Práticas recomendadas para o gerenciamento de equipes remotas

• É vital gerenciar as expectativas dos funcionários remotos. Organizações com práticas de contratação e infraestrutura adequadas podem manter uma eficiência comparável à dos cenários presenciais. A oferta de trabalho totalmente remoto continua sendo atraente devido à redução de custos com imóveis, aumento da competitividade na contratação e o acesso a uma força de trabalho global.

• O envolvimento dos funcionários é essencial para maximizar os benefícios do trabalho remoto. Os gerentes devem priorizar o envolvimento dos funcionários, promover um ambiente de apoio e garantir que os funcionários tenham a tecnologia adequada. O envolvimento dos funcionários pode ser impulsionado pela entrega de propósito, desenvolvimento, orientação e conexão.

• Garantir a segurança das informações para funcionários remotos é uma prioridade máxima. As organizações devem concentrar-se em pessoas, tecnologia e processos para assegurar o acesso seguro às informações. Isso inclui a criação de uma política de trabalho remoto, garantir a segurança do Wi-Fi doméstico, utilizar soluções de segurança na nuvem e disponibilizar suporte de TI para trabalhadores remotos.

A importância de gerenciar as expectativas dos colaboradores remotos

Em organizações com práticas de contratação adequadas e infraestrutura para suportar o trabalho remoto, as pessoas certas estão ocupando os cargos certos e o trabalho está sendo realizado com a mesma eficiência que nos cenários presenciais.

Infelizmente, um relatório de 2023 do Stanford Institute for Economic Policy Research constatou que os cenários de trabalho totalmente remoto resultaram em uma queda de 10% na produtividade quando comparados aos cenários híbridos ou totalmente presenciais (ambos produziram as mesmas taxas de produtividade).

Para muitas empresas, mesmo com essa queda, oferecer aos funcionários uma situação de trabalho totalmente remoto ainda é atraente:

• Pode impulsionar reduções de custos nos investimentos imobiliários

• A maioria dos funcionários quer trabalhar remotamente, o que pode tornar a organização mais competitiva na contratação e retenção de funcionários

• Isso abre sua força de trabalho para todo o mundo, não somente para o seu grupo de candidatos locais

Então, o que está acontecendo? Como os gerentes podem maximizar o desempenho de seus funcionários enquanto entregam os benefícios do trabalho remoto, tanto para a organização quanto para o funcionário?

1. Priorize o envolvimento dos colaboradores

Os funcionários de hoje desejam propósito, desenvolvimento, orientação e conexão para se sentirem engajados e saberem que seu trabalho contribui para algo maior. Organizações inteligentes facilitam e incentivam essas táticas em ambientes de trabalho remotos e presenciais. Caso contrário, a falta de envolvimento pode reduzir os resultados empresariais e até ter efeito contagioso sobre o moral da equipe.

Os gerentes, que segundo a Gallup podem ser responsáveis por até 70% da variação no envolvimento dos funcionários em diversas unidades comerciais, têm a oportunidade de causar um grande impacto no trabalho de sua equipe e, em última instância, no sucesso da organização.

2. Promova um ambiente de apoio

Líderes excepcionais são atentos segundo a Harvard Business Review em “What amazing bosses do differently” (O que chefes incríveis fazem diferente). Ouvir, ser empático e reconhecer as situações únicas de cada pessoa de uma equipe tornará seus trabalhos mais agradáveis e significativos.

No gerenciamento de uma equipe remota, os gerentes podem oferecer apoio por meio de:

• Confiança nas pessoas que contrataram: os gerentes podem ficar desconfortáveis com a falta de visibilidade direta sobre o dia a dia dos funcionários remotos, mas os funcionários também querem fazer seus trabalhos. Dê às equipes o tempo e o espaço necessários para atingir seus objetivos e reconheça o sucesso quando o alcançarem.

• Estabelecimento de check-ins de rotina: reuniões virtuais recorrentes, semanais ou até diárias com subordinados diretos podem beneficiar tanto o gestor quanto o colaborador. Oferecem tempo para revisar expectativas, progresso, obstáculos e entregáveis, além de ajudar a construir um relacionamento mais significativo, o que em última análise resulta em melhores relações de trabalho.

• Gerencie intencionalmente sua cultura de trabalho remoto: o trabalho remoto não será igual ao trabalho no escritório. Quando os funcionários estão em casa, têm acesso ao trabalho a qualquer momento. Entender que o meu horário de trabalho pode não ser o seu pode ser útil, mas também pode ajudar a definir as expectativas básicas. Por exemplo, estudos mostram que os horários de pico de produtividade são entre 10h30 e 15h, portanto tornar esses horários obrigatórios on-line, com horários flexíveis em ambos os lados para acomodar o equilíbrio confuso entre vida pessoal e profissional que a maioria dos trabalhadores experimenta, pode ser um ótimo equilíbrio para funcionários e gerentes.

3. É importante que contem com a tecnologia correta

Audite as soluções tecnológicas atuais da empresa para assegurar que os funcionários possam realizar seu trabalho com eficiência, segurança e facilidade enquanto estiverem fora do escritório. Comece fazendo perguntas:

• Os membros da equipe têm os computadores e equipamentos necessários para realizar seus trabalhos com eficiência e se comunicarem com equipes e clientes?

• Os funcionários têm acesso confiável e seguro à internet?

• Conseguem acessar com facilidade e segurança as informações internas necessárias e usar os aplicativos principais dos quais dependem de qualquer lugar?

• As informações que possuem estão atualizadas, independentemente de onde estiverem trabalhando?

• Como empresa, dispomos da arquitetura digital implantada para apoiar uma força de trabalho distribuída?

4. Desenvolva a confiança digital

As pessoas vêm com diversos níveis de confiança digital para funções remotas. Avalie o nível de conforto dos funcionários com as aplicações específicas necessárias para prosperar, como ferramentas de videoconferência. Ofereça treinamento, incluindo as melhores práticas de videoconferência, e considere uma política de preferência de vídeo ligado/vídeo opcional da empresa, que definirá as expectativas para o estabelecimento de conexões.

5. Foco na melhoria de processos e na medição de resultados

Se sua equipe é nova no trabalho remoto ou manteve seu antigo processo no escritório, o trabalho remoto oferece uma oportunidade para reavaliar e otimizar processos. Isso inclui a reavaliação das estratégias de envolvimento do cliente para melhorar a entrega de serviços e reduzir os custos operacionais em um ambiente digital.

Para ajudar líderes a gerenciar uma equipe remota é preciso que organizações anteriormente presenciais mudem sua forma de pensar sobre como é feito o trabalho. Incentive a equipe a concentrar-se no que precisa ser feito e a medir a saída não pelas horas trabalhadas, mas pela qualidade do trabalho concluído.

As violações de segurança de dados são uma grande preocupação para os Chief Security Officers e o Chief Information Officers. Para garantir que as equipes remotas permaneçam seguras, você deve se concentrar nas pessoas, na tecnologia e nos processos (de acordo com “Táticas de cibersegurança para a pandemia do coronavírus” da McKinsey & Company).

Adote uma abordagem de segurança dedicada às pessoas

Phishing, smishing, vishing, baiting — a lista de táticas de ataque cibernético de engenharia social é longa e assustadora, principalmente porque a maioria aproveita o erro humano. Essas campanhas de ameaças visam sistemas e pessoas vulneráveis e, com muitas pessoas trabalhando remotamente pela primeira vez, as vulnerabilidades estão em um nível recorde. As equipes de segurança devem informar os funcionários sobre o aumento da predação durante uma crise, além de reiterar qualquer treinamento anterior para eliminar a exploração.

É vantajoso para todos estabelecer uma política oficial de trabalho remoto e executar treinamentos contínuos sobre ela. Deve incluir políticas sobre expectativas de segurança de dados, proteção de senha e expectativas de trabalho.

É importante que a tecnologia dos colaboradores esteja segura

Começando com o Wi-Fi doméstico seguro, o que pode parecer simples pode se tornar um problema em grande escala. Em um ambiente de escritório, a TI pode controlar as configurações de Wi-Fi, mas as conexões domésticas dos funcionários podem não ter proteções robustas, deixando as redes organizacionais vulneráveis a invasões. Crie um plano para garantir que os funcionários recebam o equipamento e a assistência de que precisam para manter os dados protegidos.

Utilize soluções de segurança em nuvem com entrega em nuvem para os funcionários terem acesso às informações necessárias para executarem suas tarefas, mantendo as informações em si protegidas. As principais soluções em nuvem oferecem centrais de atendimento seguras, conexões criptografadas em trânsito, redundância integrada, replicação de dados, recuperação de desastres e até testes contínuos de penetração e vulnerabilidade.

Quando confrontados com um novo ambiente de trabalho remoto, os funcionários podem recorrer a soluções de TI sombra não sancionadas para superar os obstáculos de produtividade. Os departamentos de TI precisam estar preparados para disponibilizarem soluções de verificação, assistência, proteção e alternativas sancionadas para os funcionários que buscam essas soluções.

Embora iniciar a autenticação multifatorial possa ser complicado no início, os benefícios de segurança realmente compensam. A McKinsey and Company recomenda uma implementação em fases que priorize usuários com privilégios elevados e aqueles que trabalham com sistemas críticos.

Para funcionários que nunca trabalharam remotamente, entrar em contas de VPNs ou autenticar as credenciais necessárias pode parecer algo complexo e até mesmo ir além da sua zona de conforto digital. Considere a possibilidade de aumentar a capacidade do help desk de TI para os novos funcionários remotos possam receber a ajuda e o suporte de que precisarem, quando precisarem.

Mantenha uma cultura corporativa forte

Os valores de uma organização ajudam a definir o tipo de trabalho realizado e como é executado. Com os funcionários conectados remotamente pode ser mais difícil para as equipes sentir a força da cultura organizacional. Para manter os valores da empresa visíveis e aplicáveis, as organizações precisam manter o compromisso de proporcionar uma experiência positiva ao funcionário que envolva e reconheça o trabalho valorizado.

Um sistema moderno de gestão de conteúdo é vital para a gestão de equipes remotas. Esses sistemas oferecem acesso seguro e contextual às informações, suportando acesso em qualquer lugar, a qualquer momento, e medidas de segurança robustas como criptografia e políticas de acesso. Esses recursos asseguram que as equipes remotas possam não somente operar de maneira tranquila e segura, como também desempenhar suas funções como parte de uma cultura corporativa envolvida, conectada e produtiva.