reparos, os sistemas legados exigem monitoramento constante e patches personalizados para mitigar riscos de segurança, resolver ineficiências operacionais e solucionar problemas do sistema — tudo isso com um uso intensivo de custo e recursos.

Embora o upgrade de um sistema possa ser um processo longo e complexo, o custo total de propriedade (TCO) de sistemas desatualizados é significativamente maior do que o custo da modernização.

Em vez de esperar que esses sistemas antigos se tornem insuportáveis (ou pior, inutilizáveis), as organizações devem adotar uma postura proativa e considerar os custos ocultos e explícitos da manutenção de sistemas legados.

Mudar para uma solução moderna não é apenas financeiramente inteligente; é também voltado para o futuro, pois permite que sua organização concorra em seu mercado com a agilidade e inovação necessárias para acompanhar a velocidade dos negócios.

Compreensão dos custos dos sistemas legados

Com sistemas legados, as organizações alocam fundos em algo que eventualmente precisarão substituir. Os líderes empresariais já estão sob imensa pressão para fazer mais com menos e, se deixados de lado, os sistemas legados podem rapidamente se transformar em um fardo financeiro exigente que também afetará o desempenho dos negócios. 

A seguir estão alguns dos custos explícitos de depender de sistemas legados:

Despesas de manutenção contínua

Nesse estudo da Deloitte com 300 líderes empresariais, os entrevistados apontaram os três principais obstáculos internos para a redução de custos:

• Infraestrutura de tecnologia
• Incapacidade de ajustar rapidamente a estrutura de custos
• Incapacidade de habilitar a infraestrutura digital

À medida que os sistemas legados chegam ao fim de seus ciclos de vida útil, o custo de manutenção de servidores e correções personalizadas para manter tudo funcionando sem problemas aumenta exponencialmente. O custo exato da manutenção da infraestrutura legada pode ser difícil de quantificar, o que pode levar as empresas a subestimar a extensão desses custos.

Uma lista não abrangente de despesas potenciais pode incluir modelos de licenciamento, recursos especializados de TI, upgrades de hardware, contratos de fornecedores e suporte técnico.

Riscos de segurança

Executar sistemas antigos deixa sua organização vulnerável a explorações, violações de dados e outros riscos de cibersegurança, o que também pode levar a sérias consequências financeiras.

Em 2023, o custo médio global de uma violação de dados foi de US$ 4,45 milhões. Casos de violação de dados de alta visibilidade, como os incidentes documentados da gigante marítima Maersk e da agência de crédito Equifax, foram atribuídos a tecnologia desatualizada e a medidas precárias de segurança de dados.

Além da falta de patches de segurança consistentes, os sistemas legados são incompatíveis com as melhores práticas de segurança, como acesso baseado em funções ou regras de criptografia de dados. Muitos podem nem sequer ter funcionalidades de backup e recuperação, arriscando a perda permanente de dados críticos da empresa.

Dívida técnica

A dívida técnica vem de mãos dadas com a manutenção de sistemas legados, e os custos podem aumentar rapidamente se as organizações não forem cuidadosas.

A dívida técnica, também chamada de dívida de código, é o custo de seguir atalhos durante o processo de desenvolvimento de software — seja por falta de tempo, habilidade ou priorização do projeto. Ao priorizar a velocidade em detrimento da qualidade, os desenvolvedores podem liberar código mal projetados, resultando em soluções temporárias e falhas no sistema que, eventualmente, precisarão ser corrigidas.

Embora alguma dívida técnica seja inevitável, ela não deve se acumular até que toda a carga de trabalho de sua equipe de tecnologia esteja focada em apagar incêndios cada vez mais complexos, em vez de desenvolver soluções inovadoras.

Lidar com a dívida técnica não é apenas um fardo para os recursos de TI; também pesa sobre orçamentos tecnológicos já bastante apertados.

Custos operacionais ocultos

Custos ocultos são despesas imprevistas ou indiretas que não são imediatamente visíveis, mas têm um impacto concreto no desempenho empresarial ou nos orçamentos. Aderir a sistemas legados pode levar as organizações a incorrer nos seguintes custos ocultos:

Perdas de produtividade

Seus funcionários foram contratados para um trabalho; lidar com um sistema legado frustrante dia após dia não deveria fazer parte disso.

Trabalhar com sistemas desatualizados que são lentos, com falhas e pouco intuitivos prejudica a capacidade de sua equipe de entregar um bom trabalho.

Quando a eficiência e a produtividade dos funcionários despencam, isso desencadeia uma reação em cadeia em outras partes críticas das operações da sua empresa, resultando em um atendimento ao cliente de baixa qualidade, ciclos de desenvolvimento lentos e projetos interrompidos, tudo isso afetando negativamente seus resultados financeiros. 

Funcionários desengajados

Uma stack de tecnologia legada também pode impactar a capacidade de sua organização de reter e engajar funcionários.

Trabalhar com sistemas legados é um processo lento e ineficiente, tornando a acessibilidade tecnológica um problema para a equipe que trabalha remotamente para desempenhar suas funções de forma eficaz.

Funcionários que se sentem desamparados em suas funções logo migrarão para organizações inovadoras que lhes oferecem os recursos necessários para trabalhar e inovar de maneira eficaz.

A rotatividade de funcionários é uma preocupação onerosa para as organizações: recrutar, contratar e treinar substitutos demanda tempo e recursos, e perder um funcionário pode custar às empresas até duas vezes o salário anual desse trabalhador para substituí-lo.

Desafios de integração

Os sistemas mais antigos não foram projetados com o panorama tecnológico interconectado e interoperável de hoje em mente. Como poderiam? Muitos dos aplicativos essenciais de hoje só se tornaram comuns nos últimos anos.

Fazer com que os sistemas de tecnologia de primeira geração se comuniquem de forma eficaz com aplicativos ou recursos mais novos e modernos, como acesso móvel, compatibilidade entre plataformas ou implantação na nuvem, é quase impossível, ou requer interfaces ou middleware extensivamente personalizados para preencher essas lacunas.

Além dessas demandas de desenvolvimento, a necessidade de soluções de integração sob medida também requer habilidades especializadas para manutenção contínua e solução de problemas, o que aumenta ainda mais os custos operacionais.

Oportunidades perdidas

Abrir mão de oportunidades de inovação em prol da manutenção de sistemas legados pode reduzir sua participação no mercado no setor, limitando suas oportunidades de escalar, adaptar-se e competir de maneira eficaz.

Ao atrasar a implementação de tecnologias mais recentes, como serviços em nuvem, inteligência artificial (IA) e automação de processos, as empresas perdem alavancas poderosas e econômicas de modernização.

Considere se e como seus concorrentes estão utilizando ferramentas mais modernas para automatizar fluxos de trabalho críticos para a missão, aumentar a produtividade e criar novas oportunidades para geração de receita. A utilização ágil e eficaz da tecnologia é um fator crítico que diferencia as empresas bem-sucedidas e prósperas.

A transição de soluções de ECM legadas para soluções modernas

A ideia de modernizar as soluções de gestão de conteúdo corporativo (ECM) é uma perspectiva assustadora para muitas organizações, já que a maior parte de seu conteúdo de negócios essencial está espalhada e isolada por toda a empresa. Dada a quantidade de esforço e planejamento necessários no processo de migração, é fácil entender por que as empresas simplesmente optam por manter seus sistemas de ECM legados até o último minuto.

Mas modernizar o ECM não significa apenas mover conteúdo de um sistema para outro. O objetivo aqui é maximizar o valor de seu conteúdo de negócios, tornando-o mais fácil de encontrar e gerenciar.

Além disso, as limitações inerentes à infraestrutura antiga de ECM podem minar gravemente a resiliência de negócios de uma organização, pois impedem sua capacidade de se adaptar às mudanças nas demandas do mercado de forma rápida e eficaz.

Antes de fazer a mudança, certifique-se de que o provedor de ECM selecionado tenha os seguintes recursos:

• Desenvolvido nativamente para a nuvem, com uma arquitetura adaptada para conteúdo
• Fornece soluções de gestão de conteúdo inteligente de ponta a ponta em uma plataforma centralizada
• Aproveita a IA específica para negócios para capturar, enriquecer e otimizar o conteúdo
• Assegura a governança de dados para maximizar a conformidade e proteger seu conteúdo contra perda de dados 
• É altamente configurável e escalável, permitindo a implantação de soluções adaptadas às suas necessidades

Estudo de caso: Liberty Mutual economiza mais de US$ 21 milhões com uma solução moderna de ECM

A unidade Global Specialty da Liberty Mutual Insurance enfrentava desafios significativos com seus sistemas legados de gestão de conteúdo, que estavam compartimentados e desatualizados.

Ao aproveitar o Alfresco Content Services on AWS para modernizar seus recursos de ECM, a Liberty Mutual obteve uma economia direta de custos de US$ 21 milhões. A solução possibilitou operações sem papel ao automatizar tudo, desde a recuperação de documentos até a gestão de registros, aprimorando com sucesso a colaboração e a produtividade em 18 mercados globais.

A história de sucesso da Liberty Mutual destaca as vantagens operacionais e financeiras proporcionadas pelas soluções modernas de ECM. A mudança deu à seguradora global uma vantagem competitiva que ela não teria conseguido se tivesse permanecido com sua infraestrutura legada.

Está na hora de abandonar os sistemas legados

Quando se trata de tecnologia, o custo da estagnação é muito maior do que o custo da mudança. Justificar a modernização dos negócios vai além dos aspectos fiscais, pois os sistemas legados afastam as empresas de oportunidades críticas para crescer e inovar.

Modernizar sistemas legados, especialmente para a gestão de conteúdo, é mais do que um simples upgrade padrão de TI. A infraestrutura envelhecida e os novos desafios de conformidade impactarão a capacidade de sua organização de aproveitar ao máximo seu conteúdo.

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