Gestión, cumplimiento y regulación de las solicitudes de registros públicos con la automatización del flujo de trabajo
La respuesta a las solicitudes de registros públicos de los ciudadanos de forma eficiente y oportuna es un reto constante para los organismos gubernamentales.
El acceso a los registros públicos es la piedra angular de un gobierno abierto y transparente.
Sin embargo, procesar manualmente las solicitudes en papel y crear la correspondencia de respuesta no solo lleva mucho tiempo y es caótico, sino que también puede causar frustración cuando las respuestas se retrasan o están incompletas.
Una vez recibidas, el seguimiento y la distribución de las solicitudes se convierte en un reto al tener que revisar largas cadenas de correos electrónicos, realizar llamadas telefónicas y buscar documentos.
Los sistemas de seguimiento suelen ser meras hojas de cálculo que requieren la introducción manual de datos y consumen aún más tiempo del personal.
Con la solución Public Records Request Management de Hyland, puede simplificar y automatizar el proceso de presentación y cumplimiento de solicitudes.
Desde las capacidades de solicitud en línea y las búsquedas exhaustivas de registros hasta la entrega digital, Hyland mejora el proceso de principio a fin.
Simplifique y automatice el proceso de gestión de solicitudes
Ahora más que nunca, los funcionarios de los gobiernos estatales y locales se sienten cada vez más presionados para facilitar el acceso a los registros públicos y se enfrentan a mandatos para satisfacer las solicitudes.
La plataforma de servicios de contenidos de Hyland simplifica el proceso de solicitud proporcionando un envío de solicitudes basado en la web
Las capacidades clave incluyen:
- Simplificación y automatización del proceso de gestión de solicitudes
- Posibilidad de realizar búsquedas exhaustivas para satisfacer las solicitudes
- Capacitación de los usuarios para compartir manteniendo el control
- Mejora de la transparencia de los procesos para mejorar la experiencia de los integrantes
Tanto si se presentan en línea como por otros métodos, todas las solicitudes entran en un flujo de trabajo y se dirigen automáticamente al departamento correcto para su revisión, asignación y cumplimiento.
Tras recuperar los registros solicitados, la plataforma recopila los documentos y los archiva en un portal en línea centralizado para su recuperación. Esto acelera los plazos de cumplimiento, proporciona un acceso cómodo a sus integrantes y ahorra un valioso tiempo al personal, todo ello cumpliendo con sus obligaciones legales.
Además, al eliminar el papel, la solución de servicios de contenidos realiza un seguimiento automático de las solicitudes sin necesidad de introducir datos manuales adicionales. Esto libera tiempo del personal para centrarse en completar más solicitudes y otras tareas.
Haga posible realizar búsquedas exhaustivas para satisfacer las solicitudes
Con la plataforma de servicios de contenidos de Hyland como repositorio de sus registros, también podrá impulsar la mejora continua de las búsquedas.
Hyland proporciona una serie de herramientas de búsqueda para identificar los posibles registros necesarios para completar las solicitudes.
Las búsquedas por palabras clave y texto completo le permiten encontrar documentos fácilmente, independientemente de si conoce el título o las fechas de los documentos.
Al mejorar su capacidad para encontrar registros, Hyland le ayuda a garantizar que satisface cada solicitud de la forma más completa posible. Además, con las herramientas de redacción, protege cualquier dato sensible o confidencial de los documentos antes de cumplir con la solicitud.
El software de búsqueda empresarial de Hyland ayuda a superar el reto de recuperar registros de varios repositorios dispares.
La búsqueda empresarial ofrece una forma única, central y electrónica de buscar en todas las ubicaciones de contenido, como:
- Sistemas de correo electrónico
- Recursos compartidos en red
- Intranets
- Bases de datos
- SharePoint
Capacite a los usuarios para compartir manteniendo el control
La colaboración y la consulta con otras agencias u organizaciones es una parte fundamental de la vida cotidiana en el gobierno.
ShareBase de Hyland es un producto de sincronización y uso compartido de archivos empresariales (EFSS) que proporciona un uso compartido seguro y basado en la nube tanto dentro como fuera de su agencia, a la vez que permite una mejor colaboración.
Comparta archivos con seguridad y confianza mientras controla las vistas, las descargas y los cambios en los archivos compartidos.
De este modo, su agencia siempre conserva la propiedad y el control sobre lo que comparte. ShareBase también le permite compartir respuestas, incluidos documentos, imágenes, archivos de audio y vídeo (tanto grandes como pequeños) con facilidad, y disponer de una auditabilidad completa de cuándo se enviaron y visualizaron esos archivos.
La solución Public Records Request Management de Hyland simplifica la presentación y el cumplimiento de las solicitudes. Desde las capacidades de solicitud en línea y las búsquedas exhaustivas de registros hasta la entrega digital, Hyland mejora el proceso de principio a fin.
Mejore la transparencia de los procesos para mejorar la experiencia de los integrantes
El cumplimiento de las solicitudes de registros públicos es una responsabilidad legal importante para los organismos gubernamentales estatales y locales, por lo que la capacidad de rastrear e informar sobre el mismo es crucial.
La solución de servicios de contenidos de Hyland con herramientas de automatización del flujo de trabajo ayuda a satisfacer estos requisitos de cumplimiento gestionando el enrutamiento, los plazos y la escalada de tareas.
Con la automatización del flujo de trabajo, puede notificar al personal la proximidad de los plazos de las solicitudes, para que trabajen primero en ellas.
Además, la automatización del flujo de trabajo le dota de paneles de control de informes que describen e identifican los cuellos de botella y le permiten consultar informes sobre cualquier solicitud.
Los paneles de control informan sobre muchas áreas (incluidas las solicitudes abiertas, los tipos de solicitud, los departamentos asignados y más), lo que permite una mejor gestión de las tareas y una mayor visibilidad de los cuellos de botella que ralentizan el cumplimiento.
Las herramientas de automatización del flujo de trabajo también le permiten rastrear y almacenar toda la información que rodea a una solicitud, de modo que cada vez que surja una auditoría, sea fácil demostrar que su agencia completó las solicitudes dentro de los plazos requeridos.
Independientemente de los retos que planteen las solicitudes de registros públicos, la plataforma de servicios de contenidos de Hyland ofrece una amplia gama de herramientas para mejorar todo el proceso.
Además, proporciona la transparencia y rapidez que sus electores esperan para completar las solicitudes y recibir los registros.